Реквизит 15 – адресат

Реквизит «Адресат» оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения. 1

В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. 2

При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже. 3

При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.

Управление производства и внедрения информационных систем

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. 4

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. 5

При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. 6 Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Генеральному директору
ЗАО «Термика»

Генеральному директору
А.Г. Цицину

Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Адресат» на письме

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается вопросом, изложенным в документе. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. 7

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. 8 Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об организациях и лицах, которым одновременно направлен данный документ. 9

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. 10

ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва, 115419

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. 11

Волгоградский пр., д. 5, кв. 12,
Москва, 109316

Почтовый адрес включает описание места нахождения пользователя услугами почтовой связи с обязательным указанием почтового индекса. 12

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» должен оформляться в соответствии с пунктом 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. № 234, согласно которому реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

  • название улицы, номер дома, номер квартиры;
  • название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
  • название района;
  • название республики, края, области, автономного округа (области);
  • название страны (для международных почтовых отправлений);
  • почтовый индекс.

ул. Орджоникидзе, д.11, Москва, 115419

ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

Строки реквизита «Адресат» центрируются по отношению к самой длинной строке или выравниваются по левому краю.

Для реквизита «Адресат» на бланке писем могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения. 13

Схема расположения реквизита «Адресат» приведена на рисунках 2 и 3.

__________
1 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2014 г. – 288 с.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.15.
3 Там же. – Пункт 3.15.
4 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 11.
5 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.15.
6 Там же. – Пункт 3.15.
7 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2014 г. – 288 с.
8 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.15.
9 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2014 г. – 288 с.
10 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.15.
11 Там же. – Пункт 3.15.
12 Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. № 234. – Пункт 21.
13 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 4.7.

Дополнительная информация:

www.edou.ru

Оформляем письма по ГОСТу

В любой организации письма составляют большую часть входящей и исходящей документации. Существует множество видов этих документов, и для каждого из них предусмотрен ряд правил по оформлению. Так как письма являются наиболее массовым видом управленческой документации, крайне важно знать, как грамотно их составить.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Какие существуют разновидности деловых писем;
  • Правила оформления служебных писем;
  • Каким ГОСТом регламентируется оформление деловых писем;
  • Какие реквизиты служебного письма являются обязательными;
  • Как оформить деловое письмо с приложением.

    • Правильное оформление писем – успех работы всей компании

    Деловыми (или служебными) письмами считаются те, которые служат для связи компании с внешними структурами. Причем, даже после того, как между руководителем организации и партнером по бизнесу или клиентом была достигнута некая устная договоренность, правила этикета предусматривают подтверждение этой договоренности. Это, в свою очередь, уже может считаться гарантией.

    Виды деловых писем

    Существует множество классификаций служебных писем. Обычно специалисты по делопроизводству выделяют 7 главных категорий.

    Категория

    Виды писем

    1. Коммерческие — как правило, составляют от имени юридических лиц и обычно имеют правовую силу. Используются, например, в ходе заключения коммерческой сделки, при подписании контракта. Примеры коммерческих писем: письмо-запрос, предложение, претензия.

    2. Деловые — как правило, призваны решать организационные или правовые вопросы, а также иные проблемы, возникающие в организации. Примеры собственно деловых писем: расписка, протокол собрания, приглашение.

    1. Информационные — создаются для того, чтобы донести некую информацию.

    2. Рекламные — создаются для того, чтобы повлиять на адресата нужным образом.

    По выполняемым функциям

    1. Инициативные — подразделяются на требующие ответа и те, которые ответа не требуют. Примеры: запрос, рекламация, извещение, напоминание, уведомление.

    По признаку адресата

    1. Обычные — как правило, направленные только одному получателю.

    2. Циркулярные — те, которые один адресант направляет нескольким получателям.

    По форме отправления

    1. Электронные письма — применяются организациями в целях быстрого решения вопроса, обычно не имеют юридической силы.

    2. Традиционные почтовые отправления — документы, имеющие юридическую силу. Примеры: оферта, договор, рекламация.

    1. Одноаспектные — в них, как правило, рассматривается только один вопрос, что является более предпочтительным вариантом деловой переписки.

    2. Многоаспектные — составляют только в случае, когда затронуты несколько вопросов, которые будет решать один исполнитель или одна организация.

    1. Регламентированные — их форма регламентируется правилами ГОСТ.

    2. Нерегламентированные — не требуют специального бланка или определенного формата бумаги.

    Практически любое письмо можно одновременно отнести к нескольким категориям, поэтому для каждого из них существуют свои правила оформления, учитывающие необходимые аспекты.

    Подготовка и составление служебных писем

    К оформлению рабочих писем предъявляются определенные требования. Обусловлено это, как правило, их принадлежностью к информационно-справочным документам. Так, адресант перед отправкой должен четко уяснить, кто является адресатом, какими сведениями он обладает, каков его статус, каким может быть ответ. Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем:

    изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, в случае необходимости – изучение соответствующих законодательных актов;

    подготовка и написание проекта текста;

    согласование проекта и необходимое редактирование;

    регистрация исходящего письма;

    Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: название компании и справочные данные, дату и регистрационный номер, адресата, собственно текст письма и заголовок к нему, подписи составителей, отметку о наличии приложений.

    Деловое письмо отражает имидж компании. Поэтому целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации согласно ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Значимость бланков определяется наличием в них необходимой справочной информации, а также присутствием символики предприятия, которая будет запечатлена в памяти адресата и будет соотноситься с брендом компании. Оформление реквизитов согласно ГОСТ Р 6.30–2003 позволит выдержать архитектонику делового письма, соблюсти пространственное соотношение его элементов, оформить текст в соответствии с правилами деловой переписки.

    Структура служебного письма

    Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения.

    Это наиболее значимая для целей общения часть. Так, благодаря правильно выбранной форме обращения можно не только привлечь внимание адресата, но и задать общий тон дальнейшего общения. Если же письмо не адресовано конкретному человеку, обращение можно опустить, в остальных случаях принято использовать стандартные языковые формулы – например, «Уважаемый Сергей Иванович!», «Господин председатель правительства!». Обращение пишется в середине строки.

    Вводная часть.

    В начале письма необходимо указать причины и основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию ссылками на сторонние документы и факты. Если возникает необходимость указания ссылок, делать это нужно в следующей последовательности: название акта, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

    Основная часть.

    В основной части указывают главную цель письма. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию.

    Заключение.

    В заключении принято делать выводы в виде просьб, предложений, отказов или мнений. Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Как правило, заканчивают стандартными выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой.

    При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как:

    • степень знакомства и характер отношений с адресатом;
    • общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора;
    • ситуацию, в которой происходит общение – ее официальность или неофициальность;
    • этикет и нормы, принятые в конкретной компании.

      • Оформление письма, образец:

      Оформление писем по ГОСТу

      Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста. Разрешается не использовать бланки только в случае, когда авторами являются одновременно несколько компаний.

      Требования к бланкам писем, а также состав реквизитов и правила оформления содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

      Вообще, компании вправе самостоятельно разрабатывать бланки писем, поскольку указанный ГОСТ носит рекомендательный характер, однако, исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами в организации. Для некоторых организаций ГОСТ Р 6.30-2003 является обязательным: например, федеральные органы исполнительной власти должны всегда сверяться с данным нормативом.

      01 — Государственный герб Российской Федерации;

      02 — Герб субъекта Российской Федерации;

      03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

      04 — Код организации;

      05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

      06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

      08 — Наименование организации;

      09 — Справочные данные об организации;

      10 — Наименование вида документа;

      12 — Регистрационный номер;

      13 — Ссылка на регистрационный номер и дату;

      14 — Место составления или издания;

      16 — Гриф утверждения;

      18 — Заголовок к тексту;

      19 — Отметка о контроле;

      20 — Текст документа;

      21 — Отметка о наличии приложения;

      23 — Гриф согласования;

      24 — Визы согласования;

      25 — Оттиск печати;

      26 — Отметка о заверении копии;

      27 — Отметка об исполнителе;

      28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

      29 — Отметка о поступлении документа в организацию;

      30 — Идентификатор электронной копии.

      Оформление письма по ГОСТу, образец:

      Оформление письма с приложением, образец:

      Правила оформления деловой переписки

      Деловая переписка предполагает использование официально-делового стиля общения. Особенность ее заключается в том, что участники обычно являются юридическими лицами, которые должны придерживаться довольно строгих правил общения, принятых в организации (или нескольких организациях).

      Существует несколько требований, которые предъявляются к данному виду общения.

      Стандартизация изложения. Сегодня существует множество терминов, специальных оборотов и формул, характерных именно для деловой переписки. Их применение позволяет существенно сократить время на подготовку, а готовые конструкции помогают не тратить время на поиск подходящих для конкретной ситуации терминов. Стандартизация существенно облегчает восприятие любых текстов и оптимизирует весь процесс документооборота.

      Нейтральный тон. Сдержанность и строгость при оформлении писем – норма официального общения. Нейтральный тон предполагает почти полное отсутствие экспрессивно или эмоционально окрашенных слов. Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения.

      Точность и однозначность формулировок. Получатель должен однозначно понять и трактовать смысл адресованного ему материала. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано.

      Лаконичность. Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа. Лаконичность изложения – это, прежде всего, исключение речевой избыточности, экономное применение языковых средств, отсутствие ненужных повторов и дополнительных сведений.

      Применение языковых формул. Шаблоны, широко применяемые в деловой переписке, являются ее неотъемлемой частью. Так, для побуждения к действию часто используются формулы: «Просим Вас рассмотреть вопрос…», «В подтверждение нашей договоренности…». Зачастую языковые формулы являются юридически значимыми элементами текста, без которых он не будет обладать необходимой силой. Например: «Гарантируем возврат денежных средств в размере…», «Контроль за выполнением задания возлагается на…».

      Использование терминов, лексических и графических сокращений. Благодаря использованию терминов в переписке автор может добиться однозначного понимания текста, что является крайне важной особенностью делового общения. Терминологию, которую можно и нужно использовать в сфере документационного обеспечения управления, регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

      Преобладание простых распространенных предложений. Официальное общение, как правило, основывается на употреблении простых распространенных односоставных или двусоставных предложений, что существенно упрощает процесс восприятия текста.

      Памятка по оформлению делового письма

      Бумага

      Должно быть напечатано на бумаге белого цвета или других светлых тонов.

      Формат листа – А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

      Поля

      Лист должен иметь поля не менее:

      20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

      Дата

      Датой письма считают дату его подписания. Ее оформляют арабскими цифрами, соблюдая последовательность: день, месяц, год. Например, «10.02.2017».

      Также разрешен словесно-цифровой способ оформления даты. Например, «10 февраля 2017 г.»

      Исходящий номер

      Исходящий номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом. Номер документа, который был составлен совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

      Ссылка на входящее письмо

      Ссылка на исходящий номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.

      Адресат

      Адресатом может быть как компания, так и ее структурные подразделения или отдельные сотрудники. Важно помнить, что в последнем случае инициалы указываются всегда перед фамилией. Название компании-адресата всегда указывают в именительном падеже.

      По правилам, не должно быть адресовано более чем четырем адресатам.

      Также в состав данного реквизита может включаться почтовый адрес, причем, сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес.

      Текст письма

      Сам текст может быть оформлен в виде таблицы, текста или соединения нескольких структур.

      При оформлении таблиц важно называть графы и строки существительными в именительном падеже. Если таблица продолжается на следующей странице, графы и строки нумеруются и на ней.

      Текст должен состоять из двух частей: причины/цели/основания составления письма и выводов/предложений/рекомендаций. Также текст может содержать только одну заключительную часть – к примеру, просьбу без пояснений.

      Если в письме ссылаются на акты других организаций, указывают их реквизиты: название документа, название организации, дату, регистрационный номер и заголовок.

      Приложение

      Деловое письмо с приложением оформляют так:

      Приложение: на 2 л. в 2 экз.

      Если же приложение не указывается в тексте, то необходимо указать его название, число листов и экземпляров. Например:

      Приложение: Договор купли-продажи на 3 л. в 2 экз.

      Если приложен документ с приложением, то отметка оформляется так:

      Приложение: письмо ФСС от 12.10.2017 N 03-2/923 и приложение к нему, всего на 7 л.

      Подпись

      Подпись предполагает указание должности сотрудника, подписавшего письмо и расшифровку этой подписи.

      Если подписывают несколько сотрудников, то подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

      Если должности равны, то подписи должны располагаться на одном уровне.

      Печать

      Печать заверяет подлинность подписей должностных лиц на документах, связанных с финансовыми средствами или на других документах, которые предусматривают заверение подлинной подписи.

      Исполнитель

      При необходимости указывают инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Обычно отметка ставится на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу.

      Сегодня служебные письма составляются в любой компании совершенно по разным вопросам, связанных с деятельностью как отдельных лиц, так и целых подразделений. Предметом писем могут стать запрос, уведомление, соглашение, претензия, отзыв, изменение и т.д. При этом правила хорошего тона предполагают, что любой документ будет оформлено в соответствии со всеми вышеуказанными требованиями. Благодаря этому, письмо (в какой бы форме оно не отправлялось) станет эффективным инструментом в работе каждого сотрудника и руководства компании в целом.

      www.sekretariat.ru

      Помощь: Реквизит «адресат»: правила составления и оформления

      РЕКВИЗИТ «АДРЕСАТ»: ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

      Реквизит «адресат» является одним из важных реквизитов документа. Он характеризует географическое и иерархическое положение документа. Адресат — это получатель документа (в отличие от адресанта — отправителя документа). Данный реквизит указывает, кому предназначена заключенная в документе информация. Обозначение адресата на документе необходимо экспедиционной службе организации для отправки (доставки) корреспонденции по назначению. При получении корреспонденции по адресату служба документационного обеспечения управления определяет правильность вложения и доставки документа по назначению. Грамотное и точное оформление реквизита «адресат» позволяет при получении документа быстро определить должностное лицо или структурное подразделение, которому подлежит передать документ на исполнение или рассмотрение.

      Адресат используется при составлении и оформлении различных видов документов, в первую очередь исходящих, т.е. отправляемых в другие организации. К их числу относятся письма, а также докладные и объяснительные записки, справки, представления, направляемые вышестоящим органам (должностным лицам). В то же время адресат указывается и на многих внутренних документах — тех, которые создаются организацией для внутреннего пользования и не подлежат отправке. К числу таких документов относятся докладные и объяснительные записки, справки, заявления, представления, которые, как правило, адресуются руководителю организации.

      Для адресата на документе отведено место в правом верхнем углу. При угловом варианте расположения реквизитов бланка адресат начинают печатать на уровне первой строки бланковых надписей, а при продольном — сразу под надписями бланка (в письмах — на уровне реквизитов «дата документа» и «регистрационный индекс», в других документах, при подготовке которых используется общий бланк, — на уровне реквизита «заголовок к тексту документа»). Печатается адресат от 4-го положения табулятора — после 32 печатных знаков при оформлении документа на пишущей машинке или 80 мм при оформлении на компьютере.

      В состав реквизита «адресат» могут включаться: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ, почтовый адрес.

      Каждая из составных частей адресата печатается с новой строки. Знаки препинания между ними не ставятся, но сохраняются в середине строк.

      Документ может адресоваться:

      — организации в целом;

      — структурному подразделению организации;

      — должностному лицу, не являющемуся руководителем;

      — группе однородных учреждений (должностных лиц).

      В зависимости от того, кому адресуется документ, адресат оформляется по-разному.

      Если документ адресован организации в целом, то наименование этой организации указывается в именительном падеже.

      www.busel.org

      Типичные и наиболее интересные ошибки при оформлении писем (часть 2)

    • Крестникова О.В. | заместитель начальника отдела входящей корреспонденции управления экспедирования документов административного департамента Центрального Банка Российской Федерации

      • Окончание статьи, начало опубликовано в № 11` 2005

      Автор на примерах демонстрирует, как отдельные ошибки в оформлении писем усложняют и запутывают процесс обработки входящих документов.

      К сожалению, далеко не всегда необходимые требования соблюдаются авторами писем, в частности, не учитываются:

    • поля;
    • границы зон расположения реквизитов.

      • Согласно ГОСТу 6.30–2003, каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

    • 20 мм левое;
    • 10 мм правое;
    • 20 мм верхнее;
    • 20 мм нижнее.

      • Их соблюдение позволит получателю поставить на документе отметки о поступлении документа в организацию, о контроле, об исполнении документа и направлении его в дело, резолюции, визы, а также разместить комментарии, уточнения, ссылки на тематически связанные с данным письмом документы и иные пометки, необходимые для удобства в работе.

      Широкое левое поле позволит подшить письмо в папку-скоросшиватель, не повредив текст. Поэтому, если вы распечатываете документ на обеих сторонах бланка, то на обороте листа широким следует сделать правое поле.

      Помните, что реквизит «адресат» размещают в правой части листа на одном уровне с наименованием организации-отправителя. Бывает, что наименование адресата располагается значительно выше, почти на верхнем поле документа, или «накладывается» на соседние реквизиты и тем самым затрудняет их прочтение. Во избежание подобных случаев при распечатке письма следует аккуратно подогнать реквизиты под разметку бланка (на бланке еще при его изготовлении в типографии могут быть отмечены границы расположения адресата, заголовка к тексту, текста документа).

      Отдельно следует затронуть вопрос использования различных шрифтов в оформлении письма. Нередко реквизит «адресат» выделяют курсивом, крупным или фигурным шрифтом. Между тем в дополнительном акцентировании здесь нет необходимости. Ведь адресат традиционно располагают обособлено от остальных реквизитов.

      Нередко авторы письма используют различные отметки, которые, так или иначе, ограничивают доступ к документу, например:

    • «для служебного пользования»;
    • «конфиденциально»;
    • «лично».

      • Последнюю надпись традиционно используют в случаях, когда направляются:

      • документы личного характера (например, партнер присылает сотруднику организации фотографии, сделанные во время деловой встречи, семинара);
      • служебные документы (например, корреспондент направляет уточненные сведения или страницы для замены в ранее присланном документе непосредственному исполнителю в организации-получателе.).

        • Наиболее распространенные ошибки при использовании отметки «лично» таковы:

        она ставится не на конверте, а на самом документе, что делает ее бесполезной. Подчеркнем, что отметку «лично» надо делать на конверте письма, содержащего конфиденциальную информацию, при этом указав:

          точное наименование подразделения, где работает адресат,

        его инициалы и фамилию.

        В таком случае конверт передадут адресату не вскрывая;

        в конверте с надписью «лично» направляют служебные документы, подлежащие учету.

      Финансовый отдел регионального представительства крупной компании направляет в центральный офис свое штатное расписание. К документу составляют сопроводительное письмо, оформленное на бланке с соблюдением всех правил, в том числе с присвоением регистрационного номера. Исполнитель знает, кто в центральном офисе занимается вопросами штатного расписания, и потому запечатывает документ в конверт с отметкой «А.Б. Иванову лично» и передает в экспедицию для отправки. В центральном офисе конверт передают адресату — А.Б. Иванову через журнал нерегистрируемой корреспонденции. А.Б. Иванов вскрывает конверт, обнаруживает в нем служебный документ и возвращает его в службу ДОУ для регистрации.

      Получается, что письмо было учтено дважды и на его обработку было затрачено больше времени, чем если бы отметка «лично» на нем отсутствовала. Более того, в региональном представительстве не осталось подтверждения об отправке штатного расписания, так как в описи экспедиции обозначен конверт, предназначающийся А.Б. Иванову «лично».

      В описываемом случае не было необходимости в оформлении конверта с надписью «лично». Достаточно было указать фамилию сотрудника на сопроводительном письме в реквизите «адресат», чтобы документ передали ему напрямую.

      Иногда отметки используют для привлечения внимания к вопросу, затронутому в письме, желая показать его значимость для отправителя. И здесь важно быть абсолютно уверенным в том, что получатель вас правильно поймет.

      Может случиться так, что добавленная «для солидности» отметка окажется, например, реквизитом секретного делопроизводства. Отправитель рассчитывал на скорое рассмотрение письма, а достиг прямо противоположного результата — оно «застряло» на этапе первичной обработки до выяснения значения отметки и правомерности ее использования.

      Кроме того, ненормативная отметка может стать причиной отказа в приеме письма получателем.

      На ошибках учатся!

      В первой части статьи (опубликованной в № 11 за 2005 г.) мы подробно рассмотрели типичные ошибки в оформлении отдельных реквизитов письма. Но зачастую в одном документе можно найти не одно, не два, а целый букет серьезных нарушений, которые способны существенно повлиять на прохождение письма в организации-получателе, значительно задержать решение вопроса. Давайте рассмотрим и проанализируем допущенные ошибки на примере конкретного письма:

      Проанализируем оформление данного шедевра:

      Первое, на что обращаешь внимание, — цитата из Уголовного кодекса в правом верхнем углу документа. Грозность этой фразы смягчает ошибка в слове «информацию». Стоит отметить, что на бланке письма не должно быть каких-либо неустановленных отметок, отвлекающих внимание от самого документа.

      Указан неполный адрес в реквизите «справочные данные об организации»: только фактическое местонахождение офиса организации. Это вызывает удивление автора статьи — грозные адвокаты должны знать, что суды всю свою корреспонденцию направляют простой или заказной почтой даже в государственные организации. А разыскивать офис негосударственной фирмы они точно не станут. Поэтому здесь должен быть указан полный почтовый адрес с индексом, по которому организация зарегистрирована в почтовом отделении.

      Указан вид документа — адвокатский запрос. Как мы уже знаем, вид документа на письме не указывают. А может быть, это заголовок? Но в таком случае этот реквизит следует разместить слева над текстом письма. При этом заголовок должен передавать основную мысль текста.

      Адресат указан в довольно непривычном месте — под заголовком. Ведь на его традиционном месте исполнитель поместил грозную цитату из Уголовного кодекса и для важного реквизита — адресата — просто не осталось места!

      Дата документа указана дважды. Второй раз — ниже текста, на месте указания должности лица, подписавшего документ.

      Оформление реквизита «подпись» вообще не подчиняется никаким требованиям. Наименование должности подписавшего указано вместе с фамилией.

      Печать должна захватывать реквизит «подпись». В ГОСТе об этом не сказано. Но кроме ГОСТа существует здравый смысл. Такой оттиск легко скопировать и поместить на макет другого документа. А потом отправить по факсу или передать отсканированное и отредактированное изображение по электронной почте, выдавая за подлинный документ. Никаких специальных программ по обработке изображений или особых навыков для этого не требуется.

      И самое главное. Посмотрите на документ и скажите — кто автор? Среди претендентов три организации, расположенные в разных городах, и даже в разных регионах:

      — РОО «Объединение частнопрактикующих адвокатов», город Москва, согласно реквизиту «наименование организации»;

      — Ростовская областная палата адвокатов, согласно реквизиту «подпись»;

      — Адвокатское бюро № 1 город Волгодонск, согласно оттиску печати.

      Более того, ответ просят выдать на руки физическому лицу, о котором известны лишь его фамилия, имя и отчество. Получателю необходимо знать, является ли Валентина Васильевна Мылкова сотрудником «Объединения частнопрактикующих адвокатов» или их официальным представителем. В этих случаях необходимо указать номер ее служебного удостоверения или учетные данные доверенности. В противном случае В.В. Мылкова не сможет забрать ответ, так как это будет неправомерно. Ведь нет достоверного подтверждения того, что она является законным представителем автора запроса. В связи с вышеизложенным, остается неясным, кому именно должностные лица организации-получателя обязаны предоставить информацию?

      Учитывая наличие вышеозначенных ошибок, получатель такого письма вправе оставить его без внимания.

      А теперь приведем образец правильного оформления проанализированного нами письма.

      Мы удалим все лишние элементы:

      — цитату в правом верхнем углу листа,

      — наименование вида документа и

      — дату документа, продублированную под текстом.

      Оттиск печати в данном случае также не является обязательным — письмо оформлено на бланке и не затрагивает вопросы, для которых требуется дополнительное утверждение полномочий должностного лица.

      Объем текста не превышает один абзац, а значит, нет необходимости в составлении заголовка.

      Так как документ оформлен на бланке, в реквизите «подпись» должность подписавшего укажем кратко.

      Теперь, посмотрев на документ, получатель сразу поймет, кто его автор и куда следует направить ответ. О его передаче представителю организации-автора запроса допускается договориться с исполнителем в организации-получателе устно, по телефону. Если представитель организации приезжает за запросом, то он должен иметь при себе доверенность, в которой будут указаны его паспортные данные, и документ, удостоверяющий личность.

      www.delo-press.ru