Положение о договорной работе на предприятии
Положение о договорной работе на предприятии – документ, который устанавливает правила работы с различного рода договорами для всех структурных подразделений компании. Положение относится к нормативным актам организации и является обязательным для исполнения.
Что вкладывается в понятие «договор»
Под «договором» понимается письменное соглашение двух или более сторон, в котором устанавливается предмет договора, цена, сроки, права и обязанности каждого из участников сделки и прочие параметры (тонкости, нюансы), имеющие значение для исполнения договора.
По сути дела договор – это универсальный инструмент любого предприятия для регулирования внутренних и внешних связей.
Роль документа
Положение о договорной работе обрисовывает стандартную схему работы с различного рода договорами. Обычно оно разрабатывается в крупных компаниях, где большой поток документации, проходящей через разные отделы.
Документ нужен для того, чтобы каждый работник, в чьи обязанности входит работа с контрагентами, знал о том, как, в какие сроки и при соблюдении каких условий нужно заключать договоры, как их исполнять и что делать после их подписания.
Положение указывает на конкретных лиц, которые несут ответственность за разработку и ведение договоров, а также на подразделения предприятия (обычно это юридический и бухгалтерский отделы), специалисты которых обязаны проверять и анализировать данные документы.
Положение регулирует порядок заключения договоров, в том числе по части визирования и подписания, устанавливает правила и нормы их учета, а также общие и индивидуальные условия, соблюдение которых является обязательным в том или ином случае.
Положение может касаться самых разных договоров: трудовых, подрядных, арендных, купли-продажи и т.д.
Срок действия Положения обычно не ограничен и заканчивается только с выпуском отдельного приказа со стороны руководства компании.
При этом вносить в него поправки можно в любое время по мере необходимости.
Кто разрабатывает Положение
Обязанность по разработке Положения обычно возлагается на юрисконсульта организации или стороннего юриста. В некоторых случаях эту работу проделывает сам руководитель предприятия. Однако, вне зависимости от того, кто окажется непосредственным разработчиком Положения, это должен быть человек, знакомый с Гражданским и Трудовым кодексом РФ, а также имеющий представление о должностных обязанностях того или иного работника организации.
Основные моменты Положения, особенности документа
Единого, унифицированного бланка Положения нет, так что работники организаций и предприятий могут писать его в произвольном виде или по шаблону, который действует внутри компании. Главное, соблюсти некоторые, обязательные для подобного рода документов, требования.
Положение должно иметь определенную структуру. В начале отводится место для резолюции главного лица компании. Далее идет основная часть, разделенная на несколько разделов. Основные из них:
- преддоговорные отношения с контрагентами;
- порядок разработки договора;
- урегулирование разногласий и условия подписания договоров;
- порядок текущей работы с контрагентами;
- назначение ответственных лиц.
При необходимости основная часть может быть дополнена любыми другими пунктами (например, о процедуре расторжении или внесения изменений в ранее заключенный договор или об анализе эффективности исполненных договоров и отчетности по ним) – в зависимости от индивидуальных особенностей предприятия.
Количество разделов и содержание Положения находится в прямой зависимости от потребностей компании и задач, которые стоят перед разработчиками.
В некоторых случаях к Положению могут быть приложены унифицированные формы тех или иных договоров, действующих в компании.
Положение обязательно должно быть заверено оригинальной подписью директора организации или работника, уполномоченного действовать от его лица.
Удостоверять положение при помощи печати надо только в том случае, если использование клише для подобного рода бумаг прописано в учетной политике фирмы.
Образец положения о договорной работе на предприятии
В начале документа (слева или справа), как уже говорилось выше, обязательно должно быть отведено место под резолюцию руководства организации. Оформить ее можно двумя способами:
- указать должность руководителя предприятия, его ФИО и поставить подпись;
- внести ссылку на документ (приказ, распоряжение), которым данное Положение было утверждено;
Также обязательно надо поставить дату визирования.
Ниже идут разделы, в которые включаются все необходимые условия, которые должны соблюдаться при ведении договоров:
Ознакомление с положением
После того, как Положение будет разработано и подписано у директора предприятия, его исполнение становится обязательным. Поэтому, каждый работник, имеющий отношение к работе с договорами, должен быть ознакомлен с ним под роспись.
Нарушение какого-либо из пунктов Положения навлекает дисциплинарную ответственность, которая может быть выражена как в простом письменном замечании, так и в выговоре (с внесением в личное дело), особенно, если оно приводит к срыву договора или материальному ущербу для компании.
assistentus.ru
Приказ Федерального агентства железнодорожного транспорта от 23 мая 2012 г. N 187 «Об утверждении Положения о договорной работе в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта»
В целях повышения эффективности договорной работы и укрепления договорной дисциплины в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Положение о договорной работе в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта.
2. Руководителям территориальных управлений Росжелдора на его основе разработать положения о договорной работе в территориальных управлениях Росжелдора.
3. Признать утратившими силу: приказ Росжелдора от 01.06.2005 N 24 «Об утверждении Положения о порядке осуществления договорной работы в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта»; приказ Росжелдора от 07.04.2006 N 34 «О внесении изменений и дополнений в приказ Федерального агентства железнодорожного транспорта от 01.06.2005 N 24 «Об утверждении Положения о порядке осуществления договорной работы в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта»; приказ Росжелдора от 16.08.2007 N 261 «О внесении изменений в приказ Федерального агентства железнодорожного транспорта от 01.06.2005 N 24 «Об утверждении Положения о порядке осуществления договорной работы в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта».
4. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на начальника Управления учебных заведений и правового обеспечения И.И. Сергеенко.
Приложение
к приказу Федерального агентства
железнодорожного транспорта
от 23 мая 2012 г. N 187
Положение
о договорной работе в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта
I. Общие положения
1.1. Положение о договорной работе в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта (далее — Положение) разработано в соответствии с законодательством Российской Федерации и определяет понятие договоров и государственных контрактов, порядок разработки, согласования, заключения, регистрации и хранения подлинников договоров в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта.
1.2. Настоящее Положение распространяется на гражданско-правовые договоры (контракты, соглашения), том числе на дополнительные соглашения, изменения и дополнения к договорам.
1.3. Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
1.4. Государственный контракт — договор, заключенный заказчиком от имени Российской Федерации, субъекта Российской Федерации в целях обеспечения государственных нужд.
1.5. Договорная работа при подготовке договора, содержащего сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с настоящим Положением с учетом особенностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации и внутренними документами Росжелдора.
1.6. Договорная работа осуществляется на основании:
протоколов и соглашений о намерениях между Росжелдором и предполагаемым контрагентом по договору, подписанных уполномоченными представителями сторон;
программ и планов, утвержденных руководителем Росжелдора;
распоряжений, поручений и приказов руководителя Росжелдора;
решений конкурсной комиссии Росжелдора;
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.
1.7. Выступающие с инициативой установления договорных отношений начальники структурных подразделений центрального аппарата Росжелдора, руководители территориальных управлений Росжелдора, предприятий и учреждений, подведомственных Росжелдору, обосновывают целесообразность заключения договора.
Начальник Управления учебных заведений и правового обеспечения Росжелдора отвечает за соответствие договора законодательству Российской Федерации.
II. Проведение переговоров
2.1. На стадиях принятия решения о подготовке проекта договора, а для договоров, по которым планируется подготовка и проведение конкурсных процедур, на стадии до размещения заказа на официальном сайте, могут проводиться переговоры с юридическими и физическими лицами по определению целесообразности заключения договора, цены, требований к предмету договора, формированию технического задания, согласованию договора с целью снятия разногласий и уточнения позиций.
2.2. Организацию переговоров осуществляет подразделение-инициатор.
В переговорах, проводимых подразделением — инициатором, при необходимости, могут принимать участие представители Управления учебных заведений и правового обеспечения и других структурных подразделений Росжелдора.
III. Обоснование целесообразности заключения договора
3.1. До подготовки проекта договора структурное подразделение Росжелдора, инициирующее заключение договора (далее — подразделение-инициатор), обеспечивает подготовку обоснования целесообразности заключения договора в форме технико-экономического обоснования (ТЭО) либо пояснительной записки к проекту договора.
3.2. Как правило, ТЭО либо пояснительная записка к проекту договора должно содержать описание предполагаемой сделки, цели и мотивировку необходимости ее совершения.
IV. Подготовка проекта договора
4.1. Подготовка проекта договора осуществляется подразделением-инициатором либо предполагаемым контрагентом в письменной форме в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также внутренними документами Росжелдора. Не допускается оформление текста проекта договора на обеих сторонах листа.
В случае необходимости для разработки проекта договора по решению руководителя Росжелдора могут создаваться специальные рабочие группы.
4.2. Проект договора должен содержать следующие положения: преамбула, предмет договора, права и обязанности сторон, сроки действия договора и исполнения обязательств, порядок расчетов (при наличии расчетов), ответственность, порядок урегулирования споров, другие условия, которые являются необходимыми по данному договору, адресные, банковские и другие реквизиты сторон. Проект договора в обязательном порядке должен включать в себя условия, являющиеся существенными для такого вида договоров.
4.3. Проект договора составляется в количестве экземпляров, соответствующем количеству сторон договора. Один из них должен содержать визы согласования, предусмотренные настоящим Положением (далее — визовой экземпляр).
Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, то он составляется в количестве, необходимом для совершения указанных действий. Экземпляры договора, представляемые в органы, осуществляющие нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию, не должны содержать каких-либо пометок или виз.
4.4. При заключении договора с иностранными лицами подразделение-инициатор представляет на согласование проект договора, содержащий аутентичный перевод текста на русский или иностранный язык.
V. Согласование проекта договора
5.1. Согласование проекта договора осуществляется путем проставления подписи визирующего лица (визирования) с указанием его фамилии и инициалов, наименования подразделения, даты визирования. Визирование проекта договора осуществляется начальником соответствующего структурного подразделения, а в его отсутствие — его заместителем.
5.2. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа визового экземпляра текста проекта договора в следующей последовательности:
Управление экономики и финансов;
Управление учебных заведений и правового обеспечения (также визирует все листы экземпляров договора и приложений);
заместитель руководителя Росжелдора, курирующий вопросы, связанные с предметом договора.
5.3 Подразделение-инициатор представляет проект договора для визирования с приложением ТЭО или пояснительной записки к проекту договора и иных документов, предусмотренных настоящим Положением и внутренними документами Росжелдора.
5.4. Помимо документов, предусмотренных в пункте 5.3 настоящего Положения, подразделение-инициатор представляет в Управление учебных заведений и правового обеспечения Росжелдора в обязательном порядке следующие документы по контрагенту:
1) подтверждение полномочий лица на подписание договора, оформленных надлежащим образом (заверенная руководителем копия протокола (решения) уполномоченного органа управления контрагента о назначении единоличного исполнительного органа; заверенная копия доверенности, если договор со стороны контрагента подписан не единоличным исполнительным органом; согласование соответствующего органа управления контрагента о совершении сделки, предусмотренной договором, в случаях, если это определено законодательством Российской Федерации и учредительными документами контрагента);
2) заверенную надлежащим образом копию лицензии, если деятельность, которую осуществляет контрагент, подлежит в соответствии с законодательством Российской Федерации лицензированию.
5.4.1. Подразделение-инициатор также в необходимых случаях может рекомендовать контрагентам представить следующие документы:
1) заверенные руководителем контрагента копии учредительных документов, всех изменений к ним, свидетельств о государственной регистрации внесенных изменений и дополнений, свидетельства о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, паспорта (последнее — только для физических лиц);
2) заверенные руководителем контрагента копии свидетельств о внесении в государственный реестр изменений в сведения о юридическом лице, не связанных с внесением изменений в учредительные документы, свидетельства о государственной регистрации, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
3) выписку регистрирующего органа из Единого государственного реестра юридических лиц, выданную не позднее, чем за один месяц до представления проекта договора на согласование или заверенную надлежащим образом копию.
5.5. Время рассмотрения и визирования проекта договора в каждом, участвующем структурном подразделении не должно превышать 3 (трех) рабочих дней с даты поступления в соответствующее подразделение.
5.6. В случае несогласия с отдельными положениями проекта договора подразделение, в которое поступил проект для рассмотрения и визирования, представляет в подразделение-инициатор свои замечания. Визирование проекта договора при этом производится с замечаниями.
5.7. После устранения замечаний проект договора подлежит направлению в подразделение, представившее замечания, для повторного рассмотрения. При этом срок нахождения на визировании считается с даты повторного поступления проекта договора и всех необходимых документов в подразделение. После повторного рассмотрения и при отсутствии дополнительных замечаний проект договора визируется в порядке, предусмотренном настоящим разделом.
5.8. Представление проекта договора на согласование в Управление учебных заведений и правового обеспечения и в Управление экономики и финансов осуществляется при наличии на проекте подписи и печати контрагента.
Проекты договоров, имеющие подчистки, исправления, незаполненные места текста, Управлением экономики и финансов и Управлением учебных заведений и правового обеспечения на согласование (визирование) не принимаются.
5.9. В случае если по предложениям и замечаниям Управления учебных заведений и правового обеспечения были внесены изменения и дополнения в проект договора, не меняющие его сути, Управление учебных заведений и правового обеспечения осуществляет визирование новой редакции проекта договора. Визы других структурных подразделений прикладываются вместе с предыдущей редакцией проекта договора.
Если изменения носят характер, существенно затрагивающий компетенцию других структурных подразделений, новую редакцию проекта договора помимо Управления учебных заведений и правового обеспечения визируют управления, к компетенции которых относятся внесенные изменения. Визы остальных структурных подразделений прикладываются вместе с предыдущей редакцией проекта договора.
5.10. Контроль за сроками нахождения проекта договора на визировании в причастных структурных подразделениях осуществляется подразделением-инициатором.
VI. Подписание договора и его регистрация
6.1. Проект договора представляется на подпись руководителю Росжелдора, а в его отсутствие — лицу, исполняющему его обязанности, подразделением-инициатором при наличии виз, предусмотренных пунктом 5.2 настоящего Положения.
6.2. Доверенности на право заключения договоров, а также представительства перед третьими лицами от имени Росжелдора при ведении договорной работы выдаются руководителем Росжелдора или лицом, исполняющим его обязанности.
6.3. Проект доверенности готовит подразделение-инициатор в двух экземплярах в соответствии с установленными правилами делопроизводства, один из экземпляров визируется подразделением-инициатором, Управлением экономики и финансов и Управлением учебных заведений и правового обеспечения. На оборотной стороне последнего листа визового экземпляра доверенности указываются фамилия и инициалы, сокращенное наименование подразделения и номер телефона исполнителя.
6.4. Подписанная доверенность и ее визовой экземпляр направляются подразделением-исполнителем в Управление учебных заведений и правового обеспечения для регистрации и учета.
Управление учебных заведений и правового обеспечения осуществляет в течение одного рабочего дня регистрацию поступившей доверенности, затем Административно-кадровое управление проставляет на доверенности гербовую печать Росжелдора. В случае если доверенность составлена более чем на одном листе, после регистрации ее подлинник брошюруется и скрепляется гербовой печатью Росжелдора.
Визовой экземпляр доверенности хранится в Управлении учебных заведений и правового обеспечения, а подлинный экземпляр передается лицу, которому выдана доверенность.
Копия доверенности прикладывается к проекту договора.
6.5. Доверенность может быть отменена руководителем Росжелдора или лицом, исполняющим его обязанности, в том числе посредством издания приказа об отмене доверенности, при этом об отмене доверенности должны быть уведомлены лица, с которыми поверенный совершал сделки на основании такой доверенности, а также лица, на заключение договоров с которыми выдана доверенность. Проекты приказа и извещения готовит подразделение-инициатор выдачи доверенности и/или подразделение-инициатор заключения договоров и других сделок с использованием доверенности.
6.6. Все экземпляры договора брошюруются до подписания договора. На оборотной стороне последнего листа визового экземпляра указываются фамилия и инициалы, сокращенное наименование подразделения и номер телефона исполнителя.
После подписания Управление экономики и финансов осуществляет регистрацию поступившего от подразделения-инициатора договора в течение двух рабочих дней. После регистрации визовой экземпляр и экземпляр контрагента скрепляются Управлением экономики и финансов гербовой печатью Росжелдора.
Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, Управление учебных заведений и правового обеспечения обеспечивает удостоверение (регистрацию) такого договора. В случае если это предусмотрено в договоре, нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию осуществляет контрагент по договору.
Другие экземпляры договора передаются подразделению-инициатору для передачи их контрагентам по договору под расписку. Подразделением-инициатором, для контроля за исполнением договора, изготавливаются две копии визового экземпляра договора, включая лист согласования, одна из которых передается в Управление учебных заведений и правового обеспечения.
VII. Прием исполненных обязательств по договору
7.1. Исполнение договоров на поставку товарно-материальных ценностей (материальных запасов), на выполнение работ (НИОКР, проектные, СМР и иные работы) и оказание услуг или его отдельных обязательств подтверждается, как правило, подписанием сторонами документа (акт, накладная и прочие документы) о выполненных работах, поставленных товарах, оказанных услугах.
7.2. Исполнение договора на поставку товарно-материальных ценностей (материальных запасов) подтверждается подписанием товарно-сопроводительного документа поставщика, подтверждающего получение материальных ценностей Росжелдором, то есть материально-ответственное лицо Росжелдора, получившее товарно-материальные ценности, подписывает товарную накладную (форма по ОКУД 03302121) передает ее на оплату в Управление экономики и финансов.
7.3. Исполнение и прием исполненных обязательств по договору на выполнение определенного вида работ, как правило, подтверждается актом сдачи-приемки выполненных работ, предусматривающим обязательные реквизиты: дату составления акта, наименование контрагента, выполнившего работу для Росжелдора, период выполнения указанной работы (при необходимости, в случае поэтапного ее исполнения), наименование самой работы, ее объем, выводы о полном или частичном ее исполнении, отсутствии (наличии) претензий к исполнению, реквизиты Росжелдора и контрагента, с указанием ФИО должностных лиц, имеющих право подписи указанных документов, место печати.
7.4. Подразделение-инициатор (оказания услуг) визирует акт приема-передачи выполненных работ (оказанных услуг), собирает визы всех управлений причастных к выполнению работы и передает указанный акт на подпись руководителю или лицу, им уполномоченному.
7.5. После подписания акта приема-передачи выполненных работ руководителем, подразделение-инициатор передает в Управление экономики и финансов на оплату: счет контрагента, завизированный и подписанный акт приема-передачи выполненных работ.
По НИОКРам — кроме акта приема-передачи выполненных работ подразделение-инициатор представляет в Управление экономики и финансов копии фактически выполненной работы в электронном и бумажном варианте, подтверждающей исполнение обязательств по договору.
По СМР — формы КС 3 и КС 2, с указанием объемов фактически выполненных работ и произведенных затрат.
7.6. Управление экономики и финансов заверяет подпись руководителя гербовой печатью на акте приема-передачи выполненных работ, один экземпляр акта (без виз) передает Управлению-инициатору для возврата его контрагенту.
В случае если акт приема-передачи выполненных работ составлен на двух и более листах, подразделение-инициатор брошюрует все экземпляры, затем представляет на подпись руководителю.
VIII. Контроль за исполнением договоров
8.1. Контроль за исполнением договоров осуществляет подразделение-инициатор.
8.2. Подразделение-инициатор по мере исполнения договоров, отвечает за своевременность предоставления на оплату платежных документов в УЭФ: счет, акт выполненных работ и/или накладные, в сроки предусмотренные договором.
8.3. УЭФ на основании представленных подразделением-инициатором документов, осуществляет мониторинг исполнения договоров, о чем еженедельно докладывает руководителю по следующей форме:
Нумерация граф таблицы приводится в соответствии с источником
www.garant.ru
Положение о договорной работе: цели и содержание
Статьи по теме
В положении о договорной работе компания закрепляет общие схемы работы с договорами и порядок действий на разных этапах договорной работы.
Подготовка и заключение договора – длительный процесс, который подразумевает выполнение множества задач. Чтобы персонал компании действовал эффективно и знал, что делать в той или иной ситуации, вводят положение о договорной работе. В этом локальном акте фиксируют правила и порядок работы с договорами. Например, что следует делать на этапе предварительных переговоров, в ходе заключения сделки или при контроле ее исполнения. Чтобы составить свой локальный акт, воспользуйтесь образцом положения о договорной работе на предприятии.
Положение о договорной работе регулирует деятельность юристов и других сотрудников
Положение о договорной работе – положение, в котором закрепляют единые правила о том, что персонал компании должен делать:
- на этапе подготовки договора,
- при заключении соглашения,
- при необходимости внести изменения в текст,
- во время исполнения обязательств по договору,
- на стадии расторжения.
Порядок действий, который установят в положении о договорной работе компании, является обязательным для всех сотрудников.
Составьте положение об организации договорной работы, чтобы:
В положении о договорной работе на предприятии указывают функции подразделений и круг ответственных лиц
В локальном акте, как правило, закрепляют:
Обычно положение о порядке ведения договорной работы оформляют в виде единого документа. Однако это может быть группа документов, каждый из которых посвящен отдельному этапу и регламентирует действия части персонала.
Проверьте содержание документа по образцу положения о договорной работе на предприятии
Задача положения о порядке ведения договорной работы – закрепить понятный и эффективный механизм взаимодействия руководства, отделов и специалистов компании. Это один из инструментов управления бизнес-процессом. Поскольку у каждой компании свои бизнес-процессы и своя специфика, разрабатывать документ о ведении договорной работы следует с учетом этих особенностей и под нужды конкретной организации. Скачайте образец положения о договорной работе и проверьте свои локальные акты.
Образец положения о договорной работе
При разработке положения о договорной работе компании учитывают особенности бизнеса
Когда создают положение о договорной работе, положение разрабатывают с учетом специфики деятельности компании. Тем не менее, можно выделить общие моменты, которые чаще всего отражают в этом локальном акте:
После того, как положение о договорной работе подготовят, локальный акт нужно принять и ввести. Издают приказ об утверждении положения по договорной работе. Это делает единоличный исполнительный орган или иной орган управления, если у него есть такие полномочия.
Смотрите видеолекцию
Как организовать договорную работу в компании.
Прослушайте курс видеолекций по договорной работе в Высшей школе юриста. Систематизируйте свои знания и получите документальное подтверждение: диплом государственного образца.
www.law.ru