Как грамотно составить выписку из приказа о приеме на работу?

Приказы, издаваемые в организациях – достаточно пространные документы.

Это оправдано, поскольку в них необходимо прописать все детали, важнейшие моменты и регламентировать все нюансы, чтобы в будущем не возникали спорные ситуации и претензии участвующих сторон.

Что это за документ?

Временами возникают ситуации, когда заинтересованным лицам необходим официальный документ, который служил бы подтверждением сказанного в приказе о приеме на работу сотрудника.

Отправить ксерокопию документа – не самое лучшее решение, поскольку для адресата излишне знакомиться с множеством дополнительной информации. Более того, зачастую приказы содержат конфиденциальные сведения, которые не подлежат разглашению третьим сторонам. Выход простой – составление выписки.

Выписка представляет собой акт, который содержит конкретные пункты приказа, потребовавшиеся адресату. Как правило, она содержит только один пункт, к примеру, дату принятия на работу. Выписка – распорядительный документ полноценного характера, выступающий подтверждением, обладающий законной силой и содержащий данные лишь о конкретном сотруднике.

Когда он необходим?

Самый распространенный вариант – данные необходимы для учреждений государственной или муниципальной власти (например, Службе занятости) для оформления пенсии или подтверждения стажа работника.

Также в качестве адресата может выступать сотрудник, контрагент либо представитель налоговой инспекции.

Узнать все нюансы порядка ведения кассовых операций в РФ вы можете здесь.

Необходимое содержание

Документ оформляется аналогичным образом, что и сам приказ, то есть на фирменном бланке организации с идентичными реквизитами. Таковыми являются:

  • Эмблема предприятия либо товарный знак, который расположен вверху по центру бланка.
  • Полное название компании. Должно соответствовать учредительной документации.
  • Регистрационный номер. Он не меняется – аналогичный номеру приказа.
  • Дата, которая должна совпадать с датой издания непосредственно приказа.
  • Место, где он был издан.
  • Наименование «приказ» надо изменить на «выписка из приказа». Указывается в центральной части формы, пишется заглавными буквами, точку в конце не ставить.
  • Текст, содержащий информацию распорядительной части. Состоит исключительно из пунктов, касающихся непосредственно работника, в отношении которого готовится акт.
  • Фамилия и инициалы, наименование должностного лица, которое подписало приказ. Необходимость наличия личной подписи отсутствует.
  • Пошаговое руководство по заполнению:

  • Сначала надо определиться, какая часть документа должна быть отражена в выписке. Зачастую достаточно единственного пункта, но он может уточняться и в иных частях бумаги. В этом случае понадобится указать всю информацию, которая имеет отношение к делу.
  • Начало текста – преамбула приказа, если она есть. Если отсутствует – текст начинается с «приказываю».
  • Указание содержательной части. Перенести данные необходимо без изменений. В случае наличия порядкового номера пункта его требуется сохранить.
  • Акт следует заверить, в противном случае он не будет законен с юридической стороны.
  • Заверительная надпись «верно».
  • Должность лица, которое заверило акт.
  • Его личная подпись с указанием расшифровки.
  • Дата заверения.
  • Печать предприятия. Допускается применение печати кадровой службы.
  • Выписка представляет собой стандартный документ, выступающий подтверждением какой-либо информации. Содержит только необходимые для адресата конкретные данные определенного приказа.

    Принципиальные требования к ее оформлению отсутствуют – возможно заполнение фирменного бланка с идентичными реквизитами, что и при издании непосредственно приказа. Важно помнить о названии и заверении.

    znaydelo.ru

    Как сделать выписку из приказа о приеме на работу?

    Приказы о приеме на работу содержат сведения, касающиеся нескольких сотрудников и, как правило, бывают довольно объемными.

    Поэтому для предоставления их в какую-либо организацию не копируют целиком, а делают выписку из приказа на определенного сотрудника.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 755-93-21 . Это быстро и бесплатно !

    Что такое выписка из приказа о приеме на работу?

    Выписка — это такой же распорядительный документ, сохраняющий все реквизиты организации, но содержащий информацию только об определенном сотруднике.

    Как правило, они могут потребоваться в государственные и муниципальные органы (например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии) или же в другие органы и инстанции, возможно вышестоящие.

    В каких случаях она делается?

    В соответствии с частью 1 ст. 62 Трудового кодекса РФ работодатель в обязательном порядке должен предоставлять работнику копии всех документов, связанных с работой, в том числе и о приеме. Это делается по письменному заявлению работника в течение трех рабочих дней.

    В этом случае нет никакой необходимости копировать его целиком, поэтому для экономии времени и сохранения корпоративной этики выписки делаются отдельно на каждого сотрудника.

    Как правильно оформить?

    Приказы о приеме на работу бывают двух видов: по основной деятельности и по личному составу. В зависимости от того, выдержку из какого приказа мы делаем, будет зависеть и оформление, хотя расхождения между ними незначительные.

    «Шапка» выписки выглядит абсолютно так же, как и сам приказ. Она содержит следующие реквизиты:

    1. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) располагается в верхней центральной части бланка в соответствии с уставом (положением организации).
    2. Название организации. Это полное наименование, соответствующее учередительным документам организации. Сокращения не допускаются, кроме утвержденных аббревиатур. Если имеется вышестоящая организация, то ее сокращенное название (а при его отсутствии – полное) указывается на бланке выше наименования самой организации – автора документа.
    3. Регистрационный номер. Он остается таким же, как и у приказа. Допускается
      написание, как в печатном виде, так и от руки.
    4. Датируется тем же числом, что и приказ.
    5. Вид документа меняется. Слово «ПРИКАЗ» заменяется на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА». Пишется по центру, заглавными буквами, точка не ставится.
    6. Констатирующая часть. Если таковая имелась в приказе, то ее приводят полностью. В приказах по личному составу она отсутствует, поэтому пишется лишь слово «приказываю».
    7. Распорядительная часть. В нее входят только пункты, касающиеся того сотрудника (сотрудников), на которого готовится выписка.
    8. Указывается фамилия и инициалы, наименование должности лица, подписавшего приказ. Личная подпись не требуется.

    Образец выписки из приказа о приеме на работу:

    Заверяется выписка из приказа пометкой «Верно» и личной подписью уполномоченного сотрудника, как правило, это руководитель кадрового органа. Обязательными являются расшифровка подписи с указанием даты заверения.

    Должностное лицо пишет заверительную надпись от руки или же может воспользоваться специальным штампом, если таковой имеется.

    Также на нейдолжна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации. Для внутренней работы заверительная надпись печати не требует.

    Срок действия и срок хранения

    Нет никакого регламентирующего документа, который бы говорил о сроках действия выписок из приказа о приеме на работу, следовательно, они являются бессрочными.

    Сроки хранения выписок из приказа о приеме на работу зависят от того, в каком деле они хранятся.

    Так, например, в личных делах они будут храниться постоянно. Отдельно формировать дело с выписками не имеет смысла, так как уже имеется дело с самими приказами.

    Итак, оформляя выписку из приказа о приеме на работу, следует быть очень внимательным, как и с любым кадровым документом. Но если соблюдать все нормы кадрового делопроизводства, то в этом нет ничего сложного.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


    moyafirma.com

    Оформление выписки из приказа и из других документов: советы и рекомендации

    Статьи по теме

    Работодатель имеет право не предоставлять копии документов целиком, если в них упоминаются третьи лица. В статье рассказывается, как правильно оформить выписку из приказа и других документов.

    Из статьи вы узнаете:

    Есть ситуации, когда работодатель не должен предоставлять копии документов целиком, даже если на этом настаивают проверяющие органы, работник или суд. Например, содержание документа затрагивает персональные данные других работников, их фамилии, размеры зарплат, премии и т. д.

    В том случае, если требуется предоставить информацию, касающуюся одного конкретного сотрудника, руководство может подготовить выписку из документа. В таком случае требования закона будут соблюдены, а конфиденциальная информация не получит разглашения.

    Как заверить выписку из приказа по запросу суда

    Специальных требований к оформлению выписки законодательство не предусматривает. Но и ксерокопия документа юридической силы не имеет. Суд не примет обычную копию в качестве доказательства. Выход – оформить выписку одним из двух способов. Первый – в виде обычного текста. Второй – воспроизвести необходимую часть текста документа в виде таблицы, как в подлиннике.

    Выписку оформляют на общем бланке организации.

    Она должна содержать следующие обязательные реквизиты:

  • полное официальное название предприятия;
  • название вида деловой бумаги, из которой осуществляется выписка, например, «Выписка из приказа»;
  • регистрационный номер деловой бумаги, из которой производится выписка, а также место и дата ее выдачи;
  • информация (отметка), подтверждающая факт нахождения оригинала документа на данном предприятии;
  • подпись уполномоченного лица;
  • оттиск печати предприятия (ставится, в случае предоставления выписки в стороннюю организацию.
  • Выписка из приказа или другого документа обретает юридическую силу после того, как она будет заверена. Отдельных правил заверения данного документа не существует. Она заверяется так же, как и копия документа (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003).

    Чтобы заверить выписку из приказа или другого документа, на ней нужно указать следующее:

    1. Заверительная надпись: «Верно»;
    2. Должность лица, которое заверило копию;
    3. Подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия),
    4. Дата, когда была заверена.
    5. Оттиск печати предприятия.
    6. Вы может по собственному усмотрению выбрать печать, оттиском которой будет заверен документ. Чаще всего для этого используется печать отдела кадров. Личную подпись работника и руководителя, подписавшего документ, в выписке приказа воспроизводить не нужно.

      В ООО «Чудо» поступил запрос из суда по иску менеджера отдела сбыта Вероники О. о взыскании премии. Чтобы не раскрывать размер премии других сотрудников, кадровик подготовила выписку из приказа о премировании (образец выше). В документ она включила фрагмент табличной части, касающийся одного работника, а также мотив и вид поощрения.

      Как сделать выписку из приказа и как оформить выписку из приказа, можно узнать из статьи по ссылке.

      www.sekretariat.ru

      Выписка из приказа.

      Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

      » ПРИКАЗ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
      23 мая 1995 г. N 13

      ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
      В МИНИСТЕРСТВАХ, ГОСКОМИТЕТАХ И ДРУГИХ ЦЕНТРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ
      УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ
      РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

      2.3.16. Оформление копий документа.
      Организация может засвидетельствовать копии (выписки) только
      тех документов, которые создаются в самой организации. Снятие копий
      с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих
      организаций. Как исключение, разрешается изготавливать копии
      (выписки) документов, выданных другими организациями, при решении
      вопросов приёма граждан на работу, удостоверения их трудовых,
      жилищных и других прав, при формировании личных дел работников
      (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и
      др.).
      Копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все
      реквизиты этого документа, её следует оформлять на бланке или
      обычной бумаге с воспроизведением полного текста бланка подлинника.
      На первом листе копии (выписки), в правом верхнем углу, указывается
      слово «Копия» или «Выписка» (без кавычек).
      При оформлении копий (выписок) документов, касающихся прав
      граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется
      отметка, кому и когда она выдана, и на самой копии — отметка о
      местонахождении подлинника (название организации, выдавшей копию).
      Копии документов (выписки) должны иметь заверительную отметку,
      проставляемую под реквизитом «подпись»; отметка оформляется по
      образцу:

      Верно
      Инспектор
      отдела кадров Личная подпись И.О.Фамилия
      09.10.93

      При пересылке копии документа в другие организации или передаче
      её на руки, заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью.
      На копиях исходящих документов, оставляемых в деле организации,
      текст бланков не воспроизводится, проставляется дата подписания,
      регистрационный индекс и заверительная отметка.
      Размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие
      факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью службы ДОУ;
      на экземплярах указывается номер заказа на размножение, тираж и дата
      размножения. На размноженных экземплярах документа, воспроизводящих
      факсимильную подпись подлинника печать не ставится. «

      kadrovik.by

      Справки, копии и выписки из документов

      • Каменева Екатерина | эксперт в области документационного обеспечения управления
      • В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011-93) существует несколько разных форм документов, в названия которых входит слово «справка» и которые относятся к разным системам документации. Убедитесь сами:

        Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93 (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в редакции от 08.06.2009 г.)

        В рамках настоящей статьи мы будем рассматривать только справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации и оформляемые в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.

        Определение данного вида документа не содержится в нормативно-правовых актах, но его можно найти в Кратком словаре видов и разновидностей документов ВНИИДАДа 1 :

        Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

        Итак, справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две группы:

      • те, что описывают факты и события, связанные с основной деятельностью организации;
      • те, что подтверждают сведения биографического или служебного характера о человеке.

      Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными в настоящее время. К ним относятся справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места обучения и т.д. Эта группа справок является внешними, т.е. предназначается для представления в другие организации.

      Справки, относящиеся к первой группе, могут быть как внешними, так и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (часто вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Поэтому сначала мы рассмотрим требования к оформлению внешних справок.

      Внешние справки

      Внешние справки должны оформляться на бланке. А в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 выделяются три вида бланка по видам документов, оформляемых на них:

    7. общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма);
    8. бланк конкретного вида документа (кроме письма);
    9. бланк письма.
    10. Итак, по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 справки должны оформляться на общем бланке или бланке конкретного вида документа (т.е. на бланке справки). Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие (см. Примеры 1 и 3):

    11. Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации/ товарный знак (знак обслуживания) 2* ;
    12. наименование организации (знак обслуживания) * ;
    13. наименование вида документа (СПРАВКА) * ;
    14. дата документа ** ;
    15. регистрационный номер документа ** ;
    16. место составления или издания документа * ;
    17. заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);
    18. текст документа;
    19. адресат;
    20. подпись;
    21. оттиск печати (для справкок биографического или финансового характера).
    22. Для справок можно использовать бланки как с угловым расположением реквизитов, так и с продольным. Однако первый вариант является более предпочтительным, так как в данном случае правая сторона верхней части бланка используется для размещения реквизита «адресат». А это позволяет более экономно использовать площадь листа.

      В процессе подготовки справки реквизиты оформляют в соответствии со схемами расположения реквизитов, приведенных в приложении А ГОСТа Р 6.30-2003. Между реквизитами оставляют два–четыре межстрочных интервала.

      Датой справки является дата ее подписания, которая, как правило, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 14.01.2009. При этом допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 февраля 2009 г.

      Регистрационный номер располагается на одной строке с датой документа и включает порядковый номер, который может дополняться индексом или несколькими индексами. Порядковые номера справкам должны присваиваться в течение календарного года, т.е. первая справка в календарном году должна иметь порядковый номер 1.

      Дату и регистрационный номер справки принято оформлять в момент регистрации документа (т.е. после подписания), поэтому правильнее их проставлять на документе вручную, а не печатать при подготовке справки.

      Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: «Об организации авиаперевозок туристов во втором полугодии 2009 года».

      Заголовок в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 должен печататься от поля без кавычек, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На справках, оформленных на формате А5, заголовок допускается не указывать.

      Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может и не содержать оснований для его подготовки, тогда справка включает только одну часть с описанием фактов (событий).

      Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

      Текст справки биографического характера обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Ряд справок биографического характера выдается по типовым, часто повторяющимся ситуациям, и для их подготовки могут использоваться унифицированные бланки с трафаретным текстом.

      В тексте справки не следует использовать архаичные обороты, например: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… действительно работает…».

      Внешняя справка биографического характера, оформленная на бланке формата А5

      Реквизит «адресат» должен оформляться на справках в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Если справка адресована организации или ее структурному подразделению, то их наименования указывают в именительном падеже (см. Пример 1).

      При адресовании справки должностному лицу его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел:

      Справки в обязательном порядке должны подписываться уполномоченным на это должностным лицом или двумя должностными лицами. Как правило, внешние справки имеет право подписывать руководитель организации или его заместитель.

      Справки, содержащие сведения финансового характера, должны подписывать два лица: руководитель организации и главный бухгалтер. Кроме того, на данные справки должен проставляться оттиск печати.

      Внешняя справка, оформленная на бланке формата А4

      Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического характера, также должны подписываться двумя лицами: руководителем организации и руководителем кадровой службы (или главным бухгалтером), и на них тоже должен проставляться оттиск печати.

      В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и через пробел фамилия). Так как справка составляется на бланке, при оформлении реквизита «подпись» наименование должности указывается в сокращенном варианте, т.е. наименование организации не включается (см. Пример 1).

      При подписании справки несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: например, сначала генеральный директор и за ним – главный бухгалтер или начальник отдела кадров (как показано в Примере 1).

      Итак, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 внешние справки должны оформляться на общем бланке или бланке справки. А бланк письма для этой цели не должен использоваться. Но что происходит в настоящее время на практике? Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, а во-вторых, некоторые организации предъявляют дополнительные требования к справкам. Например, при получении некоторых виз необходима справка с указанием адреса и телефона компании. Поэтому в настоящее время можно встретить справки, которые оформлены на бланке письма с такими реквизитами, как справочные данные об организации (адрес, телефон и др.). При этом на бланке письма где-то на свободном месте добавляется еще один реквизит: наименование вида документа – СПРАВКА.

      Внутренние справки

      При подготовке внутренних справок обычно придерживаются следующих правил оформления. В отличие от внешних справок внутренние оформляются не на бланке, а на стандартом листе бумаги формата А4 (210 . 297 мм) или А5 (148 . 210 мм). При этом в составе реквизитов есть отличия – на внутренних справках обязательно оформляются следующие реквизиты (см. Пример 4):

      • наименование структурного подразделения – автора документа;
      • наименование вида документа (СПРАВКА);
      • дата документа;
      • регистрационный номер документа;
      • заголовок к тексту (при оформлении на листе бумаги формата А4);
      • подпись (подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем, при этом указывается должность в сокращенном варианте – без наименования организации).
      • Копия документа

        Часто бывают ситуации, когда сторонней организации, должностному или физическому лицу нужен тот или иной документ, но подлинник отдать им не могут. В данной ситуации на выручку приходит копия документа.

        Определение копии документа можно найти в ГОСТе Р 51141-98 и в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

        «Копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

        В терминологии делопроизводства, кроме понятия «копии документа», используется термин «заверенная копия документа». При этом именно вторая из них имеет юридическую силу.

        Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

        Порядок заверения копий организационно-распорядительных документов устанавливается в ГОСТе Р 6.30-2003, и для этого используется реквизит «отметка о заверении копии».

        3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

        Верно
        Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
        Дата

        Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

        Методические рекомендации ВНИИДАД по ГОСТу Р 6.30-2003 немного уточняют данные требования.

        3.21. Отметка о заверении копии (реквизит 26).

        …При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).

        Но в связи с тем, что ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, необходимость заверения печатью копии, предназначенной для передачи в структурное подразделение внутри организации или ее должностному лицу, как правило, закрепляется в инструкции по делопроизводству организации. А вот копии документов, предназначенные для использования вне организации, принято заверять печатью.

        При этом обязанность заверять печатью копии документов, касающихся прав и интересов граждан, закрепляется и в действующем Указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 г. No 9779-X. Этот же документ вместо слова «Верно» предписывает в заверительной надписи писать более развернутую текстовую конструкцию: «Копия верна, подлинный документ находится в ». Некоторые организации используют еще более развернутую конструкцию, добавляя информацию о том, в каком деле хранится подлинник (именно такой вариант сейчас описан в проекте Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

        Отметку о заверении копии документа принято располагать в соответствии с приложением А 3 ГОСТа Р 6.30-2003, а именно – в нижней части листа копии. Такой вариант идеально подходит для одностраничного документа. А как быть с многостраничными копиями? Их рациональнее сначала прошивать, а затем на последней странице оформлять реквизит «отметка о заверении копии».

        Для большинства видов документов в правовых актах не устанавливается каких-либо определенных требований к прошивке листов их копий. Обычно данную операцию осуществляют так: листы прошиваются вручную на 2 или 4 прокола. После прошивки листов на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7 или меньше, на котором указывают количество прошитых листов, а также наименование должности лица, заверившего его прошитие, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого при прошивке листов обычно проставляют оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии.

        Личный росчерк тоже стараются ставить так, чтобы он частично располагался на последнем листе сшива, а частично – на приклеенной поверх нити наклейке. Заверительный текст удобно сразу распечатать на приклеиваемом листке (тогда он не будет заходить за его пределы); в некоторых организациях используют специальные штампы либо пишут такой текст вручную (в этих случаях в качестве дополнительной защиты от подлога можно располагать заверительный текст так, чтобы он выходил за пределы приклеенного листка).

        Итак, покажем возможные правильные варианты оформления заверенной многостраничной копии документа. В Примерах 7 и 8 состав и расположение текста разные, оба варианта правильные. Каким образом текст наносится (вручную или на принтере, как в Примере 7, либо при помощи единого или нескольких штампов, как в Примере 8), значения не имеет.

        Если правовым актом установлены правила для прошивки листов копии документов определенного вида, то они должны соблюдаться.

        Копия декларации, состоящая более чем из одного листа, прошивается.

        Нумерация листов (страниц, если на подлиннике декларации заполнены обе стороны листа) на копии декларации осуществляется в случае, если такая нумерация отсутствует на подлиннике декларации.

        Копии документов в организации должны заверять только уполномоченные на это должностные лица. Права и обязанности работников заверять копии, как правило, закрепляются в должностной инструкции или инструкции по делопроизводству. Для этой же цели еще может издаваться распорядительный документ.

        В конце разговора о копиях отметим, что в определенных случаях законодательно установлено нотариальное заверение копий некоторых документов при представлении их в другие организации. Также некоторые государственные органы могут просить предоставить им нотариально заверенные копии и в случаях, не предусмотренных законом. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 г. No 4462-1 (в редакции от 19.07.2009 г.).

        Выписка из документа

        Выписка из документа – это копия части (частей) письменного документа.

        В практике работы с документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно (документ содержит конфиденциальную информацию) или нецелесообразно (документ имеет большой объем и полностью он не нужен).

        Ведомственными нормативными актами может быть установлен определенный порядок оформления выписки из документа определенного вида. Например, приказом Минобороны России от 24.07.2006 No 280 «Об утверждении Инструкции об условиях и порядке приема в военные образовательные учреждения высшего профессионального образования Министерства обороны Российской Федерации» утверждена форма выписки из протокола заседания Военного совета. Соответственно, если установлен порядок оформления выписки из документов определенного вида, то он должен соблюдаться.

        Но для большинства видов документов не установлены жесткие требования к оформлению выписки из них. И их, как правило, оформляют следующим образом:

        Во-первых, при оформлении выписок принято полностью воспроизводить реквизиты бланка, за исключением реквизита «наименование вида документа». В состав данного реквизита следует добавлять фразу «ВЫПИСКА ИЗ…». Например, вместо слово «ПРИКАЗ» нужно будет написать «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

        Кроме того, на выписке указывается регистрационной номер и дата регистрации оригинала документа, а не дата изготовления выписки и ее номер.

        Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию. Личная подпись должностного лица в составе реквизита «подпись» в выписке не ставится.

        Во-вторых, в делопроизводстве выписки принято считать разновидностью копии документа. Поэтому для того, чтобы выписка приобрела юридическую силу, ее необходимо заверить. Для этого используется реквизит «отметка о заверении копии документа» 4 , требования к оформлению которого были рассмотрены выше.

        Так же как и для копий документов, потребность заверения печатью выписок, предназначенных для использования внутри организации, обычно закрепляется во внутреннем нормативном документе. А при направлении выписки в стороннюю организацию ее заверяют печатью. В конце статьи приведем образец оформления выписки из приказа (см. Пример 9).

        Выписка из приказа, предназначенная для использования внутри организации

        www.delo-press.ru