Формирование платежей: документ «Реестр платежей»

Документ «Реестр платежей» является инструментом корректировки планов расходования безналичных денежных средств в соответствии с фактическими остатками на расчетных счетах организации. Возможности документа позволяют выполнять окончательное ранжирование запланированных безналичных платежей, включая их в состав реестра для фактической оплаты, и формировать исходящие платежные поручения.

Описание формы документа «Реестр платежей»

Форма документа содержит блок основных реквизитов, характеризующих реестр платежей, и область данных, разбитую на две страницы: «Реестр платежей» и «Платежные документы». Кроме этого, в документе формируется печатная форма реестра платежей.

Основные реквизиты документа

При заполнении формы документа необходимо указать следующие основные реквизиты:

  • Дата — дата реестра платежей. От значения этой даты зависит работа формы подбора запланированных платежей в состав реестра и дата платежных поручений, формируемых на основании реестра. Реквизит является обязательным для заполнения;
  • Организация — организация, формирующая реестр платежей на выбранную дату. При вводе нового документа реквизит автоматически принимает значение «Основной организации» из персональных настроек пользователя (указывается в элементах справочника «Пользователи»). Реквизит является обязательным для заполнения;
  • Расчетный счет — банковский счет организации, с которого планируется перечислять денежные средства. Реквизит является обязательным для заполнения;
  • Реестр утвержден — руководитель, утвердивший реестр платежей. Если реквизит не заполнен, программа при записи реестра выдаст предупреждение;
  • Комментарий — строка произвольной информации, характеризующая реестр платежей.
  • Страница «Реестр платежей»

    На странице «Реестр платежей» размещена табличная часть, определяющая перечень документов «План расходования денежных средств», включенных в состав текущего реестра для оплаты. При формировании строк табличной части указывается следующая информация:

  • План расходования ДС — ссылка на документ «План расходования денежных средств». Реквизит является обязательным для заполнения;
  • Контрагент — юридическое или физическое лицо, являющееся получателем денежных средств. Значение реквизита заполняется автоматически при выборе плана расходования и не редактируется;
  • Сумма — сумма платежа. Значение реквизита заполняется автоматически при выборе плана расходования и может быть изменено. Реквизит является обязательным для заполнения;
  • Страница «Платежные документы»

    На странице «Платежные документы» располагается табличная часть, содержащая список документов «Платежное поручение», сформированных на основании строк текущего реестра платежей. Документы платежных поручений не редактируются и доступны только для просмотра.

    Состав колонок списка платежных поручений:

  • Номер — номер платежного поручения;
  • Дата — дата платежного поручения;
  • Сумма — сумма платежного поручения;
  • Валюта — валюта платежного поручения;
  • Назначение платежа — строка назначения платежа.
  • Методика работы с документом

    Функциональные возможности, заложенные в документе, позволяют сформировать окончательный план безналичных платежей организации на текущий день и создать пакет платежных поручений для передачи в обслуживающий организацию банк для оплаты.

    Перечень платежей, планируемых на текущий день, задается в строках табличной части, расположенной на странице «Реестр платежей». При заполнении строки необходимо указать документ «План расходования денежных средств», который требуется оплатить, и сумму оплаты по документу. Строки табличной части реестра формируются тремя способами: стандартным ручным вводом; в автоматическом режиме на основании планов расходования платежного календаря; с использованием формы подбора документа «План расходования денежных средств».

    Для автоматического заполнения строк реестра по данным планов расходования платежного календаря требуется нажать на кнопку «Заполнить», расположенную на командной панели табличной части реестра. В результате, в состав реестра будут включены не оплаченные документы «План расходования денежных средств» с датой документа, равной дате реестра.

    Для Формирования строк реестра платежей с использованием формы подбора документов «План расходования денежных средств», требуется нажать на кнопку «Подбор», расположенную на командной панели табличной части реестра. Форма подбора имеет следующий вид:

    В форме подбора документов «План расходования денежных средств» выводятся следующий набор колонок:

    • Дата — дата планируемого расхода;
    • Контрагент — юридическое или физическое лицо, являющееся получателем денежных средств;
    • Сумма — запланированная сумма платежа;
    • Остаток — неоплаченный остаток запланированной суммы расходования денежных средств. Возникает в случае ранее проведенной частичной оплаты по документу планирования;
    • Валюта — валюта платежа;
    • Статья ДДС — статья движения денежных средств для запланированного платежа.
    • Кроме этого, в форму подбора введена цветовая градация следующего вида:

    • Текстом серого цвета отображаются исполненные планы расходования денежных средств (сумма остатка равна нулю).
    • Зеленым фоном отображаются документы планирования, включенные в формируемый (открытый) реестр платежей.
    • Красным фоном отображаются актуальные документы планирования, дата платежа в которых равна дате формируемого реестра.
    • После заполнения строк реестра документ необходимо записать. У сохраненного документа появляется возможность формирования печатной формы реестра платежей. Печатная форма документа формируется при нажатии на кнопку «Реестр платежей» командной панели документа.

      После утверждения реестра платежей ответственным лицом организации (утвердившее лицо указывается в реквизите «Реестр утвержден») по строкам реестра могут быть сформированы исходящие платежные поручения. Для запуска процедуры формирования платежных документов необходимо нажать на кнопку «Сформировать платежные документы» командной панели формы. В результате, на каждую строку табличной части реестра платежей в информационной базе «1С:Бухгалтерия 8» будет сформировано одно исходящее платежное поручение. Сформированные платежные документы отобразятся на закладке «Платежные документы» реестра платежей.

      Работа с документами «Реестр платежей» осуществляется в интерфейсе «Формирование реестров платежей» (пункт «Формирование реестров платежей» на рабочем столе). Кроме этого список документов открывается для просмотра и редактирования из пункта главного меню «Платежные документы» ► «Журнал реестров платежей» .

      systecs.ru

      Платежный календарь: образец

      Сегодня возникновение у компании кассовых разрывов во многом зависит от того, насколько точно финансовый директор компании может составить платежный календарь. Есть несколько проверенных на практике рецептов. Какие разделы платежного календаря предприятия важно предусмотреть мы расскажем в статье и приведем образец платежного календаря.

      Реестр платежей в платежном календаре

      Важная составляющая рабочего платежного календаря – реестр запланированных выплат. Как правило, именно этот документ отдается на подпись финансовому или генеральному директору. Причем в идеале в реестре платежей присутст­вуют не только такие стандартные колонки, как дата составления заявки на платеж, номера счета и договора, наименование контрагента и сумма к оплате, но и ряд дополнительных полей, которые помогут руководителю департамента казначейства (или финансовому директору, если как таковая казначейская функция не выделена) сформировать платежный календарь, а именно:

    • наименование статьи бюджета, в рамках которой будет осуществлен платеж. Одна из классических процедур, выполняемых при согласовании заявок на платеж, – проверка на соответствие бюджету. Такую проверку будет намного проще проводить не по отдельной заявке, а по реестру платежей. Для этого по каждому заявленному платежу будет оправдано указать наименование статьи бюджета;
    • источник оплаты – указывается, с какого расчетного счета (из какой кассы) планируется выплатить деньги по заявке. Без этого при составлении платежного календаря сложно будет спланировать остатки на начало и конец дня в разрезе расчетных счетов компании;
    • авторизация – дополнительный признак, отражающий состояние заявки: согласована или не согласована. Кстати, это поле можно разбить на несколько составляющих, например по должностям ответственных лиц, принимающих участие в согласовании. В итоге финансовый директор, получивший на подпись в начале недели (или в конце предыдущей) реестр платежей, будет четко видеть, какие заявки получили одобрение на предыдущих этапах, а какие еще лежат на согласовании и у кого;
    • факт исполнения заявки– поле, которое будет содержать пометку о том, оплачена заявка или нет, а также дату платежа. В случае необходимости инициатор сможет быстро получить информацию о состоя­нии своей заявки, а финансовый директор – быстро актуализировать платежный календарь, внеся в него те оплаты, которые уже прошли на текущей неделе.
    • Правила сбора и прохождения заявок

      Можно смело утверждать, что составление платежного календаря, сколько-нибудь достоверного, на ближайшую неделю не получится, если в компании нет регламента платежей. Всегда найдутся руководители подразделений, которые будут требовать немедленно оплатить тот или иной счет. И это при том, что на практике крайне редко возникают ситуации, когда предвидеть необходимость тех или иных выплат хотя бы за неделю невозможно. Чаще всего «срочность» – причина забывчивости и халатности отдельных сотрудников, которая в отношении денег сегодня просто недопустима. Регламент платежей определяет правила заполнения заявок, порядок согласования, а также сроки, в которые может быть подана заявка, и время, когда она будет исполнена. Например, формирование инициатором платежа заявки и ее акцепт руководителем подразделения – каждый понедельник до 16.00, выдача наличных средств по согласованным заявкам – среда, четверг, пятница после 11.00; безналичная оплата по заявкам первого приоритета – каждый четверг до 14.00 и т. д.

      Регламент проведения платежей утверждается приказом генерального директора по предприятию и доводится до сведения всех сотрудников. Кстати, самое главное в регламенте платежей – уделить особое внимание тому, как будет проходить заявка, если нарушены сроки ее предоставления, превышен лимит по бюджетной статье. Это не только определит порядок действий в непредвиденной ситуации, но и будет мотивировать людей жестче следовать регламенту. Например, если нарушен срок формирования заявки, а в регламенте на этот случай предусмотрено общение с финансовым или генеральным директором, для подавляющего большинства сотрудников это серьезный стимул впредь заблаговременно информировать о любых платежах финансовую службу. Скачать регламент проведения платежей можно внизу под статьей.

      Планируем поступления средств при составлении платежного календаря

      Как это ни парадоксально, самое сложное – спланировать в платежном календаре сумму поступающих средств за день. Чаще всего действуют следующим образом. Поступления, запланированные в бюджете движения денежных средств, делят на количество рабочих дней в месяце и полученную цифру заносят в платежный календарь как входящий денежный поток одного дня. Собственно, другого решения и нет, особенно если речь идет о компании, работающей с розничными покупателями без заключения предварительных договоров. Но это необходимо учитывать, планируя выплаты. Например, у компании остатки на счетах на начало дня составляют 150 тыс. рублей, к поступлению ожидается 300 тыс. рублей. На основании этих данных запланировано оплатить счета на сумму 450 тыс. рублей. В итоге выяснится, что из запланированных 300 тыс. рублей до конца банковского дня поступило лишь 200 тыс. рублей. А весь платежный календарь надо переделывать. Более того, остатки на расчетных счетах были спланированы в ноль, а у предприятия на руках договор с банком, по которому оно обязуется поддерживать на счете неснижаемый остаток – 10 тыс. рублей. Ниже мы привели пример платежного календаря.

      Лучше заранее определить, какую долю из запланированных к поступлению средств можно направить на оплату тех или иных счетов. Чаще всего это делается экспертным путем, исходя из опыта компании или же на основании анализа движения средств. Более того, в регламенте платежей лучше заранее определить размер страхового остатка средств на конец каждого рабочего дня, который будет приниматься в расчет при составлении платежного календаря.

      А в дополнение ко всему не лишним будет в платежный календарь включить данные о существующих у компании невыбранных лимитах в рамках кредитных линий. Например, эту информацию можно указывать там же, где и сведения о входящих остатках. В таком случае сведения о финансовых возможностях предприятия в платежном календаре будут представлены максимально полно, и финансовый директор сможет эффективнее распоряжаться доступными ресурсами.

      Определение приоритетов, если денег для оплаты всех счетов нет

      Сегодня для многих компаний вполне характерна ситуация, когда доступных средств не хватает для оплаты всех акцептованных заявок. Как правило, это приводит к тому, что собирается совещание со всеми руководителями подразделений, в ходе которого обсуждается, какие платежи можно отложить. На подобную процедуру тратится немало времени и сил. Более оперативно управлять деньгами можно, если в каждой заявке будут указаны приоритет платежа и срок оплаты по договору. Располагая этими данными, финансовый директор сможет самостоятельно принимать решение о переносе тех или иных выплат на более поздние сроки. Как правило, в первую очередь погашается задолженность по заработной плате, перед бюджетом, банками. Вторая очередь – ключевые контрагенты, разрыв взаимоотношений с которыми грозит компании остановкой производства или существенными пенями. Третья очередь – все остальные платежи.

      Кстати, для того, чтобы удобнее было отслеживать неоплаченные заявки, лучше не только указывать факт исполнения (или неисполнения заявки), но и предусмотреть в платежном календаре помимо классического деления платежей по статьям затрат также аналитику по контрагентам. Проще всего сформировать платежный календарь в Excel. Если создается платежный календарь в Excel, достаточно будет ввести дополнительный столбец, в котором указывать получателя. В итоге можно будет достаточно быстро вывести список дебиторов, которым нужно заплатить в ближайшее время.

      Исполнение платежного календаря

      После того как платежный календарь составлен, остается его актуализировать. Как правило, это делается в конце дня на основании выписки из системы «банк-клиент». Вместо плановых данных в платежный календарь вносятся сведения о фактически осуществленных оплатах, поступлениях и самое главное – остатках. При необходимости можно предусмотреть возможность ежедневного анализа отклонений плановых значений от фактических. Но, как правило, подобный анализ оправдан по итогам недели.

      Еще один нюанс, который стоит учесть при составлении платежного календаря предприятия, – сделать укрупненный план поступлений и выплат с делением по неделям (а не по дням) на ближайший месяц. Это поможет лучше ориентироваться в предстоящих платежах, особенно если какие-то из них уже переносилось из-за нехватки средств.

      Еще о том, как составить платежный календарь и как с ним работать, смотрите на видео. Рассказывает Елена Митрофанова, руководитель проектов ОФЭР компании IBS. Она также привела образец платежного календаря.


      www.ibs.ru

      Образец реестра оплат

      Цель:
      1) каждый день делается список предстоящих платежей и утверждается у директора (лист «ТРЕБУЕТСЯ НА ПОДПИСЬ»).
      2) ведется общий реестр платежей (лист «ТРЕБУЕТСЯ ОБЩИЙ РЕЕСТР»).

      Моя мысль (вариант 1)
      Ведем реестр прямо подряд со сквозной нумерацией. При этом сверху шапка, а снизу подвал документа с подписями.
      Каждый день пользователь:
      1) Вносит в реестр новые платежи.
      2) Запускает автофильтр по дате.
      3) Макрос схлопывает сквозную нумерацию.

      Затруднения:
      1) Как в ячейку F8 внести дату, по которой сработал афтофильтр?
      2) Как сделать нумерацию для конкретного дня после срабатывания автофильтра?

      Вариант 2 (не очень нравится)
      1. На листе «Подготовка» пишем все в столбик.
      2. Макросом вносим все в реестр (специальная вставка, транспонировать).
      3. Дергаем из реестра данные на лист «На подпись» (функции Vlookup, Index).

      Был бы очень признателен за помощь, особенно с первым вариантом. Он мне кажется достаточно перспективным.
      Второй вариант, мне кажется, неудачен.
      Есть еще варианты?

      В любом случае прошу помочь с вопросами по первому варианту — это будет огромная помощь мне в освоении Excel.

      Если можете поделиться, был бы очень признателен.
      Е-мейл: grabl mail.ru

      Или сюда, на форум.

      Или сюда, на форум.
      Я написал Вам на мэйл дошло или нет?

      Спасибо большое.
      Оба решения весьма заинтересовали.
      Буду думать, на это нужно время.

      Микки, у Вас не схлопываются пустые строки.
      При этом они не пустые в прямом смысле — в них формула.
      Как их схлопнуть?

      Спасибо большое.
      Оба решения весьма заинтересовали.
      Буду думать, на это нужно время.

      Может быть, пока вот такие вопросы:
      Nilem, что-то я с обновлением даты не могу разобраться — мне кажется, эта процедура не работает.

      Микки, у Вас не схлопываются пустые строки.
      При этом они не пустые в прямом смысле — в них формула.
      Как их схлопнуть?
      Это формулы они не могут схлопнуться . для этого нужен макрос.. но тогда Вам нужно будет учится переписывать макрос при изменении исходных данных.

      Кажется, что-то вырисовывается. Спасибо большое всем, кто помогает.

      Уперся в нумератор на листе Registry — не могу автоматизировать.
      Сейчас в файле — условно — исходное положение. Если нажать кнопку «Внести в архив» на листе Preparation, то, в принципе, все получается.
      Кроме нумератора. Т.е. если я вручную опять растяну ряд цифр в колонке сквозной нумерации, то макрос «Архивация» опять корректно сработает.

      Помогите, пожалуйста — как тут быть-то.

      Вообще был бы признателен за любую критику и предложения.

      Держите вариант макроса.
      Поищите тему по определению границ данных. Вы использовали надежный, но не совсем эффективный способ.
      Кроме того, у Вас не все переменные были объявлены. Для избежания ошибок с переменными используйте Option Explicit. Старайтесь избегать использования Select. ВБА позволяет обрабатывать диапазоны ячеек и без выделения. Правда бывает что иногда эффективнее его использовать. Смотрите пример от KL
      http://www.planetaexcel.ru/forum.php?thread_id=14948

      Option Explicit
      Sub Архивация()

      ‘ Архивация Макрос
      ‘ Макрос записан 04.04.2010 (Avatar)

      Dim row_count As Long, i As Integer, lRow As Long
      ‘переменная row_count — для подсчёта количества заполненных ячеек
      ‘переменная i используется в цикле для хранения номера текущей строки

      ‘последняя заполненая строка на активном листе
      row_count = Cells(Rows.Count, 3).End(xlUp).Row

      ‘операции с целевым листом
      With Sheets(«Registry»)
      ‘определяем первую не заполнную строку
      lRow = .Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row + 1
      ‘очищаем от подписей
      .Range(.Cells(lRow, 1), .Cells(lRow + 5, 8)).ClearContents

      ‘копируем диапазон
      Range(Cells(2, 1), Cells(row_count, 7)).Copy

      ‘вставляем скопированные данные
      .Cells(lRow, 2).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
      ‘определяем новый размер данных
      lRow = .Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
      ‘нумеруем используя свойство — Автозаполнение
      .Range(.Cells(10, 1), .Cells(lRow, 1)).DataSeries Rowcol:=xlColumns, Type:=xlLinear, Step:=1 ‘, Trend:=False

      .Cells(lRow + 2, 3) = «Начальник______________»
      .Cells(lRow + 4, 3) = «Дурак______________»

      MsgBox «Данные перенесены», vbInformation, «Готово»

      www.planetaexcel.ru

      Excel подскажет, какие платежи стоит пропустить вперед, а какие – придержать

      Статьи по теме

      Зачастую данных в реестре платежей, формируемом в Excel, недостаточно, чтобы принять решение о том, какие счета оплатить сегодня. В итоге главному финансисту компании приходится собирать дополнительную информацию, выполнять пусть и несложные, но требующие времени расчеты. Ускорить и упростить акцептование счетов можно, если дополнить привычную форму реестра двумя таблицами и воспользоваться программой, написанной авторами статьи.

      Используйте пошаговые руководства:

      Чаще всего реестр платежей, выгруженный из учетной информационной системы или непосредственно сформированный в Excel, содержит следующие стандартные поля: наименование поставщика, номер, дата и сумма счета к оплате, предмет платежа и статья затрат. А выглядеть он может примерно так, как это показано на рисунке 1.

      Рисунок 1 Классическая форма реестра платежей

      Сам по себе такой реестр мало информативен, данных для принятия решения об оплатах тех или иных счетов явно недостаточно. В частности, в реестре нет информации о том, сколько у компании денежных средств на текущий момент, хватит ли их на оплату всех счетов и сколько денег при этом останется и т. д. Скорее всего, финансовым директорам компаний, которые используют подобный отчет, приходится тратить время на дополнительные расчеты и уточнение информации в бухгалтерии.

      Работать со счетами к оплате будет намного проще, если взять на вооружение две дополнительные таблицы (также формируемые в Excel): «Расход денежных средств» и «Налоговое планирование». А также можно рекомендовать использовать унифицированный список резолюций (решений, принимаемых по вопросам оплаты счетов) непосредственно в реестре платежей. Типовые резолюции сделают его более информативным и помогут финансовому директору сэкономить время. Забегая вперед, скажем, что «руками» вносить практически ничего не придется, только отметить мышкой счета к оплате.

      Дополнительные таблицы

      Первая и, пожалуй, самая важная таблица, которую имеет смысл использовать, – «Расход денежных средств» (см. рис. 2). В ней представлены следующие данные:

      • остаток денежных средств на дату формирования реестра;
      • суммы по счетам, утвержденным финансовым директором к оплате (по всем строкам с резолюцией «оплатить»), – в целом и в разрезе статей затрат;
      • суммы по аннулированным оплатам в разрезе расходных статей;
      • остаток денежных средств после оплаты утвержденных счетов;
      • суммы по счетам, в отношении которых решение еще не принято (если резолюции нет, счета по умолчанию переходят в платежный реестр следующего дня).

      Рисунок 2 Реестр платежей в Excel c двумя дополнительными таблицами

      В зависимости от того, какие именно резолюции проставлены (все это делается в Excel) по каждому счету – оплатить или аннулировать, в таблице отражается информация о том, есть ли перерасход. Если остаток денежных средств отрицательный, можно проиграть различные варианты оплат. Например, ранжировать платежи по важности и последовательно, начиная с наименее значимого, переносить их один за другим на следующий день, пока остаток не станет положительным.

      А еще одна таблица – «Налоговое планирование» – будет полезна, когда компания приобретает основные средства (см. рис. 2). В ней указываются: первоначальная стоимость основного средства (без НДС), код по общероссийскому классификатору основных фондов (ОКОФ), срок полезного использования, номер амортизационной группы, процент и сумма амортизационной премии, сумма месячного износа, повышающий коэффициент и ускоренная амортизация в рублях. Таблица поможет оперативно рассчитать сумму, которую можно будет единовременно списать в расходы от первоначальной стоимости приобретаемого основного средства.

      Готовый инструмент

      Каждый раз создавать описанные таблицы под новый реестр – не самое лучшее решение. Во-первых, это займет определенное время. Во-вторых, есть риск ошибиться в формуле или ссылке. В-третьих, придется вручную заполнять резолюции по каждому счету. При большом количестве счетов это довольно трудоемкая и не особо интересная работа.

      Для ее упрощения авторами статьи создана собственная небольшая программа на VBA (Visual Basic for Applications) – модуль, встроенный в файл Excel. После запуска она автоматически создает обе дополнительные таблицы на том же листе, где расположен платежный реестр. Все, что останется сделать, – ввести начальный остаток денежных средств, выбрать вариант резолюции по счету к оплате из предложенного программой списка, а также код ОКОФ, номер амортизационной группы и повышающий коэффициент (если он предусмотрен) для основных средств, вся остальная информация появится в таблицах автоматически.

      Чтобы запустить программу, нужно зайти в меню Excel «Сервис», выбрать пункт «Макрос» и подпункт «Макросы» (альтернативный вариант – комбинация клавиш ALT и F8), а затем в появившемся диалоговом окне указать модуль под названием «Reestr_na_oplatu_schetov» и нажать кнопку «Выполнить». Предварительно стоит убедиться в том, что в Excel разрешено запускать макросы (команда меню Сервис – Макрос – Безопасность).

      Что делать, если исходная форма реестра отличается от той, под которую написана программа? Например, другое число столбцов, иные статьи расходов, больше вариантов резолюций. Потребуется внести небольшие изменения в программный код. Иначе говоря, адаптировать программу под свой формат реестра. О том, как это можно сделать, подробно написано в инструкции к программе, которую можно скачать по ссылке «Дополнительный материал»в тексте этой статьи. Если реестр отличается только числом строк, в программе ничего менять не потребуется.

      Макрос не обязательно копировать вручную в тот файл, где у вас создан реестр платежей. Можно сделать так: в файле с реестром запустить редактор VBA (комбинацией клавиш ALT и F11), в нем выполнить команду меню Tools – References — Browse, а в появившемся окне открыть загруженный с сайта журнала файл с программой и нажать «ОК». А затем запустить макрос по предложенной выше схеме. Важное замечание. Реестр должен начинаться с третьей строки (первые две отводятся на заголовок таблицы) и первого столбца, а нумерация счетов заканчивается ячейкой со значением «Итого».

      fd.ru

      Планово-экономический отдел

      Блог о экономике, финансах и управлении предприятием

      Управление платежами: реестр платежей

      Управление платежами: реестр платежей. Реестр платежей — перечень счетов, счетов-фактур, расходов и прочего, которые предприятие собирается оплатить. Реестр платежей один из важнейших документов в системе управления платежами. На предприятии, как правило, существует два реестра платежей: реестр по кассе и реестр по расчетным счетам. В данной статье представлен пример (в формате Excel) формы двух данных реестров.

      Реестр платежей один их главных элементов системы управления платежами на предприятии. В общем случае реестр платежей — это перечень обоснованных заявок, подлежащих исполнению на определенную дату. Основное при создании реестра платежей — не допустить кассовых разрывов. То есть планирование платежей должно осуществляться в пределах имеющихся денежных средств. Как правило, имеющиеся денежные средства — это остатки на расчетных счетах и в кассе предприятия, а также планируемые поступления денежных средств в течения дня. Иногда предприятие в качестве оплаты может использовать векселя.

      На практике на предприятиях существует два вида реестров платежей:

    • Реестр платежей по кассе;
    • Реестр платежей по расчетным счетам.
    • Пример формы реестра платежей по кассе и по расчетному счету в формате Excel можно скачать на данной странице.

      Рассмотрим данные примеры подробнее.

      Реестр платежей по кассе.

      Для создания реестра платежей по кассе необходимо заполнить следующие поля:

    • Дата. День на который создается реестр платежей
    • Остаток денежных средств на начало периода. Эта та сумма, в пределах которой можно планировать текущие платежи. К этой сумме можно добавить планируемые поступления наличных в кассу предприятия.
    • Наименование расхода. Краткая характеристика планируемого платежа.
    • Статья бюджета. Данное поле необходимо для контроля лимитов по статьям бюджета и для проверки целевого использования выданных средств.
    • Подотчетное лицо. Лицо, которое должно получить данные суммы наличных денежных средств;
    • Сумма. Сумма к получению.
    • После заполнения всех полей рассчитывается сумма платежей за день и планируемый остаток. Очевидно, что планируемый остаток должен быть не отрицательным с одной стороны, и не превышать сумму лимита по кассе с другой стороны (сумма лимита по кассе для справки проставляется в конце реестра). Для удобства, реестр на каждый день лучше вести в одном файле на отдельных листах.

      Реестр платежей по расчетным счетам.

      Основная сумма расходов по предприятию проходит через расчетный счет. Как правило, у предприятия несколько расчетных счетов в разных банках. В данном случае рассматривается пример, когда у предприятия счета в двух банках, и оба счета «рабочие».

      Для создания реестра платежей по расчетному счет необходимо заполнить следующую информацию:

    • В разрезе по каждому контрагенту:
      • Обоснование платежа. Наименование расхода и основание по которому должен быть проведен платеж (счет, счет-фактура, договор и т.п)
      • Статья бюджета. Служит для контроля лимитов по статьям бюджета.
      • Сумма в обосновании. Сумма которую необходимо оплатить на основании cчета, счет-фактуры, договора и т. п.
      • Остаток суммы. Если оплаты не было, то там стоит сумма из предыдущего пункта, если была частичная оплата, то остаток рассчитывается автоматически.
      • Срок оплаты. Дата, до которой данная сумма должна быть оплачена. Как правило определяется условиями договора.
      • По каждому расчетному счету:
        • Остаток денежных средств на начало дня. Сюда же можно добавить ожидаемые поступления денежных средств.
        • Каждому расчетному счету присвоить уникальный код. Эту операцию необходимо провести один раз.
        • Планирование платежей:
          • Смотрится срок оплаты по каждому платежу;
          • Если планируется произвести оплату, то ставится сумма и рядом код расчетного счета.
          • После проставления суммы и кода расчетного счета, данные автоматически переносятся в поле планируемый расход и рассчитывается планируемый остаток (все это в разрезе расчетных счетов). Если остаток меньше нуля, то соответствующая ячейка загорается розовым цветом (стоит условное форматирование).
          • Платежи планируются так, чтобы не было отрицательных остатков и были соблюдены сроки оплаты.
          • Реестр платежей по расчетному счету лучше всего вести на одном листе и по необходимости скрывать ненужные столбцы.

            Данную форму реестра платежей можно использовать для мониторинга кредиторской задолженности. Вся необходимая информация по задолженности там есть.

            Особое место в создании реестра платежей занимает право на его утверждение. Реестр может утверждаться генеральным директором, главным бухгалтером, финансовым директором или иным лицом уполномоченным это делать. Здесь все зависит от структуры и традиций сложившихся в организации. После утверждения, реестры поступают на оплату.

            www.peo.su