Выписка из приказа: как правильно оформить

Для предоставления данных о сотруднике в стороннюю организацию или другой отдел по запросу готовят выписку из приказа. Иногда делается просто копия основного документа. Однако ввиду большого объема распоряжений и из соображений конфиденциальности предпочтительно сделать выписку из приказа. Она содержит в себе все реквизиты организации и требуемую информацию о работнике. Как правило, бланк запрашивается в Пенсионный фонд и другие инстанции. В конце статьи по ссылке можно скачать выписку из приказа образец.

Виды выписок и их предназначение

Все основные назначения на предприятии фиксируются приказами. Некоторые из них по объему могут достигать нескольких страниц. Выписка представляет собой краткую выдержку из документа, которая отвечает теме запроса. Потребоваться она может Пенсионному фонду и прочим органам.

Вторая причина, по которой целесообразно написать такую выдержку, а не делать копию всего текста – сохранение конфиденциальности данных. Некоторые распоряжения относятся сразу к нескольким работникам. Поэтому если нужно предоставить данные только по одному человеку, целесообразно подготовить краткую цитату.

На практике оформляется два вида выписок:

  • по личному составу, в таком бланке отражается вся распорядительная часть;
  • по основной деятельности, где прописывается только констатирующая часть распоряжения.
  • В большинстве случаев такой бланк включает только один пункт. Например, в оформленном документе может подтверждаться информация о принятии лица на определенную должность, о его переводе или увольнении. Грамотно подготовленные выписки из приказа имеют такую же юридическую силу, как и сами распоряжения.

    Как правильно оформить документ

    Выписки из приказа оформляются по тому же принципу, что и сами распоряжения. В них содержатся реквизиты предприятия: наименование, ИНН, адрес местонахождения, телефон.

    Далее представлен план, поясняющий, как оформить выписку.

  • Наименование предприятия, совпадающее с указанным в Уставе. Если имеется вышестоящая организация, вначале вносят ее название, а затем – название филиала.
  • Регистрационный номер. Совпадает с прописанным в распоряжении.
  • Дата – так же, как и в приказе.
  • Вид документа – «Выписка из приказа». Название пишется по центру, без точки в конце.
  • Констатирующая часть (когда готовятся выписки из приказа по основной деятельности). Если речь идет о распоряжении по личному составу, по тексту оформляемого документа далее пишется слово «Приказываю».
  • Распорядительная часть (только по тому работнику, на которого готовится бланк).
  • Фамилия и инициалы, должность подписавшего приказ.
  • Выписка из приказа о приеме на работу требует заверения. После текста ставится пометка «Верно», затем следует подпись оформившего ее начальника кадрового отдела или другого уполномоченного сотрудника. Стоит заметить, что руководитель этот документ не подписывает.

    Нужна ли печать? Если выдержки оформляются для сторонней организации, то да. Оттиск должен покрывать ФИО и подпись уполномоченного сотрудника, заверявшего документ. Однако если бланк находится в рамках внутреннего документооборота, ставить печать не нужно.

    Какие сроки установлены в отношении выписок

    Стоит отметить, что не существует нормативного акта, ограничивающего срок действия выписки. Значит, документ считается бессрочным.

    Готовая выдержка из приказа хранится в личном деле. Поэтому ее срок хранения на предприятии напрямую зависит от того, как долго будет оставаться в кадровом отделе личное дело.

    Что можно сказать о сроке предоставления бланка по запросу? Он составляет три дня. Чаще всего такие запросы направляют контролирующие организации либо вышестоящие отделения.

    Разновидности выписок из приказов

    Хотя сделана выдержка на базе основного приказа, она считается отдельным документом. Чтобы найти само распоряжение, стоит воспользоваться журналом регистрации приказов. В зависимости от содержания, бланки будут иметь некоторые отличия.

    Выдержки могут потребоваться из следующих распоряжений:

  • О приеме на работу. Составляется по описанному выше плану. Может потребоваться для подтверждения трудоустройства и начисления пенсии.
  • Об увольнении. Такие выписки требуются при оформлении на следующее рабочее место, при утере трудовой книжки или для государственных органов.
  • О назначении на должность. Для бланка актуальны общие правила. В документ переносится пункт, где говорится непосредственно о назначении на должность.
  • О премировании. Такой приказ оформляется сразу на нескольких работников, поэтому из него можно получить только выписку. Копии документа не предоставляют с целью сохранения конфиденциальных данных.
  • Об учетной политике. Эти выдержки требуются для налогового либо бухгалтерского учета.
  • О командировке. Указывается констатирующая часть, начинается со слова «Приказываю».
  • Об отпуске. Помимо распоряжения руководства, в текст следует включить основания для предоставления отдыха. Потребуется включить перечень подтверждающих это документов, где написано, по какой причине работник уходит в отпуск.
  • По основной деятельности. Предназначение такого распоряжения – совершенствование работы организации. В выдержку включают причины подготовки документа и саму констатирующую часть.
  • Образец составления бланка остается актуальным вне зависимости от вида приказа, на основании которого он создается. Важно отразить во вводной части полное наименование и реквизиты организации. Отличия будут только в основном тексте.

    Могут ли отказать в предоставлении документа

    Согласно норме, закрепленной в Трудовом кодексе, работодатель должен предъявлять документы, касающиеся деятельности сотрудника, по его письменному заявлению. Делается это в течение трех рабочих дней.

    Составлять выдержку из приказа целесообразно по двум причинам – ввиду большого объема некоторых распоряжений и конфиденциальности данных. Хотя она готовится на основе приказа, она представляет собой отдельный документ. В нем указывают реквизиты предприятия и приводят пункт, который отвечает теме запроса. Далее можно скачать пример по ссылке бесплатно.

    paperdoc.ru

    Выписка из приказа: как правильно составить и оформить

    Приказы по организации бывают очень пространными. И это правильно, ведь в них нужно детально оговорить все нюансы и регламентировать каждую мелочь, чтобы впоследствии не возникло неясностей, недопонимая и претензий со стороны причастных лиц. Но как быть, если вам, вашим партнёрам, работникам или другим людям понадобится официальный документ, подтверждающий сказанное в приказе?

    Отправлять копию самого приказа – не вариант: вряд ли адресату захочется изучать несколько листов, исписанных распоряжениями руководителя фирмы. К тому же нередко в приказах содержится конфиденциальная информация, которую не хотелось бы передавать всем подряд. Выход из положения прост: можно составить выписку.

    Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

    Выписка – это акт, содержащий только те положения приказа, которые нужны адресату (будь то сотрудник, контрагент или налоговый инспектор). Чаще всего выписка состоит из одного пункта (например, о назначении какого-либо лица на должность или о предоставлении работнику отпуска). Это полноценный документ-подтверждение, имеющий законную силу.

    Образец выписки из приказа можно скачать здесь.

    Оформление

    Выписка оформляется таким же образом, что и приказ: на фирменном бланке и с теми же реквизитами. Напомним, что к необходимым реквизитам приказа (и, соответственно, выписки из него) относятся следующие:

    • полное наименование организации;
    • название вида документа;
    • дата его издания;
    • место издания;
    • регистрационный номер;
    • заголовок к основному тексту;
    • сам текст;
    • подпись руководителя;
    • визы.
    • Отличия заключаются только в названии и содержании текста. Разберём процесс оформления выписки пошагово.

      1. Сперва нужно определить, какую именно часть приказа следует отобразить в выписке. Чаще всего хватает одного конкретного пункта, но иногда этот пункт дополнительно уточняется в других частях того же документа. В последнем случае придётся указать все «отрывки», имеющие отношение к делу.
      2. Затем необходимо открыть фирменный бланк и указать название вида документа – «Выписка из…». Сразу же нужно написать, из какого именно приказа, указав его название, регистрационный номер и дату издания. В результате название будет выглядеть примерно так: «Выписка из приказа о назначении на должность коммерческого директора от 22.07.2015 г. № 87-к». Изменять эти данные в выписке нельзя.
      3. Начать текст следует с преамбулы приказа, если она есть. Если эта вступительная часть в приказе отсутствует, можно использовать стандартное «приказываю».
      4. В содержательную часть выписки нужно скопировать тот отрывок из текста приказа, который вы вычленили при выполнении п.1. Причём копировать отрывок нужно без изменений, следует сохранить даже порядковый номер пункта, если он есть. Пример: «5. Иванова И. И. назначить на должность коммерческого директора с 1 августа 2015 года». Ни в коем случае не вставляйте в текст выписки данные, к делу не относящиеся (тем более – из других документов, помимо приказа).
      5. После этого нужно указать должность, инициалы и фамилию руководителя, подписавшего распоряжение. А вот личная его подпись в выписке из приказа не потребуется.
      6. Наконец, выписку нужно заверить – без этого она не будет иметь законной юридической силы.
      7. О заверении скажем подробнее. Дело в том, что особый его порядок законом не предусмотрен, и на практике выписку заверяют в том же порядке, что и обычную копию. Для этого нужно указать:

      8. заверительную надпись «Верно»;
      9. должность заверившего акт человека;
      10. его личную подпись и расшифровку подписи (фамилию и инициалы);
      11. дату заверения;
      12. печать организации (можно использовать печать отдела кадров).
      13. Всё, выписка готова.

        Пример оформления

        Разберём весь описанный выше процесс на конкретном примере. Допустим, вашему работнику Петрову А. В. понадобилось документальное подтверждение факта принятия его на работу. Фиксируется этот факт в приказе о принятии на работу. Как следует составить выписку из этого акта?

      14. Самые важные сведения – это ФИО человека, дата и условия его принятия на работу, должность и структурное подразделение. Все эти данные составляют основу распоряжения о приёме на работу.
      15. Заполнив все стандартные реквизиты на фирменном бланке, вы пишете название: «Выписка из приказа № 58-к от 20.04.2015 г.».
      16. Сам «выписанный» текст будет выглядеть примерно так: «Приказываю принять на работу с 20.04.2015 г. Петрова Александра Васильевича в call-центр на должность старшего специалиста по работе с клиентами. Характер работы – основная, постоянная. Тарифная ставка – 15000 рублей, надбавка – 3000 рублей». Этого достаточно, другие сведения не понадобятся.
      17. В заключительной части текста указываете: «Руководитель организации – Генеральный директор Генералов Г. Г.»
      18. Остаётся поставить в заключительной части выписки отметку: «Верно. Секретарь-референт Комкова Л. С. 07.07.2015» и печать.
      19. Подводя итоги

        Выписка – это обычный документ-подтверждение, в котором указывается только нужная для получателя этого акта часть того или иного приказа. Никаких специфических требований к её оформлению нет – можно просто взять фирменный бланк и заполнить там те же реквизиты, что при издании самого приказа. Нужно только не забыть про название, а ещё необходимо всегда заверять этот документ.

        Составлять выписку можно из приказа о предоставлении отпуска, о приёме на работу, о назначении на должность и из любого другого.

        dezhur.com

        Делаем выписку из приказа об увольнении — образец

        Выписка из приказа об увольнении — образец приводится ниже — представляет собой выдержку из основного документа. Как оформляется выписка и что она должна содержать, расскажем в этой статье.

        Образец выписки из приказа об увольнении.doc

        Как составить выписку из приказа об увольнении

        Выписка из приказа об увольнении составляется на основании самого приказа, который в соответствии с ТК РФ имеет унифицированную форму (№ Т-8).

        Согласно условиям ст. 62 ТК РФ работодатель по заявлению сотрудника в течение 3 дней обязуется выдать ему копии документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудника. Как указано в определении Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750, с подобным требованием может также обращаться и уволенное лицо. А значит, вполне допускается выдача выписки из приказа об увольнении.

        Унифицированной формы этого документа нет, однако она содержит в себе все сведения, прописанные в приказе об увольнении, но в сжатой форме.

        Обычно в выписке нет части, описывающей причины увольнения. Указываются только итоговые сведения, то есть распорядительная часть приказа. Но по требованию сотрудника может быть воспроизведена и другая информация, содержащаяся в приказе об увольнении.

        Необходимость в составлении подобной выписки может возникнуть при предъявлении документов в Пенсионный фонд или иные организации.

        Основное назначение вышеуказанного документа — сокрытие конфиденциальной информации, т. к. сведения, содержащиеся в приказе об увольнении, относятся к персональным данным (ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

        Образец выписки приказа об увольнении

        Выписка из приказа об увольнении оформляется на фирменном бланке предприятия.

        Для того чтобы этот документ имел юридическую силу, необходимо соблюсти следующие требования по его содержанию:

      20. Документ обязательно должен содержать наименование «Выписка» и дату.
      21. Обязательно указание сведений о приказе, на основании которого составляется выписка, а именно даты и номера, а также Ф.И.О. уволенного сотрудника.
      22. Текст выписки должен включать те сведения, которые необходимы лицу. Следует учесть тот факт, что если необходим полный текст приказа, выдается его копия. Необходимости в составлении выписки в этом случае нет.
      23. Под текстом необходимо указать должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего приказ об увольнении. Необходимости в проставлении на выписке подписи этого лица нет.
      24. Выписку из приказа обязательно необходимо заверить, причем делать это нужно в том же порядке, что и заверение копии — по правилам ГОСТ Р 6.30-2003. То есть проставить надпись «Верно», должность лица, составившего документ, его подпись, фамилию и инициалы, а также дату. Далее на документе ставится печать предприятия. Однако допустимо, что это будет печать отдела кадров.
      25. Выписка из приказа об увольнении составляется на бланке предприятия и содержит краткие сведения. Заверяется этот документ подписью лица, уполномоченного на подписание подобного рода документов, а также печатью предприятия. Выдать выписку необходимо в течение 3 дней с момента поступления соответствующего запроса.

        rusjurist.ru

        Выписка из приказа

        Коллеги, подскажите, пожалуйста, как сделать Выписку из приказа о приеме? никогда с этим не сталкивалась. Спасибо.

        ВЫПИСКА
        из приказа № ___ от «___»________________ 2008 года.

        п.1. Принять на работу в качестве уборщика производственных помещений гражданина Перепетуйкина Кузьму Иосифовича, 29 февраля 1920 года рождения, проживающего по адресу: Республика Татарстан, село Большая Атня, улица Минтимера Шаймиева, дом 15.
        Основание: трудовой договор от «___»______________ 2008 года.

        Руководитель И. И. Иванов.

        Выписка верна. Инспектор ОК С. С. Сидорова.

        ООО «ХХХ»
        ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

        Дата составления Номер документа
        12.05.2008 01-В

        О приеме на работу

        Принять на работу с 04.05.2008
        по

        Табельный номер
        Иванову Ирину Ивановну 441
        (фамилия, имя, отчество)
        в Бухгалтерию
        (структурное подразделение)
        Главный бухгалтер
        (должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

        Основное место работы, постоянная
        (условия приема на работу, характер работы)

        Основание:
        Трудовой договор от “04” мая 20 08 г. № 12/2008

        Генеральный директор Подпись И. И. Иванов

        Верно
        Генеральный директор Иванов И. И. Иванов

        «Основание:
        Трудовой договор от “04” мая 20 08 г. № 12/2008

        Верно
        Генеральный директор Иванов И. И. Иванов»

        Получается, ДВЕ подписи Генерального.

        Распорядительные документы
        Выписка из приказа

        Зачастую ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае в практике документирования делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка не отличается от самого приказа. В выписке лишь следует уточнить название документа: вместо слова ПРИКАЗ привести слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста приказа печатается та его часть (пункт, подпункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.
        Выписка из приказа может быть напечатана на чистом листе бумаги формата А4, А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом. Часть постоянных реквизитов при этом опускается (см. образец).

        По материалам:
        Басаков М. И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003). — М.: «Феникс», 2004

        — ——-
        Выписка из приказа – это копия части документа, представляющая собой ту часть текста, которая нужна для работы.
        Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (23), 26, (28).
        Выписка из приказа полностью сохраняется, заглавная часть документа с добавлением слов «выписка из», проставляется № и дата подписания документа, дается константная часть, если она есть, со словом «приказываю», а затем тот текст, который соответствует данной выписке.
        В конце выписки указывается наименование должности, фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего подлинник документа, но без его подписи.
        Подписывается выписка должностным лицом, заверявшим его подлинную версию.
        Обязательно указывается дата ее изготовления.

        www.superjob.ru

        Выписка из приказа – документ, состоящий, как правило, только из констатирующей части, которая включает в себя слово «Приказываю». Так же данная выписка может отображать несколько значимых пунктов из распорядительной части приказа.

        Такой документ, как выписка из приказа может понадобиться сотруднику предприятия при необходимости начисления пенсии в органах социальной защиты или же в другие органы, иногда — вышестоящие.

        Выписки из приказа бывают по личному составу и по основной деятельности. Два этих документа имеют незначительные отличии друг от друга. В выписке из приказа по личному составу отсутствует констатирующая часть, и поэтому вся необходимая информация отображается из распорядительной части приказа. Все дальнейшее оформление данной выписки совпадает с выпиской по основной деятельности.

        Выписка из приказа должна содержать следующие реквизиты:

      26. реквизиты, используемые в общем бланке приказа (наименование предприятия, регистрационный номер документа, идентификационный номер налогоплательщика, юридический адрес предприятия, дата, а так же место составления приказа);
      27. заголовок к документу («Выписка из приказа»);
      28. текст документа (как правило, необходимо скопировать полностью констатирующую часть исходного документа приказа и фрагмент распорядительной части);
      29. должность, фамилия, а так же имя и подпись лица, составившего документ (как правило, им является руководитель предприятия или же другое уполномоченное лицо);

    Выписка из приказа в обязательном порядке требует своего заверения. Для этого уполномоченный работник предприятия (как правило, им является работник отдела кадров) на документе делает пометку «Верно», а так же указывается свою должность, фамилию, инициалы и дату заверения данного документа. В случае, когда данная выписка предназначается для подачи в сторонние организации и учреждения, документ требует проставления оттиска печати предприятия. Для документов, которые предназначены для использования внутри предприятия достаточно печати отдела кадров.

    Выписка из приказа позволяет ее составителю передать часть текста, которая является необходимой в решении какого-либо конкретного вопроса на предприятии и, таким образом, сохранить конфиденциальность оставшейся части документа приказа, изданного руководителем предприятия.

    forms-docs.ru