Кадровое делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровой документацией. Кадровая документация связана с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени и расчетов с персоналом.

Оформление кадровой документации включает:

  • разработку,
  • утверждение
  • и внесение необходимых изменений.
  • Штатное расписание — документ, утвержденный руководителем и содержащий сведения о численности работников соответствующих категорий (штатный единиц) по каждой должности, перечень должностей, должностных окладов и надбавок к ним.

    Законодатель не установил сроки разработки и утверждения штатного расписания. Поэтому работодатель решает данный вопрос самостоятельно. Если в предыдущем году расписание достаточно часто изменялось, то в начале календарного года лучше утвердить новое.

    Необходимость внесения изменений в штатное расписание организации возникает в случаях:

  • введения новых
  • или исключения каких-либо штатных единиц (подразделений) в связи с изменением организационных условий.
  • Так же изменения в штатное расписание оформляются при изменении окладов,
  • переименовании структурных подразделений или должностей.
  • Работодатель вправе самостоятельно решить, как внести изменения — приказом или утверждением нового штатного расписания.

    Работодатель может иметь одно штатное расписание на протяжении всей деятельности организации и только приказами регулировать количество должностей или структурных подразделений. Чаще всего при незначительных (единичных) изменениях можно издать приказ об этом, а в форме (штатного расписания) в графе «Примечание» сделать ссылку на данный приказ. Если же изменения коснутся наименований должностей, введения или исключения отделов, утвердить новое штатное расписание.

    При переименовании должности:

  • без изменения функциональных обязанностей, необходимо получить согласие работника, после чего оформляется приказ о внесении изменений.
  • На основании этого документа в трудовую книжку вносится запись о переименовании должности. Внесение данной записи предписано п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

    Если требуется ввести новые должности или структурные подразделения, нужно издать приказ.

    Унифицированной формы для такого приказа не предусмотрено, он составляется в произвольной форме и подписывается руководителем организации. Дата введения должности может отличаться от даты приказа (т.е. должность вводится позже даты издания приказа).

    В приказе необходимо указать:

  • наименование вводимой должности,
  • структурных подразделений;
  • количество новых штатных единиц, размер оклада.
  • При дополнении штатного расписания работодатель не обязан знакомить работников с изменениями.

    Исключение должностей или отделов также оформляется приказом, либо утверждается новое штатное расписание без включения в него сокращаемых должностей. Если исключаемая должность вакантна, то уведомление о сокращении численности или штата не требуется. Приказ об исключении должностей из штатного расписания составляется по форме, разработанной работодателем самостоятельно, указание в нем оклада или заработной платы, в отличие от приказа о вводе штатной единицы, необязательно.

    Если сокращается не вакантная должность:

    • необходимо руководствоваться ч. 2 ст. 180 ТК РФ, которая устанавливает, что работники должны быть предупреждены о предстоящем сокращении не менее чем за два месяца. Таким образом, дата ввода в действие изменений в штатное расписание не может наступать ранее чем через 2 месяца после издания приказа.

    Вторым важным шагом при сокращении следует:

  • издать приказ, в котором указать проводимые мероприятия по сокращению штата или численности работников организации, дату внесения предполагаемых изменений, подразделения, должности, фамилии, имена, отчества работников, подлежащих увольнению, их права и предоставляемые гарантии в соответствии с законодательством.
  • После оформления данных приказов необходимо подготовить и выдать уведомления работникам, подлежащим увольнению в связи с сокращением численности или штата (если работники не были ознакомлены под роспись с приказом о сокращении штата или численности). Законом не установлена обязанность работодателя выдавать работнику экземпляр такого уведомления, поэтому достаточно ознакомить с ним работника под роспись (ч. 2 ст. 180 ТК РФ).

    При принятии решения об изменении окладов также издается приказ о внесении изменений в штатное расписание.

    Поскольку заработная плата относится к существенным условиям трудового договора, необходимо соблюдать порядок внесения изменений в трудовой договор в соответствии со ст. 74 ТК РФ:

    • уведомить работников о предстоящих изменениях размера должностного оклада.
    • Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить другую имеющуюся у него работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Если такой работы нет или работник отказался от предложенного, трудовой договор прекращается по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

      Штатные расписания организации и изменения к ним хранятся постоянно.

      Предложения, заключения, справки по разработке и изменению штатных расписаний должны храниться в организации не менее пяти лет. Такое же время нужно хранить проекты штатных расписаний (п. 72 Перечня). А вот переписка по разработке и изменению штатных расписаний хранится три года (п. 73 Перечня).

      www.nalog2000.ru

      Приказ об изменении штатного расписания и его примеры

      Штатное расписание является кадровым документом, в котором отражены сведения о составе штата. Обычно его составляют в конце года на следующий календарный год. Но иногда возникает необходимость во внесении в него изменений. Вне зависимости от причин, главное – правильно оформить документ и не допустить ошибок при его утверждении.

      Причины внесения изменений

      Отмечают ряд причин, на основании которых можно корректировать штатное расписание:

    • Изменение структуры предприятия.
    • Реорганизация.
    • Изменение объемов деятельности.
    • Проведение работ для улучшения деятельности предприятия.
    • Изменение законодательной базы.
    • Экономические расчеты, связанные с производственной и трудовой сферами работы организации.
    • Сокращение штата.
    • Оптимизация работы предприятия.
    • Исключение или введение новых вакантных мест и должностей.
    • Изменение заработной платы.
    • Переименование должностей.
    • Способы и особенности внесения изменений

      Выделяют два варианта, которые позволяют внести изменения в документ с расписанием штата организации:

    • Издание приказа о внесении изменений с перечислением изменений в тексте приказа. Применяется для мелких поправок.
    • Составление нового расписания и его утверждение. Применяется в случае существенных изменений.
    • При внесении изменений стоит также учитывать некоторые особенности:

    • Убрать из штатного расписания можно лишь вакантные должности, то есть те, которые не заняты человеком.
    • Если удаление вакансии из штатного расписания предполагает увольнение, необходимо уведомить об этом работника за два месяца до вступления в силу приказа.
    • Если изменение штатного расписания связано с изменениями условий труда, то работники, которых это касается, должны быть извещены за два месяца.
    • Если внесение изменений касается изменения названия должности или отдела, то работники, которых это изменение касается, должны быть предупреждены. Кроме того, в трудовую должна быть внесена соответствующая запись.
    • Если изменения касаются оплаты труда, то все изменения также дублируются в трудовом договоре и личной карточке Т-2.
    • В течение года можно вносить неограниченное количество изменений в штатное расписание. Главное – придерживаться законодательства и своевременно доносить сведения об изменениях трудовому коллективу.

      Кто и как составляет приказ?

      Приказ, на основании которого вносятся все необходимые изменения в штатное расписание, составляется в произвольной форме. Основные реквизиты документа:

    • Название организации или филиала. Указывается полное название.
    • Дата составления.
    • Номер бумаги. Проставляется согласно принятой на предприятии системы приказов.
    • Основания для изменений.
    • Дата вступления изменений в силу.
    • Перечисления изменений. При этом указывается:
    • должность;
    • оклад для конкретной должности;
    • количество единиц штата, которые надлежит убрать или добавить.
      1. Подпись ответственного лица.
      2. Составлением бумаги и последующей реализацией приказа занимается:

      3. Отдел кадров.
      4. Бухгалтерия.
      5. Планово-экономический отдел.
      6. Отдел труда и заработной платы.
      7. Все зависит от размера предприятия и функций каждого из отделов.

        Образцы приказа в зависимости от вида изменений

        Предлагаем вам образцы типичных приказов о внесении изменений в расписание штата предприятия.

        Появление новой должности

        Отмечается дата введения новой должности в штат:

        Сокращение штата

        В документе отмечаются лица, для которых действует сокращение, и дата его вступления в силу:

        Переименование должности

        В этом случае отмечается наименование нового названия:

        Важно уведомить работников об изменениях следующим документом:

        Изменение оклада или тарифной ставки

        В приказе отмечается, насколько и когда изменится тариф:

        Ликвидация вакантных должностей

        Перечисляются исключаемые штатные единицы:

        Существенные изменения документа

        Как уже говорилось, внесение существенных изменений желательно проводить в виде составления и утверждения нового документа. При этом номер расписания будет следующий за ранее принятым. Утверждение расписания происходит согласно принятому порядку на основании общего приказа.

        Видео: Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0

        С помощью видеоурока вы сможете узнать, как правильно вносить изменения в штатное расписание в программе ЗУП 3.0:

        Внесение изменений в штатное расписание проводится на основании соответствующего приказа, составленного в произвольной форме и содержащего информацию о причине изменений.

        moyaidea.ru

        Приказ об изменении штатного расписания (образец)

        Любая фирма имеет определенный должностной состав, закрепленный специальным документом, который, как известно, называется штатным расписанием. Внося в него коррективы, руководство осуществляет управление фирмой, занимается отладкой системы оплаты труда и оптимизацией организационной структуры. Давайте разберемся, как лучше всего оформить приказ об изменении штатного расписания, чтобы он не противоречил законодательству и содержал все необходимые позиции.

        Основание для внесения изменений

        Итак, что является основанием для обновления документа? От кого должен поступить сигнал, что нужно внести изменения в штатное расписание? Безусловно, это прерогатива руководителя предприятия. И хотя в работе по подготовке проекта изменений, анализа эффективности сложившейся организационной структуры, системы подчинения и оплаты труда могут участвовать самые различные специалисты, ключевая инициатива исходит непосредственно от руководства.

        Директор дает устное распоряжение подготовить приказ об изменении штатного расписания отвечающим за это специалистам, знакомится с его содержанием и утверждает личной подписью.

        Приказы, касающиеся штатного расписания, являются общими по предприятию, однако допускается задание им специального индекса, к примеру «ШР», и хранение в отдельной подшивке, чтобы ограничить доступ к личной информации работников (размеры окладов).

        Варианты изменения штатного расписания

        Как правило, характер корректив, вносимых в данный документ, определяется несколькими возможными причинами, а именно:

      8. необходимостью изменить оклад или тарифную ставку для одной или нескольких должностей;
      9. в связи с сокращением персонала;
      10. нуждой в переименовании должности или подразделения;
      11. необходимостью вывести из штатного расписания должность;
      12. потребностью в замене оклада тарифной ставкой или наоборот.
      13. При этом, в зависимости от ситуации, повлиявшей на выбор варианта причины, может меняться преамбула документа (следует после заголовка и предшествует констатирующей части, является основанием для составления приказа). Преамбула чаще всего начинается со слов «во исполнение», «в связи с», «в целях» и т. п.

        Кто составляет приказ?

        После того как принято решение изменить штатное расписание, определены позиции, затрагиваемые корректировкой, за дело берется специалист, который воплощает задуманное в жизнь. Законодательство не ограничивает круг людей, которым разрешено осуществлять подобную деятельность.

        Но, как правило, этим занимается должностное лицо, назначенное общим приказом по предприятию еще при составлении штатного расписания, ответственное за его формирование и редакцию. Данные обязанности также могут быть прописаны в трудовом соглашении и должностной инструкции определенного работника.

        В мелких организациях функции по оформлению таких приказов чаще всего возлагают на кадровую службу или бухгалтерию, реже – на юриста. На крупных предприятиях приказ готовит планово-экономический отдел или отдел труда и заработной платы. Ну а у индивидуального предпринимателя эту работу выполняет кадровик, бухгалтер (если таковые имеются в штате) или же непосредственно сам предприниматель.

        Изменение штатного расписания, увеличение окладов

        Как известно, Трудовой кодекс не допускает изменения заработной платы работников в сторону уменьшения (кроме ситуаций, обозначенных в ст. 74 ТК), если только оно не связано с сокращением размера штатной ставки. Поэтому коррективы, затрагивающие штатное расписание, изменение окладов и тарифных ставок в частности, могут подразумевать чаще всего только их повышение.

        Общество с ограниченной ответственностью

        21 января 2015 г. № 2-ШР

        О внесении изменений в содержание штатного расписания № ШР-1, утвержденного Приказом № 1 от 01.04.2014 г.

        В связи с изменением объема выполняемых работ

        Внести следующие изменения в содержание штатного расписания № ШР-2:

        1. С 1 февраля 2015 г. установить должностной оклад:

        1.1. Инженеру-технологу Смирнову Ивану Петровичу в размере 55 000 (пятьдесят пять тысяч) рублей.

        2. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. подготовить дополнительное к трудовому договору соглашение.

        3. Ответственным за исполнение приказа назначить экономиста Нежную Л. И.

        И. о. директора В.Ф. Кудрин

        Рассылка: бухгалтерия, специалист по кадрам, экономист

        Подготовила: экономист Нежная Л. И.

        Изменение в штатное расписание, образец внесения которого продемонстрирован выше, может производиться как для одной, так и для нескольких должностей и работников единовременно в одном документе. При этом дата утверждения приказа необязательно должна совпадать с днем вступления его в силу.

        Изменение должности в штатном расписании

        Если нужно сменить наименование должности или целого подразделения, то преамбула приказа может, к примеру, звучать следующим образом: «В связи с необходимостью приведения наименования подразделения (должности сотрудника)» или «В соответствии с его функциональной нагрузкой (Общероссийским классификатором должностей служащих)».

        Далее приказ-изменение штатного расписания, образец которого представлен ранее, будет содержать распоряжение приблизительно следующего характера:

        1. С 1 августа 2014 г. изменить наименование должности «юрист» на «юрисконсульт».
        2. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. уведомить юриста Крючкову Ю. М. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы.
        3. Характерно, что фактически для переименования должности требуется письменное обоснование. Однако в том случае, если должность является вакантной, его наличие необязательно.

          Исключение должности

          Должности или отдельные штатные единицы могут быть исключены из штатного расписания в случае, если они вакантны, то есть не имеется сотрудника, который занимался бы соответствующей работой.

          В качестве преамбулы можно использовать, к примеру, такие формулировки: «в целях оптимизации организационной структуры», «в связи с производственной необходимостью», «из-за сокращения объемов работ подразделения» и т. д.

          Содержание распорядительной части выглядит примерно так:

          «1. С 20 декабря 2014 г. исключить следующие должности из штатного расписания:

          1.1. Слесарь-сантехник 3-го разряда с тарифной ставкой 82,50 (восемьдесят два рубля 50 копеек) – 2 штатных единицы».

          В данном случае необязательно указывать сумму оклада или тарифной ставки. Если в разных подразделениях имеются схожие по наименованию должности или профессии рабочих, то в приказе необходимо обозначить, о каком именно подразделении идет речь.

          Введение должности

          Пример изменения штатного расписания, когда оно дополняется новой должностью или штатной единицей, очень похож на предыдущий. Как правило, внесение перемен в должностной состав обосновывается увеличением объема работ в подразделении, необходимостью повышения эффективности отдельной службы или предприятия в целом, открытием нового производственного объекта и т. п.

          Формулировка, используемая при создании приказа, может быть следующей:

          «1. С 1 апреля 2015 г. ввести в штатное расписание следующие должности:

          1.1. Коммерческий директор с окладом 51 000 (пятьдесят одна тысяча) рублей – 1 шт. единица.

          1.2. Тренер по продажам с окладом 42 000 (сорок две тысячи) рублей – 1 шт. единица».

          Если на предприятии существует несколько подразделений, то в приказе нужно сделать пометку об отнесении вводимых должностей к одному из них. В случае, когда из вновь принятых работников создается новый отдел, на это также следует указать в данном распорядительном документе.

          Сокращение штата

          Сокращением штата называется выведение из штатного расписания единиц, которые не являются вакантными. В данной ситуации Трудовой кодекс требует от работодателей предупреждать работников о сокращении за 2 месяца. Это непростой процесс, включающий множество нюансов, предусмотренных государством для защиты прав работников.

          Приказ об изменении штатного расписания в этом случае обязательно должен быть общим по предприятию, с соответствующей нумерацией и индексом. Как правило, большинство таких документов в обосновании имеют приблизительно следующую причину: «В связи с затруднительным финансовым положением организации, в качестве мероприятия по оптимизации расходов на оплату труда».

          Рассмотрим подробнее содержание распорядительной части приказа о сокращении штата:

          «Внести следующие изменения в содержание штатного расписания № ШР-1 от 01.04.2011 г.:

          1. С 1 августа 2014 г. из штатного расписания вывести должности:

          1.1. Старший инженер – 1 шт. единица.

          1.2. Кассир – 1 шт. единица.

          Ответственный – экономист Нежная Л. И.

          2. С 1 августа 2015 г. ввести в штатное расписание следующие должности:

          2.1. Старший инженер – 0,5 штатной единицы.

          3. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. в порядке, который установлен действующим трудовым законодательством:

          — довести до сведения работников информацию о предстоящем увольнении по сокращению штата;

          — предложить вакантные должности лицам, попадающим под сокращение;

          — довести до сведения органов службы занятости информацию о высвобождении сотрудников.

          4. Назначить комиссию по сокращению штата в следующем составе:

          Председатель комиссии – директор Чугунов А. А.

          Члены комиссии — специалист по кадрам Соловьева Л. В., юрисконсульт Крючкова Ю. М., экономист Нежная Л. И., главный бухгалтер Попова М. С.»

          Отметим, что создание комиссии по сокращению штата очень важно, ее члены чаще всего присутствуют при вручении уведомлений работникам, а также отвечают за соблюдение правильности составления документов, касающихся сокращения.

          Смена оклада на часовую тарифную ставку

          Случаются ситуации, когда требуется изменить способ формирования заработной платы для одного или нескольких работников. Иными словами, в штатном расписании заменить сумму оклада или тарифной ставки суммой часовой тарифной ставки. Это может происходить, например, по причине регулярного возникновения переработок, а также увеличения продолжительности рабочего дня, для удобства расчета зарплаты и ведения учета отработанного времени.

          Опять же подобные изменения требуют обоснования, производятся только по согласованию с работником, не должны уменьшать размер выплат. При этом распорядительная часть приказа будет выглядеть примерно так:

          «1. С 16 августа 2012 г. из штатного расписания вывести должности:

          1.1. Водитель 4-го разряда с тарифной ставкой 9082,50 руб. – 1 шт. единица.

          2. С 16 августа 2012 г. ввести в штатное расписание должности:

          2.1. Водитель 4-го разряда с часовой тарифной ставкой 55,04 руб. – 1 шт. единица.

          3. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. уведомить водителя 4-го разряда Иванова И. И. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы».

          Порядок хранения приказов

          Как уже упоминалось, приказ об изменении штатного расписания относится к приказам по основной деятельности, но допускается его издание под специальным индексом и хранение в отдельной папке для обеспечения конфиденциальности личных данных работников. Важно, чтобы документы могли быть оперативно предоставлены в случае какой-либо санкционированной проверки или по первому требованию руководства.

          Что касается срока их хранения, то, согласно действующему законодательству, приказы по основной деятельности сохраняются на протяжении всего существования предприятия.

          businessman.ru

          Внесение изменений в штатное расписание

          Штатное расписание не относится к документам, созданным на длительное время. Кадровые перестановки, увеличение или снижение оплаты за труд и другие моменты трудовых отношений требуют корректировки. Внесение изменений в штатное расписание допустимо, но должно проводиться в соответствии с требованиями закона и правами граждан. Рассмотрим основные моменты процедуры, чтобы исключить ошибки в кадровой документации.

          Исправить или создать новое

          Причины, требующие корректировки документа, бывают разными. Они определяют последовательность дальнейших действий кадровика или человека, назначенного руководством на ведение таблицы Т-3. Их порядок зависит от масштаба исправлений. Предусмотрены два варианта правок в штатном расписании:

        4. Корректируется действующий документ, если изменения незначительны и касаются некоторых граф. Печатается акт-приказ с перечислением позиций, подлежащих изменению или дополнению.
        5. Создается новое штатное расписание с присвоением очередного номера форме. Прежний перечень по кадрам теряет свою актуальность и остается на хранение.
        6. Замена происходит из-за серьезных кадровых перестановок, сокращения или расширения трудовых единиц, реорганизации предприятия, перевода сотрудников в другое подразделение, отдел, филиал или других серьезных новшеств, которые должны быть включены в кадровую структуру.

          Небольшие правки

          Основания для появления в ячейках документа новой информации должны быть оформлены приказом, изданным руководителем до внесения правок. Поводом могут служить кадровые перестановки относительно:

        7. Переименования подразделений, отделов.
        8. Сокращения штата (согласно ст. 81 ТК РФ).
        9. Переименования должности.
        10. Перерасчета зарплаты у части сотрудников.
        11. Исключения или введения вакантной должности.
        12. Реорганизации любого вида.
        13. Этот перечень причин может быть поводом для корректировки действующего штатного расписания. Основной этап преобразований – приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен содержать пояснение перемен. Если акт составлен неправильно, то изменения в штатном расписании могут быть признаны недействительными в случае какой-либо проверки или спорных вопросов между сотрудником и работодателем.

          Рассмотрим конкретный пример.

          Переименование должности сотрудника и увеличение оклада

          Сотрудник отдела продаж, должность которого – продавец-консультант, прошел обучение по направлению «менеджмент». Пошел на повышение по кадровой ветке. Изменился круг обязанностей, должность и оклад.

          Директор издал указ о внесении изменений в штатное расписание по причине оптимизации деятельности торгового отдела. Акт-приказ был составлен следующим образом:

          10 сентября 2017 года № 78 г….

          О внесении дополнений в штатное расписание

          По причине оптимизации торгового отдела

          Внести в штатное расписание № 4 от 01 февраля 2017 г. следующие дополнения с 15 сентября 2017 г.

        14. Дополнить «Торговый отдел» должностью «менеджер по продажам», одна шт. ед., оклад – 17 800 рублей.
        15. Перевести Иванову Н.Н. с позиции «продавец-консультант» на позицию «менеджер по продажам».
        16. Позицию «продавец-консультант» оставить вакантной, с окладом 11 300 рублей.
        17. Ответственным за внесение изменений назначить помощника бухгалтера Васильеву Е. А.
        18. Директор: Салтыков Д.Г.

          Помимо этого вносятся коррективы в трудовой договор и создается должностная инструкция менеджера по продажам. Для этого необходимо правильно оформить соглашение к ТД № … от …, где указываются причины изменений:

        19. Перевод сотрудника с должности «продавец-консультант» на должность «менеджер по продажам».
        20. Оклад 17 800 рублей.
        21. Новые должностные обязанности, которые прописаны в специальной должностной инструкции и даны сотруднику для ознакомления под подпись.
        22. Договор составляется в двух экземплярах и подписывается двумя сторонами. Изменения должны быть внесены в личную карточку Т-2 и трудовую книжку, чтобы не было разногласий в документах. Все данные по сотруднику должны быть идентичны в трудовом договоре и штатном расписании. В противном случае законными считаются условия, прописанные в договоре.

          После соблюдения всех этапов можно вносить правки в штатное расписание. Новая редакция вступает в силу с 15 сентября 2017 года, как указано в приказе директора. Это образец приказа о внесении изменений по конкретной причине, но может быть взят за основу для любой ситуации кадровых перестановок.

          Сокращение штатных единиц

          Часто поводом для внесения правок в форму Т-3 становится сокращение численности или штата сотрудников. Правки в штатное расписание должны быть оформлены правильно, чтобы избежать судебных разбирательств в необоснованности увольнения работников. До сокращения отдела, подразделения или конкретных должностей люди, являющиеся кандидатами на увольнение по сокращению, должны получить уведомление за два месяца до наступления этого часа (ст. 180 ТК РФ). Издается приказ, с которым сотрудник должен ознакомиться и который должен подписать.

          Есть определенный нюанс при сокращении штата и введении в действие новой редакции расписания – в нем не должно быть вакантных должностей или штатных единиц, на которые могли бы претендовать сокращаемые сотрудники методом перевода. Если работник был уволен по ст. 81, п. 2, ТК РФ, а на его место через некоторое время приняли нового человека с теми же трудовыми функциями, то можно предположить, что увольнение было незаконным. Через суд предприятие или индивидуального предпринимателя обяжут восстановить уволенного и/или выплатить компенсацию.

          Новая редакция расписания вступает в силу только через два месяца после его утверждения, если вопрос корректировки относится к сокращению работников. При возникновении спорных вопросов этот документ будет доказательством, что работодатель не нарушил прав бывшего сотрудника.

          Реорганизация предприятия всегда влечет за собой перестановку кадров и внесение изменений в штатное расписание. Если процесс масштабный, то лучше издать приказ о формировании нового бланка, а не обновленной редакции прежнего расписания.

          Серьезные корректировки

          Иногда основания для переоформления штатного расписания имеют большой масштаб. Обычно это касается не одного-двух сотрудников, а всего предприятия в целом. Тогда приказа о внесении изменений в действующее расписание по штатным единицам, даже в самом подробном изложении, недостаточно. Проще и правильнее оформить новую «штатку», чтобы исключить путаницу. Делают это, например, при повышении МРОТ на региональном уровне, если оклад сотрудников ориентирован на этот показатель.

          Изменение условий труда нескольких сотрудников тоже лучше оформить новым штатным расписанием. Это происходит при сокращении занятости, то есть количества часов работы.

          Некоторые предприятия вынужденно принимают меры по переоформлению работников на сокращенный рабочий день или неделю, когда возникает экономический кризис, спрос на продукцию уменьшается. Чтобы не закрывать производство полностью и не оставлять людей без работы, руководители принимают подобное решение, согласовав его с сотрудниками и раздав коллективу уведомления о грядущих переменах. При этом не забудьте подписать дополнительное соглашение к трудовому договору в двух экземплярах.

          Внести исправления по всем штатным единицам в прежнее расписание сложно. Количество сотрудников не меняется, но они будут занимать лишь ½ общей ставки. Количество штатных единиц и фонд заработной платы уменьшатся. По приказу руководителя формируется новая кадровая структура, присваивается следующий номер по порядку и утверждается подписью директора.

          Обычно предложения поступают от других представителей администрации или руководителей отделов, подразделений, самих работников. Создается служебная записка, в которой излагается предложение для рассмотрения руководством. Она может быть составлена в произвольной форме. Для первого раза можно найти образец служебной записки в интернете и скорректировать под свою ситуацию.

          Издавая приказ по любому поводу, о внесении изменений в штатное расписание или о создании нового документа, нужно быть внимательным в заполнении реквизитов.

          В приказе обязательно указывается:

        23. Тип документа – «приказ».
        24. Две даты – подписания и вступления в силу новой редакции «штатки».
        25. Подробное описание (по пунктам) всех изменений.
        26. Информация о назначении ответственного по заполнению расписания.
        27. Подпись директора.
        28. Если в приказе будут допущены ошибки, он может быть признан недействительным, а соответственно, и новая редакция локального документа.

          Подведем итоги

          Штатное расписание не является обязательным документом, но любая серьезная организация считает форму Т-3 полезной и удобной. Создается таблица обычно один раз в год, но предусмотреть все ситуации невозможно. Поэтому допустимы любые исправления, если подписан приказ о внесении изменений или о создании нового расписания штата. Если возникают сомнения, как внести изменения в действующий бланк, создавайте новую форму, присваивая следующий номер по порядку, и храните бланки в надежном месте.

          zhazhda.biz