Виды документов

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа
  • Согласование документа
  • Подпись
  • Печать
  • Отметки на документе

    • Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

    ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

    Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

    В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

    Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

    Сущность, признаки и свойства документа

    Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа.

    Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

    Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

    Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

    Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

    Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

    Автор документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

    Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

    Реквизиты документа

    Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

    В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

    Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

    Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

    Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

    Формуляр документа

    Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

    Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

    Классификация документов

    Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

    Виды документов по происхождению:

    • личного происхождения;
    • официальные.

      • Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

      Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

      Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

      Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

      Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

      Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

      Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

      • Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
      • Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
      • Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
      • Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
      • Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
      • Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
      • Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
      • Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
      • Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
      • Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
      • Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

        • В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

        Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

        Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

        Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

        • входящие (поступившие в организацию);
        • исходящие (отправляемые из организации);
        • внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
        • Совокупность этих документов образует документооборот организации.

          • Виды документов по числу затронутых вопросов:

          • простые;
          • сложные.

            • Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции).

            По ограничению доступа документы разделяются на:

            • секретные;
            • для служебного пользования;
            • несекретные (простые).

              • Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

              Виды документов по способу изложения текста:

              • индивидуальные;
              • трафаретные;
              • типовые.

                • В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

                В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

                Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

                По степени подлинности документы делятся на:

                • подлинники (оригиналы);
                • копии;
                • дубликаты.

                  • Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

                  Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

                  Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

                  Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

                  Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

                  Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

                  Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

                  Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.

                  По срокам хранения документы делятся на:

                  • документы постоянного;
                  • долговременного (свыше 10 лет);
                  • временного (до 10 лет) хранения.

                    • Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

                    www.grandars.ru

                    Деловые документы: понятие, виды, оформление. Бланки деловых документов

                    Как известно, в практической деятельности людей, предприятий, организаций широко используются деловые документы. Сам процесс создания делового документа или запись информации на различных носителях по установленным правилам представляет собой документирование.

                    Совокупность документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих между собой, отражающую деятельность любого предприятия образует систему документации (систему документационного обеспечения деятельности предприятия).

                    Определение документа, его функции и классификация

                    Определение документа можно найти в стандартах ISO, государственных стандартах Российской Федерации (ГОСТах).

                  • документ, документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [1];
                  • документ (document, records) – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности [2].

                    • Документ может быть создан посредством письма, рисунка, фотографии, кино- и звукозаписи и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

                    Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документом и функций и т.д. Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа. Документ выполняет две группы функций: общую и специальную.

                    К общим функциям относятся: информационная, социальная, коммуникативная, культурная. Специальные функции: управленческая, правовая, функция исторического источника (12-14% всех создаваемых в обществе документов).

                    Не существует документов, выполняющих лишь одну строго определенную функцию. Любой документ многофункционален. Поэтому разграничить документы можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

                    Все многообразие документов разделяется, в первую очередь, на официальные и документы личного характера. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным.

                    По стадии создания и оформления деловые документы разделяют на следующие виды:

                  • Подлинник (оригинал) официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа.
                  • Проект документа – деловой документ до момента его подписания соответствующим должностным лицом.
                  • Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Существуют нотариальные, официально заверенные, простые заверенные, незаверенные, дипломатические и др. копии документов.
                  • Дубликат документа – копия, имеющая силу подлинника, оформляется на документы, которые выпускаются в единственном экземпляре (аттестат, диплом, свидетельство о рождении и др.).
                  • Выписка – копия части документа, оформленная и заверенная в установленном порядке.

                    • Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и т.д. Делопроизводственные службы предприятия работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы.

                    В свою очередь, всю систему управленческой документации предприятия разделяют на:

                  • организационно-правовые документы (устав, положение об организации, регламент, штатное расписание, должностная инструкция и др.);
                  • организационно-распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление);
                  • информационно-справочные документы (деловые письма и записки, заявление, протокол, акт и др.).

                    • Существуют и другие классификации деловых документов.

                    Оформление деловых документов

                    Оформление деловых документов требует соблюдения правил, обеспечивающих, в первую очередь, их юридическую силу. Осуществляется оформление при помощи компьютерной техники. Отдельные внутренние документы и документы личного характера (заявления, доверенности, расписки, объяснительные записки) допускается писать от руки.

                    Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата A4 через 1,5 — 2 межстрочных интервала, на бланках формата A5 и менее — через один межстрочный интервал, шрифтом Times New Roman 14. Расстояние между отдельными реквизитами — от 1,5 (большинство деловых документов) до 3 межстрочных интервалов (телеграммы и телефонограммы). Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

                    Страницы делового документа подлежат нумерации. Если первая страница документа – бланк, то она считается, но не нумеруется. Все последующие страницы и считаются, и нумеруются. В документах ограниченного допуска, имеющих соответствующий гриф, нумерации подлежат все страницы.

                    Номера страниц в деловых документах проставляются арабскими цифрами (без точек и тире) посередине верхнего поля листа бумаги. Допускается выполнение документов с распечаткой текста на обеих сторонах листа бумаги. В этом случае нумеруются страницы и на лицевой и на оборотной сторонах.

                    Стандарт оформления организационно-распорядительных документов, относящихся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) представлен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

                    Бланки деловых документов

                    Деловые (управленческие) документы выполняются на чистых листах бумаги или на бланках. «Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации» [3].

                    Другое определение: «Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа» [4].

                    ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм), цвет бумаги белый или светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

                    • 10 мм — правое;
                    • 20 мм — верхнее;
                    • 20 мм — левое;
                    • 20 мм — нижнее.

                      • Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов, договоров, справок, записок, актов и др.

                      Бланки формата A3 (420 x 297 мм) проектируют для отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов, содержащих таблицы с множеством граф.

                      Бланки формата A6 (105 x 148 мм) изготавливают для резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.

                      Образцы общего бланка, углового и продольного бланка письма организации, продольного бланка письма должностного лица, бланка конкретного вида документа организации представлены в ГОСТ Р 6.30-2003, Приложение Б.

                      Другие статьи по данной теме:

                      • назад:Нормативно-методическая база делопроизводства
                      • далее:Реквизиты: понятие, классификация, виды. Юридическая сила документа

                      Список использованных источников

                      www.ekonomika-st.ru

                      Общие правила оформления документов

                      Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников. Каждый управленческий документ должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, поскольку они служат свидетельством, подтверждением фактов, явлений, событий.

                      Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации. Современные требования к оформлению документов фиксируют в государственных стандартах. Так, общие требования к оформлению управленческих документов предусмотрены стандартами: ГОСТ Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141- 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

                      ГОСТ Р 6.30 — 2003 устанавливает максимальный набор реквизитов документа, правила их оформления и расположения в документе, предусматривает виды бланков документов, требования к их оформлению и хранению и др.

                      Документ имеет юридическую силу только при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма: наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

                      Реквизит документа–это обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 6.30 — 2003).

                      Набор реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д. Для ряда документов состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами, отдельные виды документов могут быть оформлены организацией по собственному усмотрению с выполнением единых правил документирования. ГОСТ Р 6.30 — 2003 предусматривает и формуляр-образец документа.

                      Формуляр-образец организационно-управленческих документов представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец также устанавливает размеры стандартных полей в документе, расположение постоянных и переменных реквизитов.

                      Управленческие документы рекомендовано оформлять на бланках (см. тема 3, п.2).

                      При подготовке документов рекомендовано применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) любой версии, начиная от 6.0 с использованием шрифтов Times New Roman Cyr, либо Times DL, 12, 13, 14 кеглем через одиночный, полуторный или двойной интервалы.

                      При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего (нижнего) поля листа. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

                      – левое – не менее 20 мм;

                      – правое – не менее 10 мм;

                      – верхнее – не менее 20 мм;

                      – нижнее – не менее 20 мм.

                      На основе законодательных, нормативных и инструктивно-методических документов каждое учреждение (предприятие, организация) устанавливает собственные требования, предъявляемые к работе с документами, закрепляет их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. В данных документах должны быть закреплены и конкретные правила документирования, в том числе:

                      – права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

                      – состав документов, применяемых для документирования управленческой деятельности;

                      – компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

                      – порядок подписания, согласования и визирования документов, заверение их печатью;

                      – обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

                      studopedia.ru

                      Официально-деловой стиль речи

                      Правила оформления документов

                      Официально-деловой стиль.
                      Правила оформления документов.

                      Документы — это оформленные по установленным правилам и зафиксированные на разных носителях информации тексты, необходимые для реализации управляющих воздействий.

                      Правила оформления текстов деловых документов регулируются следующими стандартами:

                      Существуют пять типов записи для деловых документов:

                      Форма, в соответствии с которой составляется документ, определяется требованиями ГОСТов и действуюшими правилами оформления документов. В случае отсутствия законодательно закреплённых рекомендаций по составлению документа прибегают к сложившейся практике их оформления.

                      Составные части документа (его реквизиты) определяются рекомендациями ГОСТ Р 6.30 — 2003. «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

                      Для каждой разновидности документов набор реквизитов определяется отдельно в соответствии с требованиями ГОСТа, Гражданского или Налогового кодексов РФ, другими юридическими актами, а также сложившейся практикой делопроизводства. Отсутствие обязательных реквизитов документа может повлечь за собой признание его недействительным, а значит освободить партнёра от обязательств, зафиксированных в таком документе.

                      www.shpora07.narod.ru

                      Типы документов. Документ: понятие и виды

                      Документ представляет собой материальный объект, в котором содержится определенная информация. Слово имеет латинские корни и переводится как «доказательство, образец, свидетельство». Рассмотрим далее, какие бывают типы документов.

                      Терминология

                      В законодательстве содержится определение документа. В соответствии с ней, он представляет собой материальный носитель информации, зафиксированной в нем в форме текста, изображения, звукозаписи либо их сочетания. Практически все типы документов имеют свои реквизиты. По этим элементам можно идентифицировать носитель. Он используется для передачи сведений в пространстве и времени для хранения и последующего применения. Данное определение характеризует документ в узком смысле. В широком смысле в качестве такого носителя информации могут выступать различные объекты. Например, документами можно считать книги, скульптуры и так далее.

                      Основные характеристики

                      В настоящее время существуют различные типы документов. Все они имеют свою специфику, отличительные черты. Однако их все объединяет одно назначение — они применяются для передачи какой-либо информации. Важнейшими носителями сведений считаются документы гражданина. Они выступают в качестве удостоверений, позволяющих идентифицировать того или другого человека, указывающих на его принадлежность к какому-либо объединению или возможности осуществлять ту или иную деятельность. В информационных системах, с одной стороны, документ как материальный объект характеризуется комплексом значений его свойств (реквизитов, атрибутов), то есть его метаданными. Вместе с этим описывается содержание присутствующих и закрепленных в нем сведений. Это, как правило, осуществляется посредством индексов или кодов. Например, врачи, заполняя определенные медицинские документы, используют шифры вместо слов.

                      Делопроизводство

                      Различные типы документов могут касаться одного вопроса. В ряде случаев для упрощения работы с ними их объединяют. Совокупность носителей, посвященных какому-либо вопросу, называется документацией. В процессе ее создания и оформления осуществляется запись информации. Она выполняется по определенным правилам. Особенно это касается случаев, когда создаются документы предприятия. В организации в обязательном порядке должен быть человек, который будет фиксировать информацию на носители. Любые, в том числе общие документы компании, выступают в качестве источника тех или иных сведений.

                      При несоблюдении установленных правил важная информация может быть потеряна. В ходе документирования необходимо учитывать существующие законодательные нормы, соблюдать общегосударственные требования по составлению и оформлению сведений. Для более полной реализации предписаний издаются специальные инструкции, правила, устанавливается порядок делопроизводства. Так, бухгалтерские документы оформляются по ПБУ. В этих Правилах установлены основные требования к содержанию отчетности. Для упрощения работы используются бланки документов, утвержденные на правительственном уровне. Их использование обязательно для всех организаций, действующих в тех или иных сферах.

                      Классы документов

                      Все носители тех или иных сведений можно разделить по различным признакам. Так, по происхождению выделяют личные и официальные документы. К первым относят носитель информации, созданный человеком за пределами его профессиональной деятельности. К личным документам относят переписку, дневники, мемуары и так далее. Они все создаются в рамках частной жизни лица. Официальными считаются документы, которые составляются, оформляются и удостоверяются в соответствующем порядке физическим либо юрлицом.

                      В этой категории выделяют группу личных носителей сведений. К ним, в частности, относят документы, которые позволяют идентифицировать человека (вид на жительство, паспорт), удостоверяют образование и специальность (аттестат, диплом), трудовой стаж и так далее. Делопроизводственные службы осуществляют работу обычно с официальными носителями сведений. Большинство из них относятся к сфере управления. Они создаются для реализации таких функций и задач, как планирование, финансирование, учет (бухгалтерские документы), снабжение, контроль и так далее. В текущей деятельности компании используются служебные носители информации.

                      Категории по способу внесения сведений

                      В зависимости от того, как осуществляется запись информации, выделяют документы:

                    • Письменные. Это текстовый носитель, сведения в котором фиксируются разными видами письма.
                    • Рукописные. В такой документ сведения вносятся от руки.
                    • Текстовые. На таком носителе присутствует речевая информация, зафиксированная с помощью любой звукозаписывающей или письменной системы.
                    • Электронные. Эти документы создаются с использованием компьютера.
                    • Машинописные. На такие носители письменные знаки наносят с помощью технических средств.
                    • Изобразительные. Документы этой категории иллюстрируют информацию, путем иллюстрирования какого-то объекта.
                    • Фотографические — созданные с помощью фотоприемов.
                    • Кинематографические — аудиовизуальные или изобразительные документы.

                      • В управленческой деятельности компаний используются текстовые носители информации, которые созданы машино- или рукописным, а также электронным способами. Делопроизводственные службы осуществляют их обработку и хранение. Документы также могут быть:

                    • Беловыми. В таких документах текст составлен без помарок и исправлений или перенесен с другого носителя.
                    • Черновыми. Такие документы отражают работу редактора либо автора над текстом.

                      • В зависимости от отношения к управленческому аппарату организации различают входящие, внутренние и исходящие носители сведений. Они, как правило, имеют свой порядковый номер.

                      Объем содержания и ограниченность доступа

                      В зависимости от количества вопросов, которые освещает текст, различают простые и сложные документы. К первым относят, к примеру, заявления, письма и прочее. В их тексте затронут один вопрос. Сложные документы могут быть направлены нескольким должностным лицам, структурным подразделениям, учреждениям сразу. К ним, в частности, относят решения, постановления, приказы, инструкции и прочие. Часть из них используется как юридические документы.

                      К примеру, локальные нормативные акты организации — приказы, распоряжения. Среди них есть и технические документы. Например, это могут быть регламенты, стандарты, инструкции и так далее. В зависимости от ограничения доступа документы могут быть несекретными, секретными и для служебного пользования. Последние могут свободно использоваться при необходимости сотрудниками данной компании. Для работы с секретными документами необходимо получение специального разрешения. Использование их осуществляется по установленным правилам. Многие из них также используются как юридические документы. Секретные и служебные носители информации помечаются соответствующими грифами.

                      Способ изложения

                      По этому критерию документы разделяют на:

                      В последних содержание изложено в форме связанного текста. Автор (составитель, исполнитель) индивидуальных документов подготавливает оригинальное изложение, касающееся одного либо нескольких вопросов для исполнения определенной управленческой задачи. Такие носители информации представляют собой литературный текст. Трафаретные документы отличаются формализованным изложением. В них используются предварительно подготовленные фразы либо отдельные фрагменты повторяющегося текста и присутствуют пропуски для внесения переменных сведений. К самым распространенным видам таких документов относят справку или анкету.

                      Переменная информация вписывается в них обычно от руки. Для постоянной информации существуют специальные бланки документов. Например, это могут быть благодарственные письма, декларации и так далее. Типовыми документами пользуются для фиксирования повторяющихся сведений. Тексты составляются по образцу. Например, это могут быть правовые документы (соглашения, договора), инструкции, правила и так далее. Метод типизации в делопроизводстве используется для составления форм текстов — образцов (эталонов). На их основе уже создаются те или иные документы. Типовым называют текст-образец. Впоследствии на его основании излагаются тексты с аналогичным содержанием.

                      Степень подлинности

                      Документы могут быть оригинальными, дубликатами и копиями. Подлинниками называют единственный или первый экземпляр. Это, как правило, юридические документы, которые удостоверены подписью уполномоченного лица, грифом утверждения, оттиском печати и регистрационным индексом. В подлиннике в обязательном порядке присутствуют сведения, которые подтверждают его достоверность. Так, правовые документы, например, содержат информацию об авторе, месте, времени создания. Дубликатом называют повторный экземпляр. Такой документ также имеет юридическую силу. Дубликаты оформляются при утере оригинала. Например, в случае потери трудовой книжки, работодатель обязан выдать сотруднику повторный экземпляр. Копия полностью или частично воспроизводит информацию с подлинника. Такой документ не обладает юридической силой. Копия приобретает ее при нанесении на нее соответствующих реквизитов. Например, копия доверенности, заверенная у нотариуса, имеет юридическую силу.

                      Прочие критерии

                      В зависимости от срока, в течение которого информационные носители присутствуют в учреждении, выделяют: документы постоянного, временного (до десяти лет) и долговременного (больше 10 лет) хранения. Те или иные периоды устанавливаются Федеральным архивом и закрепляются в соответствующих перечнях. В зависимости от способа передачи различают:

                    • Телефонограммы.
                    • Телексы.
                    • Электронные сообщения.
                    • Телеграммы.
                    • Письма.
                    • Факсограммы.

                      • Для передачи одних используется офисная техника (факс, например).

                      Назначение информационных носителей

                      Документы, отобразив (зафиксировав) те или иные сведения, обеспечивают, таким образом, их накопление и сохранение, возможность передачи заинтересованным лицам, многократное использование. Носители информации считаются одним из обязательных элементов внутренней структуры организации, учреждения, компании, посредством которого обеспечивается взаимодействие подразделений. На основании той или иной информации принимаются различные решения. Сведения выступают как доказательства исполнения распоряжений, источник обобщений, материал для справочно-поисковой деятельности. Документ в управленческой работе является и предметом, и результатом труда, поскольку решение, которое принято, записывается, фиксируется в нем. Задача делопроизводителей следить за сохранностью, своевременной сдачей, выдачей информационных носителей. Если работа касается бумажных или электронных документов, то специалисты должны соблюдать установленные требования при их оформлении.

                      Основные признаки

                      К внешним параметрам документа относят те, которые отражают его размер и форму, способ записи, а также элементы оформления. Автором выступает юрлицо или человек, составивший текст. В документе присутствует несколько элементов, которые именуются реквизитами. В частности, к ним относят:

                    • Наименование.
                    • Адресата.
                    • Автора.
                    • Дату.
                    • Текст.
                    • Резолюцию.
                    • Подпись.
                    • Гриф утверждения, согласования и так далее.

                      • В различных документах используются разные наборы реквизитов. Некоторые имеют ограниченное количество обязательных элементов. Количество реквизитов зависит от цели создания, назначения, требований к форме и содержанию документа, а также способа записи сведений.

                      Он представляет собой совокупность реквизитов. Формуляр, который используется для определенного вида документов (распоряжения, приказа), называется типовым. Он характеризуется определенным набором реквизитов, которые располагаются в строгой последовательности.

                      К примеру, в формуляр заявления включают: адресата, автора, наименование документа, текст, личную подпись, дату. Один носитель информации считается единичным экземпляром. Однако деятельность организации оформляется и фиксируется в комплексе целого ряда документов. Они или их группы взаимодействуют определенным образом и соответствуют управленческим функциям. Совокупность носителей информации, которые взаимосвязаны по своему наименованию, назначению, признакам, сфере распространения, а также единым требованиям, предъявляемым к их оформлению, формируют систему документации. В настоящее время в деловом обороте компаний официальная информация помещается на бумажные и электронные носители.

                      businessman.ru