Налоговые последствия длительной загранкомандировки

Одна из наших читательниц попросила помочь разобраться с такой ситуацией. Российская организация направляет работника в загранкомандировку к контрагенту на длительный срок (более полугода). Там он будет заниматься гарантийным ремонтом и обслуживанием оборудования. В течение этого времени она выплачивает работнику средний заработок, суточные, а также возмещает расходы на проживание.

Мы благодарим нашу читательницу, Полякову Валентину Николаевну, главного бухгалтера ОАО «570 АРЗ», г. Ейск Краснодарского края, за предложенную тему статьи.

Срок загранкомандировки превышает 183 дня, поэтому работник по истечении года будет признан нерезиденто м пп. 1, 2 ст. 207 НК РФ . И у бухгалтера возникли вопросы:

• к какому виду доходов (от источников в РФ или за пределами РФ) относятся выплачиваемые работнику суммы;
• надо ли по-прежнему удерживать с работника НДФЛ или же декларирование доходов и уплата налога полностью ложатся на плечи самого работника;
• можно ли включить в «прибыльные» расходы суточные и затраты на проживание и проезд?

Тексты упоминаемых в статье Писем Минфина можно найти: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс (информационный банк «Финансист»)

Ответы на эти вопросы не столь однозначны из-за того, что Минфин внес смуту, выпустив несколько противоречивых разъяснений о порядке исчисления НДФЛ при длительных командировках. А налоговики вообще сказали, что в рассматриваемой ситуации происходит временный перевод сотрудника на работу в другую местность.

Что ж, давайте изучать вопрос.

Длительная загранкомандировка ≠ перевод на работу за рубежом

В Положении о служебных командировках (далее — Положение ) утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 нет никаких ограничений по срокам для командировок ни на территории РФ, ни за ее пределами. Более того, там прямо сказано, что срок командировки определяется работодателем самостоятельн о пп. 1, 4 Положения .

Следовательно, направление работника по распоряжению работодателя на срок более полугода для работы на территории контрагента — это именно командировка. А вовсе не временный перевод на другую работу. С этим согласны и в Минздравсоцразвития России.

“ Срок командировки законодательством не регламентирова н п. 4 Положения . Направление сотрудника за границу к контрагенту не может являться временным переводом на другую работу, так как сотрудник выполняет работу, обусловленную его трудовым договором, но только на территории другой организации. А временный перевод допускается только у того же работодател я ст. 72.2 ТК РФ .

В рассматриваемой ситуации такая поездка оформляется как командировка. Или же можно установить этому сотруднику разъездной характер работы. Но и в этом случае ему тоже надо платить суточные, оплачивать проезд и проживани е ст. 168.1 ТК РФ ” .

Доказательством того, что это командировка, будут:

• приказ (распоряжение) о направлении в командировку (форма № Т-9а утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 );
• служебное задание (форма № Т-10а утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ), в котором сказано, что именно работодатель поручил сделать командируемому работнику у иностранного контрагента.

Командировочное удостоверение при загранкомандировках оформлять не нужн о п. 15 Положения . Ведь иностранцы никаких отметок в нем не делают. А даты выезда и приезда работника можно определить по отметкам в загранпаспорт е Письмо Минфина России от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47 .

Но в Минфине считают, что поездка работника на срок более 40 дне й п. 4 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» — это уже не командировка, а перевод на другую работу.



“ Официальная позиция налоговых органов на данный момент такова, что продолжительность служебной командировки не должна превышать 40 дней. В данном же случае сотрудник направлен за границу на гораздо более длительный срок.

Следует учесть и тот аспект, что командировка — это лишь выполнение служебного поручения, а не постоянная работа в месте ее выполнени я ст. 166 ТК РФ . И командировка должна заканчиваться с наступлением определенного события — выполнения поручения работодателя, которое было дано работнику.

В противном случае направление работника в очень длительную командировку можно расценить как перевод на другую работу, к которому должны применяться нормы ст. 72.1 ТК РФ. В рассматриваемой ситуации, на мой взгляд, речь как раз и идет о направлении на другую работу, поскольку гарантийное и сервисное обслуживание техники на протяжении длительного периода вряд ли можно расценить как выполнение конкретного задания ” .

Из-за расхождений во мнениях и возникают проблемы с учетом выплачиваемых работнику сумм при исчислении налога на прибыль, налога на доходы физлиц и страховых взносов.

Что включаем в «прибыльные» расходы

Если это обычная командировка, то суммы среднего заработка, начисленного за время выполнения служебного задания за границей, учитываются как расходы на оплату труд а п. 6 ст. 255 НК РФ . А все другие затраты, связанные с командировкой, — как прочие расходы. В частности, это: суточные, стоимость проезда к месту загранкомандировки и обратно, стоимость расходов по найму жилого помещения за границей, стоимость виз ы подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ .

“ На мой взгляд, в изложенной ситуации расходы на проезд к месту работы, находящемуся за границей, расходы на проживание там и суточные не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли как командировочные расходы ” .

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна
Минфин России

То есть такие расходы нельзя учесть как командировочные. А есть ли возможность учесть их по-другому? Если согласиться с тем, что это перевод на другую работу, то работодатель обязан возместить работнику расходы по переезду и обустройству на новом месте жительства. Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторо н ст. 169 ТК РФ .

Тогда при исчислении налога на прибыль удастся учесть:

• как затраты на оплату труда — выплачиваемое работнику вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей за границей (то есть надо будет выплачивать не средний заработок, а оклад);
• как прочие расходы — стоимость проезда туда и обратн о подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ; п. 2 Письма Минфина России от 17.01.2011 № 03-04-06/6-1 (то есть сначала работник переезжал на работу за границу, а потом из-за границы).

Но это невыгодно, так как нельзя включить в расходы суточные, стоимость визы и затраты на проживание (отнести их к расходам по обустройству на новом месте жительства в принципе нельз я подп. «в» п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.04.2003 № 187 ).

Поездку работника по распоряжению работодателя на срок более полугода к контрагенту оформляйте как загранкомандировку. Но без спора с налоговиками удастся включить в «прибыльные» расходы только средний заработок и расходы на проезд к месту командировки и обратно. С учетом суточных и расходов на проживание будут проблемы.

Кто и как должен исчислять НДФЛ

С НДФЛ вырисовывается еще более загадочная картинка.

Всем известно, что плательщиками НДФЛ являются граждане — как резиденты РФ, так и нерезидент ы п. 2 ст. 207 НК РФ . И в общем случае именно организация-работодатель исчисляет, удерживает и перечисляет в бюджет НДФЛ с доходов работников в зависимости от их статус а п. 1 ст. 226 НК РФ . Но так бывает не всегда. В рассматриваемой ситуации есть две позиции относительно исчисления НДФЛ.

ВАРИАНТ 1. Опасный: работодатель не удерживает НДФЛ с «командировочных» доходов

Читаем Налоговый кодекс: к доходам, полученным от источников за пределами РФ, в частности, относится «вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия за пределами РФ » подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ . А является ли выплачиваемый работнику за время командировки средний заработок вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей? На этот вопрос в Минздравсоцразвития России нам ответили так.

Из авторитетных источников

“ На мой взгляд, средний заработок, выплачиваемый работнику за время нахождения в командировке, — это вознаграждение за выполнение трудовых обязанносте й ст. 129, ст. 139 ТК РФ . Ведь работник в командировке выполняет служебное поручение по распоряжению работодателя в рамках своей трудовой функции, указанной в трудовом договоре ” .

КОВЯЗИНА Нина Заурбековна
Минздравсоцразвития России

Таким образом, для целей НДФЛ все выплачиваемые сотруднику суммы (включая средний заработок) будут доходом от источников за пределами РФ. Ведь для квалификации источника получения дохода (за пределами РФ или в РФ) важно именно место выполнения работ, а не кто выплачивает доход (российская или иностранная организация). Кстати, аналогичной позиции придерживаются и московские налоговик и Письмо УФНС России по г. Москве от 29.07.2009 № 20-15/3/078295@ .

Предупреждаем работника

Если по итогам года у сотрудника сохранится статус резидента, не позднее 30 апреля года, следующего за истекшим годом, ему нужно подать в ИФНС по своему месту жительства декларацию 3-НДФЛ приложение № 1 к Приказу ФНС России от 25.11.2010 № ММВ-7-3/654@ и исчислить по ставке 13% налог с доходов, полученных за время работы за границе й пп. 1, 2 ст. 207, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 224, подп. 3 п. 1 ст. 228, п. 1 ст. 229 НК РФ . Уплатить НДФЛ нужно не позднее 15 июля года, следующего за истекшим годо м п. 4 ст. 228 НК РФ .

Теперь посмотрим, кто должен платить НДФЛ с этого дохода. По доходам работника, полученным от источников за пределами РФ, работодатель не признается налоговым агентом, а значит, и не должен исчислять, удерживать и перечислять с них в бюджет НДФ Л п. 2 ст. 226 НК РФ; п. 1 Письма Минфина России от 10.06.2011 № 03-04-06/6-136; Письма Минфина России от 31.03.2011 № 03-04-06/6-63, от 15.03.2011 № 03-04-06/6-41, от 01.12.2010 № 03-04-06/6-282 . С таких доходов платить НДФЛ должен сам работник. Но сделать это он будет должен, только если по итогам года у него сохранится статус резидента Р Ф подп. 3 п. 1 ст. 228, подп. 6 п. 3 ст. 208, п. 1 ст. 207, п. 1 ст. 209 НК РФ .

Если же работник по итогам года окажется нерезидентом РФ (как в нашей ситуации), то декларировать доходы, полученные за время работы за границей, и уплачивать с них налог на территории РФ он не должен. Ведь нерезиденты НДФЛ с доходов от источников за пределами РФ не платят. С этих доходов налоги будут уплачиваться в соответствии с законодательством страны пребывания (где он будет признан резидентом ) п. 1 ст. 207, п. 2 ст. 209 НК РФ; п. 1 Письма Минфина России от 10.06.2011 № 03-04-06/6-136; Письма Минфина России от 20.06.2011 № 03-04-05/6-430, от 31.03.2011 № 03-04-06/6-63, от 15.03.2011 № 03-04-06/6-41, от 01.12.2010 № 03-04-06/6-282; Письмо УФНС России по г. Москве от 05.06.2009 № 20-15/3/057907@ .

Таким образом, исходя из норм НК РФ, с доходов, выплачиваемых работнику начиная с даты отправления в загранкомандировку до даты возвращения из нее, вы не должны исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ в бюджет. Однако, если вы так будете делать, возможны претензии со стороны налоговых органов, и вот почему.

ВАРИАНТ 2. Безопасный: работодатель удерживает НДФЛ с «командировочных» доходов

По мнению Минфина, средний заработок, полученный за период длительной загранкомандировки, является не вознаграждением за труд за границей, а всего лишь гарантией, установленной ТК РФ. И потому эти выплаты считаются доходом, полученным от источников в Р Ф Письма Минфина России от 20.06.2011 № 03-04-05/6-430, от 05.04.2011 № 03-04-06/6-73, от 24.03.2010 № 03-04-06/6-48 .

А при такой трактовке получается, что организация является налоговым агентом и обязана исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с сумм среднего заработка командированного сотрудника. Причем до тех пор пока он будет резидентом РФ, НДФЛ с этих выплат надо удерживать по ставке 13% с предоставлением стандартных вычето в п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, пп. 1, 3 ст. 210, п. 1 ст. 224, п. 2 ст. 226 НК РФ .

А как только работник станет нерезидентом РФ, нужно будет пересчитать НДФЛ по ставке 30% с доходов, полученных с начала года, и уже без предоставления стандартных вычето в пп. 1, 4 ст. 210, п. 3 ст. 224, п. 3 ст. 226, ст. 216 НК РФ .

Но и это еще не все. Как нам разъяснили в Минфине, НДФЛ надо удержать еще и с суточных и расходов на проезд и проживание.



“ В такой ситуации направление работника за границу не может рассматриваться как командировка, поскольку фактически все свои трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, работник выполняет в иностранном государств е ст. 166 ТК РФ .

Возмещенные организацией работнику расходы (суточные, расходы на проезд, проживание), возникающие при направлении для выполнения трудовых обязанностей за пределами РФ, являются доходом работника, полученным от источников в РФ, поскольку указанные возмещения не являются вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей.

Соответственно, суммы суточных, стоимость проезда и проживания подлежат обложению НДФЛ по ставке 13%, если работник является резидентом РФ. И по ставке 30%, если работник не признается налоговым резидентом РФ ” .

Кстати, то, что возмещенные организацией работникам расходы являются их налогооблагаемым доходом, Минфин уже подтвердил и официальн о п. 2 Письма Минфина России от 10.06.2011 № 03-04-06/6-136 .

Как видим, раз финансисты не признают такую поездку командировкой, то суточные и расходы на проезд и проживание они не расценивают как компенсационные выплаты в связи с командировкой, которые не облагаются НДФ Л п. 3 ст. 217 НК РФ .

Поскольку такая позиция выгодна бюджету, то налоговики, скорее всего, будут руководствоваться этими письмами Минфина.

Поэтому при направлении работника в загранкомандировку безопаснее по-прежнему продолжать исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ. Причем делать это надо со всех выплачиваемых ему доходов, в том числе и с суточных, и с расходов на проезд и проживание.

Если вы этого не сделаете, то налоговики по результатам выездной проверки могут оштрафовать организацию на 20% от суммы НДФЛ, подлежащей удержанию и перечислени ю ст. 123 НК РФ , и доначислить пен и ст. 75 НК РФ; Постановление Президиума ВАС РФ от 22.05.2007 № 16499/06 .

В то же время, обезопасив себя таким образом, вы создадите неудобства для работника. А они будут разные в зависимости от того, будет он признан по итогам года резидентом РФ или нет.

Если работник пробудет за границей более полугода и по итогам года будет признан нерезидентом РФ, то он значительно потеряет в деньгах, так как:

• во-первых, НДФЛ будет удержан не только со среднего заработка, но и с компенсационных выплат, да еще и по ставке 30%;
• во-вторых, не исключено, что в той стране, где он находится в командировке, он будет признан резидентом и ему придется с этих же доходов платить налог по законодательству страны пребывания. Если это случится, тогда человеку по окончании года придется идти в свою налоговую инспекцию, подавать декларацию 3-НДФЛ и писать заявление о возврате излишне удержанного НДФЛ. При этом ему надо будет предварительно взять из налогового органа страны, в которой он был в командировке, документ, подтверждающий сумму уплаченного на территории иностранного государства налог а ст. 7 НК РФ, п. 2 ст. 232 НК РФ; Письмо УФНС России по г. Москве от 27.02.2010 № 20-14/4/019986@ .

Если работник вернется из командировки, пробыв там менее полугода, то он так и останется резидентом РФ. В этом случае он тоже потеряет в деньгах, просто в меньшей сумме. Ведь с компенсационных выплат также будет удержан НДФЛ, только по ставке 13% (а не 30%). Хорошо, что в этом случае ему не придется подавать декларацию 3-НДФЛ по итогам года. Ведь если следовать позиции контролирующих органов, то средний заработок за время загранкомандировки, а также суточные, расходы на проезд и проживание — это доходы от источников в РФ. И декларировать он их не обяза н ст. 228 НК РФ . С этих доходов НДФЛ уже удержал работодатель.

Для вас, конечно, удобнее признавать выплачиваемые работнику доходы за время загранкомандировки доходами от источников за пределами Р Ф подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ . Ведь в этом случае у вас не будет лишней работы, а исчисление и уплата НДФЛ будет заботой самого работника. Однако в этом случае есть риск, что налоговики по итогам проверки оштрафуют вашу организацию на значительные суммы. Так что безопаснее НДФЛ с доходов работника удерживать.

С каких выплат начислять страховые взносы во внебюджетные фонды

А вот с уплатой взносов с суточных, расходов на проезд и проживание вопрос может быть спорным. Дело в том, что эти выплаты не подлежат обложению страховыми взносами и взносами «на травматизм » ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ только в том случае, если признать, что они являются компенсационными и произведены в связи с командировкой работника. Поскольку представитель Минздравсоцразвития разъяснил, что длительная поездка сотрудника за границу — это именно командировка, можно надеяться, что проблем с налогообложением компенсационных выплат не будет. То есть на суточные, расходы на проезд и проживание начислять страховые взносы не нужно.

Столь длительная командировка — сплошные проблемы. Лучше не отправлять сотрудника в командировку на длительный срок (то есть периодически лучше менять человека за границей). Тогда он будет резидентом, вы удержите с него НДФЛ в общем порядке, чтобы ему не заморачиваться с декларированием доходов. И учтете все выплаты (суточные, расходы на проезд и проживание) для целей налогообложения прибыли.

glavkniga.ru

Длительная заграничная командировка работника

1. Является ли сумма заработной платы в размере среднего заработка, выплаченная работнику за выполнение обязанностей по трудовому договору в период нахождения в командировке за пределами Российской Федерации свыше 183 дней, доходами работника, полученными от источников за пределами Российской Федерации для целей исчисления НДФЛ?

2. Является ли сумма возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, сверх установленных норм доходами работника, полученными от источников за пределами Российской Федерации для целей исчисления НДФЛ? По какой налоговой ставке такие доходы работника облагаются НДФЛ?

В процессе хозяйственной деятельности у ЗАО возникла необходимость направить своего работника в служебную командировку за пределы Российской Федерации для решения производственных задач, которые требуют длительного пребывания сотрудника (свыше 183 дней в течение 12 последующих месяцев) на территории иностранного государства. В связи с этим работник утратил статус налогового резидента Российской Федерации в целях исчисления НДФЛ. В период нахождения в командировке работник выполняет свои обязанности, предусмотренные трудовым договором, за что ему выплачивается заработная плата согласно ст. 167 ТК РФ, то есть не менее гарантированного среднего заработка. Кроме того, работнику возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой.

Согласно положениям ст. 209 НК РФ объектом налогообложения по НДФЛ для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами, являются доходы, получаемые от источника в Российской Федерации.

В соответствии с пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия в иностранном государстве относится к доходам, полученным от источников за пределами Российской Федерации.

Исходя из указанных норм налогового законодательства, можно сделать вывод, что если работник не имеет статуса налогового резидента Российской Федерации, выполняя трудовые обязанности на территории другого государства согласно трудовому договору, то работодатель не должен производить удержание НДФЛ с суммы выплаченного работнику вознаграждения.

Признается ли ЗАО налоговым агентом в отношении указанных доходов работника? По какой налоговой ставке доходы работника облагаются НДФЛ?

1. В соответствии с п. 1 ст. 207 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) плательщиками налога на доходы физических лиц признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации, а также физические лица, получающие доходы от источников в Российской Федерации, не являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации.

Подпунктом 6 п. 3 ст. 208 Кодекса определено, что вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия за пределами Российской Федерации для целей налогообложения относится к доходам, полученным от источников за пределами Российской Федерации.

Как указывается в рассматриваемом вопросе, организация направляет своих сотрудников за пределы Российской Федерации на длительный период времени для выполнения своих трудовых обязанностей, предусмотренных трудовыми договорами. В таком случае фактическое место работы сотрудников находится в иностранном государстве, и такие сотрудники не могут считаться находящимися в командировке, поскольку в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работников на работу за границу на длительный период времени, когда они все свои трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, выполняют по месту работы в иностранном государстве, получаемое ими вознаграждение является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей на территории иностранного государства, которое относится к доходам, полученным от источников за пределами Российской Федерации.

До момента, пока сотрудники организации будут признаваться в соответствии со ст. 207 Кодекса налоговыми резидентами Российской Федерации, указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц по ставке 13 процентов.

В соответствии с пп. 3 п. 1 ст. 228 Кодекса физические лица — налоговые резиденты Российской Федерации, получающие доходы от источников, находящихся за пределами Российской Федерации, исчисление, декларирование и уплату налога на доходы физических лиц производят самостоятельно по завершении налогового периода.

Согласно п. 2 ст. 226 Кодекса исчисление сумм и уплата налога производятся в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является налоговый агент, за исключением доходов, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со ст. ст. 214.1 (Статья 214.1 НК РФ) , 214.3 (Статья 214.3 НК РФ) , 214.4 (Статья 214.4 НК РФ) , 227 (Статья 227 НК РФ) , 227.1 (Статья 227.1 НК РФ) и 228 Кодекса.

Учитывая изложенное, в отношении доходов сотрудников организации, полученных от источников за пределами Российской Федерации, организация-работодатель не признается налоговым агентом. На такую организацию не могут быть возложены обязанности, предусмотренные для налоговых агентов ст. ст. 226 и 230 Кодекса.

В случае если в течение налогового периода статус сотрудников организации меняется на нерезидента и остается таким до конца налогового периода, такие лица в соответствии с п. 1 ст. 207 Кодекса не признаются плательщиками налога на доходы физических лиц по доходам, полученным от источников за пределами Российской Федерации.

Соответственно, обязанностей налогоплательщика по декларированию доходов от источников за пределами Российской Федерации, в том числе полученных до приобретения статуса нерезидента, и уплате налога на доходы физических лиц такие лица не имеют.

2. Учитывая положения пп. 1 и 2 п. 2 ст. 211 Кодекса , возмещение организацией расходов работников, возникающих при направлении их для выполнения трудовых обязанностей за пределы Российской Федерации, является их доходом, полученным в натуральной форме.

Такие доходы относятся к доходам, полученным от источников в Российской Федерации, поскольку указанное возмещение, не являясь вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей, производится российской организацией — работодателем.

Соответственно, указанные суммы возмещения подлежат обложению налогом на доходы физических лиц с применением налоговой ставки в размере 13 процентов в отношении доходов лиц, признаваемых налоговыми резидентами Российской Федерации в соответствии с положениями ст. 207 Кодекса, и ставки в размере 30 процентов в отношении доходов лиц, не признаваемых налоговыми резидентами Российской Федерации.

Подборка по материалам информационного банка «Финансист» системы КонсультантПлюс. Составитель Каширская Е.В.

m.ppt.ru

Загранкомандировка (заграничная командировка)

Оформление загранкомандировки

При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).

В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.

Перед отъездом работнику надо выдать аванс на командировочные расходы либо корпоративную карту (п. 10 Положения о командировках).

Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту. Законодательство этого не запрещает.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации.

Часто расчет суммы аванса оформляется бухгалтерией в виде сметы, составленной в произвольной форме. После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично.

В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код «РВ» или цифровой код «03» (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить авансовый отчет (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).

Все расходы по заграничной командировке признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в «прибыльном» налоговом учете.

Оформление авансового отчета по командировке за границу

Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.

Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):

в графах 6 и 8 — в той валюте, в которой оплачены расходы;

в графах 5 и 7 — в рублях по курсу пересчета.

Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):

в строке 1а — в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;

в строке 1 — в рублях по курсу пересчета.

Других особенностей при оформлении авансового отчета при загранкомандировке нет.

Документы, подтверждают командировочные расходы работника

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

если на поезде — железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);

если на самолете — авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 01.09.2016 N 03-03-07/50992, от 19.06.2015 N 03-03-07/35548).

Расходы на проживание подтверждаются счетом гостиницы.

При этом документ, подтверждающий расходы на проживание, выданный зарубежным отелем, необходимо построчно перевести на русский язык.

Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.

Нормы возмещения командировочных расходов и суточных при загранкомандировке

Нормы и порядок возмещения расходов по загранкомандировке устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте (п. п. 11, 16, 21, 22 Положения о командировках).

Суточные выплачиваются (п. п. 17, 18 Положения о командировках):

за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;

за день въезда в РФ, а также за время в пути по территории РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда из РФ и въезда в РФ определяется (п. п. 18, 19 Положения о командировках):

для командировок в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются, — по проездным документам;

для командировок за границу — по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы.

При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

Суточные и НДФЛ

При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.

Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:

— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);

— не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).

С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.

Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

www.audit-it.ru