Шаблоны служебных записок

Статьи по теме

Шаблоны служебных записок, разработанные и утвержденные локальным нормативным актом работодателя, помогут значительно упростить и ускорить деловую переписку внутри организации. Они могут быть использованы в качестве образца любым сотрудником, который еще не знает, как пишется служебная записка. В статье рассказывается, как применение шаблонов служебных записок повышает производительность труда и оперативность принятия управленческих решений.

Из статьи вы узнаете:

• что такое служебная записка;
• как написать служебную записку;
• по каким правилам оформляется служебная записка;
• для чего необходим шаблон написания служебной записки.

Что такое служебная записка

Эффективная производственная деятельность любого предприятия, независимо от его формы собственности и сферы деятельности, обеспечивается, прежде всего, за счет своевременности и грамотности принимаемых управленческих решений. То есть, от того, насколько эффективно налажено на предприятии информационное взаимодействие. Причем, участниками этого информационного взаимодействия являются все работники компании — от линейного персонала до топ-менеджмента.

Скачайте документы по теме:

Каждый работающий на предприятии сотрудник выполняет определенную трудовую функцию, обязанности, определенные для данной должности. Он также имеет оговариваемые должностной инструкцией права и несет определенную ею ответственность. Поэтому имеет право решать самостоятельно те вопросы, которые входят в его обязанности, зону его ответственности. Но те вопросы, которые не входят в компетенцию работника, он решать не вправе. Поэтому он может обратиться к другому работнику, имеющему тот же управленческий уровень, сообщив о наличии проблемы. Донести информацию от должен официальным образом, используя такой способ, как написание служебной записки.

Оформление служебных записок в тех случаях, когда работник или руководитель любого уровня не может взять сам на себя ответственность за решение вопроса, позволяет обеспечить оперативность управления. Ведь из цепочки принятия решения исключается передача информации на другие уровни управления. Конечно, во многих случаях такие вопросы можно решить устным обращением, но иногда достоверность сведений должна быть подтверждена документально. Поэтому важно, чтобы каждый из сотрудников компании знал, как правильно писать служебную записку.

Как написать служебную записку

Служебная записка является документом, имеющим информационно-справочный характер. Это означает, что сведения, изложенные в ней, считаются достоверными и могут использоваться при принятии управленческих и организационных решений. Как любой документ, служебная записка обладает юридической силой. Чтобы обеспечить это требование, оформление служебных записок производится в строгом соответствии с утвержденными официально государственными стандартами.

По каким правилам оформляется служебная записка

Оформление служебных записок производится в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Но следует учитывать, что с 1 июля 2017 года этот регламент будет заменен на ГОСТ Р 7.0.97-2016. Поэтому до того, как написать служебную записку впервые, следует ознакомиться с теми требованиями, которые установлены ГОСТами.

Юридическую силу служебной записке обеспечит, в том числе, наличие реквизитов, которые являются обязательными для заполнения:

• название структурного подразделения, в котором работает составитель записки;
• должность фамилия и инициалы составителя документа;
• наименование документа «Служебная записка»
• краткое содержание — суть документа, оно начинается с предлога «Об» или «О»;
• дата составления записки;
• подразделение, в котором работает адресат, его должность, фамилия инициалы;
• текстовая часть;
• отметка о приложении, если оно имеется;
• подпись составителя.

Перечень обязательных реквизитов и правила оформления служебных записок можно установить локальным нормативным актом работодателя. Такой регламент может предусматриваться, например, положением или инструкцией по делопроизводству, утвержденной руководителем компании. Локальным актом могут быть также утверждены шаблоны служебных записок, значительно облегчающих и ускоряющих составление этого вида документов.

Как пишется служебная записка

До того, как писать служебную записку, необходимо определиться, каково ее назначение. Этот вид документов составляется со следующими целями:

• чтобы инициировать принятие какого-либо решения адресатом;
• сообщить информацию, которая может входить в круг его служебных и производственных интересов;
• отчитаться о полученном ранее задании, выполненном поручении.

Поэтому текстовое содержание будет определяться назначением служебной записки. В общем случае ее структура может состоять из трех логически связанных между собой смысловых блоков.

Первый содержит краткое изложение фактов и причин, побудивших автора составить служебную записку. Второй — анализ этих фактов и причин, тех последствий, которые они могут иметь. Этот смысловой блок не относится к обязательным разделам и в некоторых случаях его можно пропустить. Третий — конкретные выводы и предложения, просьбы и побуждения к принятию каких-либо действий, основанные на смысле сказанного выше.

Содержательная часть при оформлении служебной записки пишется от первого лица в единственном числе. Текст должен быть кратким и емким, с использованием штампов и, при необходимости, специальных терминов. Исключено употребление приветствий,пожеланий, уверений в уважении и прочих не имеющих непосредственного отношения к сути смысловых вставок. Завершающая, третья часть содержания должна начинаться словами: «Прошу Вас. », «Считаю необходимым (целесообразным). », «На основании вышесказанного предлагаю. ».

www.sekretariat.ru

Обзор видов служебной записки и руководство как составлять

Служебная записка носит информационно-справочный характер. Используется служебная записка в качестве дополнительного инструмента деловой переписки внутри организации, в целях освещения каких-либо вопросов, касающихся конкретного работника, либо производственной деятельности определенного отдела. Ознакомиться информацией как должна проходить стажировка на рабочем месте по ТК РФ можно здесь.
Служебная записка является внутренним инструментом любой организации

Как правильно написать?

Служебная записка составляется в произвольной форме, но, тем не менее, должна включать в себя ряд обязательных элементов:

• в правом верхнем углу указывается должность и ФИО адресата в дательном падеже;
• затем указывается наименование самого документа, то есть «служебная записка»;
• далее указывается дата составления документа и регистрационный номер;
• заголовок документа должен содержать информацию о предмете служебной записки (заголовок указывается в предложном падеже);
• в основном тексте документа описывается сложившаяся ситуация, затем конкретное предложение или просьба;
• в конце служебной записки указывается должность составителя, подпись и расшифровка подписи (фамилия, имя, отчество).

Если служебная записка обеспечивает связь между сотрудниками предприятия на горизонтальном уровне (например, руководитель одного структурного подразделения может подготовить служебную записку на имя руководителя другого структурного подразделения того же предприятия), то докладная записка, являясь разновидностью служебной записки, адресуется вышестоящему руководству, например непосредственному руководителю, либо директору предприятия. В докладной записке излагается какой-либо вопрос с определенными выводами и предложениями. Директор проставляет резолюцию с датой и подписью на документе. Читайте обзор характеристик и производителей мембранной обуви.

Оформление служебной записки:

• служебная записка составляется на листе бумаги формата А4;
• для текста используется шрифт «Times New Roman»;
• размер шрифта — 14;
• межстрочный интервал – 1,5;
• дата проставляется арабскими цифрами (например, 24.06.2015г.) или буквами и цифрами (например, 24 июня 2015г.);
• наименование документа может располагаться как посередине, так и от границы левого поля.

Виды и примеры

• В служебной записке «На премирование сотрудника» указывается лицо, имеющее право на получение премии, основания для выплаты денежных средств, прописывается размер выплат. Образец служебной записки на премирование сотрудника
• В связи с Постановлением Правительства от 13.10.2014 г. № 749 изменился порядок оформления служебных поездок. С 08.01.2015 года перестали быть обязательными такие документы, как: служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о выполненной в командировке работе. С 08.01.2015 года, для указания сроков нахождения в командировке, совершенной на личном автотранспорте, можно применить служебную записку с приложением подтверждающих документов. С 08.08.2015 года аналогичный документ можно применять, в случае использования служебного автотранспорта. Служебная записка о командировке (образец 2015)
• В служебной (докладной) записке «О невыполнении должностных обязанностей» содержится информация о происшедшем факте не выполнения сотрудником компании своих должностных обязанностей, в связи, с чем излагается просьба о привлечении данного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Читайте обзор характеристик шлема для квадроцикла на этой странице. Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей
• В служебной (докладной) записке «О повышении заработной платы» излагаются основания для повышения должностного оклада (например, окончание испытательного срока или повышение квалификации), указывается размер денежных средств, на который следует увеличить должностной оклад, указывается лицо, в отношении которого необходимо принять соответствующие меры. Пример служебной записки о повышении заработной платы
• В служебной (докладной) записке «О выделении денежных средств» указывается сложившаяся ситуация, в связи с которой излагается просьба о выделении определенной суммы денежных средств под отчет. Образец служебной записки о выделении денежных средств
• В служебной записке «О повышении в должности» излагается просьба о рассмотрении кандидатуры (указывается рекомендуемое лицо, должность стаж работы, заслуги и т.д.) на имеющееся вакантное место в организации. Служебная записка о повышении в должности
• В служебной записке «На списание материалов» излагается просьба о списании материальных ценностей, указывается основание для списания, а также прилагается полный перечень материальных ценностей (наименование, количество, балансовая стоимость, инвентарный номер). Образец служебной записки на списание материалов
• В служебной записке «О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы» излагается просьба о предоставлении неоплачиваемого отпуска, указывается причина, а также количество необходимых дней. Служебная записка отпроситься с работы
• В служебной записке «На приобретение канцтоваров» излагаются факты производственной необходимости в приобретение определенного количества канцтоваров, прилагается перечень канцелярских товаров (наименование, количество). Ознакомиться обзором характеристик ткани вискоза здесь: http://specworkgid.ru/spectkani/obzor-xarakteristik-tkani-viskoza.html.

Служебная записка на приобретение канцтоваров

• В служебной записке «На ремонт помещения» излагается просьба о проведении ремонтных работ, дополнительно указывается помещение. Образец служебной записки на ремонт помещения
• В служебной записке «На приобретение спецодежды» излагается просьба о выдаче спецодежды сотрудникам. Указывается перечень сотрудников (должность, Ф.И.О.). Прилагается заявка на приобретение необходимой спецодежды (наименование, количество). Читайте когда и как проводится целевой инструктаж по охране труда. Служебная записка на приобретение спецодежды

  Смотрите на видео инструкцию по документообороту:

  Служебная записка не является обязательным документом, но она может послужить дополнением к основному документу, которое поможет принять руководителю окончательное решение. Например, на основании служебной записки может быть издан приказ, составлен акт или оформлено соглашение между двумя сторонами.

  Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

  Москва и область: +7 (499) 455-12-46

  Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

  specworkgid.ru

  Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?

• Доронина Л.А. | к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления

Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.

Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

• Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
• Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

• внутренними , т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
• внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

• наименование структурного подразделения;
• вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дата;
• регистрационный номер;
• заголовок к тексту;
• текст;
• адресат;
• подпись составителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:



Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Приложение: акт проверки от 03.03.2006 № 33 на 1 л. в 3 экз.

Пример оформления внутренней докладной записки:

www.delo-press.ru

Служебная записка — назначение и пример написания

По своей сути служебная записка ‒ инструмент деловой корреспонденции внутри организации, между сотрудниками, не находящимися в подчинении друг у друга. В том случае, если сотрудник пишет записку вышестоящему лицу, она будет называться не служебной, а докладной.

Цель записки – объяснить и согласовать аспекты деловых вопросов касательно работы сотрудника или отдела, и связанных с работой другого сотрудника или отдела. Записка пишется в тех случаях, когда устного общения недостаточно и просьбу необходимо задокументировать.

Следует заметить, что служебная записка является только вспомогательным документом, не регламентированным ОКУД. Поэтому вся информация в служебных записках не содержит приказов и распоряжений.

Как правильно написать служебную записку?

Форма написания свободная. Тем не менее, как и в любом документе, необходимо соблюдать общие правила составления документов, а именно указать:

• кому предназначается (Ф.И.О. в дательном падеже и должность);
• наименование документа, дата, номер записки;
• краткую тему записки или заголовок;
• в «теле» записки описывается сложившаяся ситуация и конкретизируется просьба, либо излагаются действия составителя в связи с ситуацией;
• должность составителя, его подпись и Ф.И.О., иногда необходимы также подписи заинтересованных лиц.

Желательно избегать в записке лишних слов, сложных речевых оборотов. Необходимо по существу излагать суть проблемы или ситуации, по возможности сделать это кратко. Поскольку в записке указывается ее порядковый номер, логично, что такие записки регистрируются в специальном журнале. Оформление «шапки» может быть центральным или угловым (привязанным к краю документа).

Работникам легче будет составлять документы, если в наличии имеется утвержденная приказом руководителя инструкция по оформлению и с общими указаниями по написанию различного рода записок (докладной, служебной, объяснительной).

Для предприятий, документооборот которых в значительной степени компьютеризирован, журнал регистраций, бланки записок и готовые документы могут храниться в отдельной папке, доступной по локальной сети всем заинтересованным пользователям.

А так же полезная информация о доверенности на право подписи, с примерами их написания.

Образец написания служебной записки

Отдел автоматизации
Начальнику отдела продаж

ООО «АДА» И. Н. Славянскому

Об информировании пользователей ПК

Во вторник 7 апреля 2017 г. будет производиться установка нового программного обеспечения. Просим вас уведомить менеджеров о необходимости перенести всю рабочую информацию на съемные носители во избежание ее потери в процессе переустановки.

Начальник отдела автоматизации (подпись)
А. П. Вениаминов

Служебная записка – пустая формальность?

Чтобы представить наглядно необходимость правильного отношения к служебной документации, представим себе следующую ситуацию. В связи с каким-либо праздником хозяйственный отдел назначает дополнительный рабочий день своим работникам для своевременной уборки территории.

Если не уведомить об этом работников отдела охраны, может возникнуть недоразумение. Работников просто не пропустят на проходной, поскольку отдел охраны ничего не знает о мероприятиях в связи с праздником.

Вопросы о служебных записках

1. Как составить служебную записку, чтобы убедить директора финансировать покупку компьютера (подписку на бухгалтерский журнал) и т. д.?

   Обращение к директору не является коммуникацией по горизонтали, и поэтому такая записка не будет считаться служебной. Обращение к начальнику – докладная записка.

2. Какой формат листа используется для служебных записок?

   Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы оформляются на листах формата А4.

   1. Правильно ли на служебной записке ставить гриф «утверждаю»?

   Нет. Служебная записка – это способ коммуникации между подразделениями. Ответ на вопрос или предложение служебной записки оформляется как ответная служебная записка. При этом в шапке ответа указывается номер той записки, на которую составлен ответ.

   Помогите пожалуйста грамотно написать служебную записку о необходимости приобретении расходомера . На расходомер ТРК был произведен ремонт специалистом сторонней организации, расходомер данный момент работает но определенный срок гарантии не дали так как детали изношены. Так же был составлен дефектный акт и заключение о необходимости замены расходомера.

   wearpro.ru

   Служебная записка: как написать, правила оформления и образец

   Служебная записка — это внутриштатный документ, при помощи которого происходит общение между сотрудниками в официальной письменной форме. Ее содержание сводится к поручениям, выполнению каких-либо заданий и т. п, то есть рабочим вопросам. Несмотря на то, что написание служебной записки — дело несложное, и нерегулируемое очень уж жесткими правилами, тем не менее, и их необходимо знать. В данной статье рассмотрим порядок составления сей документации, виды и др.

   Характеристика

   Характер служебной записки информационно-справочный, что значит, она содержит некие уведомления, сообщения, поручения и т. д. Затрагиваемые в ней вопросы касаются конкретного работника, которому она направлена. Иными словами, служебная записка — это инструментарий общения внутри предприятия.

   Примечание: обязательность служебной записки не установлена. Это дополнительный документ, хотя на его основе и могут составляться приказы и распоряжения.

   Служебная записка считается часто используемой документацией, в то же время, не состоящей в списке официально классифицированных управленческих бумаг. Широко используемая, она становится связью на горизонтальном уровне: то есть составляется работником одного подразделения для передачи просьбы или предложения сотруднику другого.

   Важно: статусы объектов управления, между которыми производится связь посредством служебной записки, должны быть равнозначны. Иначе документ считается не служебной запиской, а докладной.

   Цели использования

   Служебная записка на работу может использоваться в различных случаях.

   Вот несколько примеров:

3. на премирование сотрудника;
4. на отправление работника в командировку;
5. сообщение в материально-технический отдел по поводу неисправности оборудования;
6. служебная записка на приобретение;
7. уведомление начальника охраны от начальника любого другого подразделения о необходимости пропуска посторонних лиц (не сотрудников) в здание компании с указанием причин;
8. просьба в виде служебной записки, направленной в бухгалтерию, о выделении материальных средств на те или иные нужды и т.п.

   Отдельные случаи составления служебных записок

   Хотя служебная записка и считается внутренней бумагой, одна из ее разновидностей — это документ, направленный аттестационной комиссии. Однако использование записок исключительно для рабочей связи все же более распространено.

   Как написать служебную записку?

   Базовые правила составления служебной записки аналогичны любым другим. Они включают в себя написание на листе формата А4, указания от кого и кому она направляется, заверения датой и подписью. Но как писать служебную записку с соблюдением всех требований?

9. в центре (допускается также расположение с левой стороны листа) следует написать соответствующее название документа;
10. вариантов написания даты два — как полностью арабскими цифрами, так и указание месяца прописью;
11. в наименовании к основному заголовку можно добавить краткое описание содержания документа;
12. информация об отправителе и получателе должна быть полной: имя, фамилия и отчество, полное название должности и отдела (подразделения), к которому эта должность прикрепляется.

    Содержание служебной записки

    В ответ на вопрос, как написать служебную записку, входят не только реквизиты и атрибуты этого документа, но и то, каким должно быть его содержание.

    Рассматриваемая бумага не требует изложения сути проблемы очень сухим и официальным языком — допускается вольное повествование, тем не менее, конкретно отражающее причину написания.

    Содержание принято делить на две части. Первая из них называется преамбулой. В ней кратко говорится о том, что побудило составителя как писать служебную записку, так и отправить ее конкретному сотруднику.

    Вторая часть считается основной, она также объемнее преамбулы. В этот текст включается изложение непосредственно просьбы или предложения. К нему можно добавить анализ ситуации, выводы и итоги.

    Некоторые компании на вопрос о том, как написать служебную записку, просто предоставляют своим сотрудникам специальную форму. Но, следует заметить, это не обязательная унификация — ГОСТ предоставляет только рекомендательные положения (по поводу шрифтов, размерности и интервалов) без утвержденного образца. Тем не менее, если подобное существует в конкретной фирме, лучше его придерживаться.

    Служебные и докладные записки

    Чуть выше в примечании было указано, чем различаются служебные и докладные записки. Но многие люди все равно склонны путать их между собой.

    Самые распространенные ошибки это:

13. служебная записка на сотрудника от работника начальнику (на самом деле, докладная);
14. о повышении заработной платы;
15. о повышении в должности.

    Последние два подразумевают обращение не на горизонтальном уровне, а по вертикали, что отрицает определение служебной записки.

    Важно: деление служебных записок на докладные и объяснительные априори неверное.

    Регистрация

    Все служебные записки регистрируются в реестре. В зависимости от того, каким образом организован документооборот в каждой конкретной компании, этим может заниматься либо тот, кто составлял бумагу, либо тот, кто получал. В любом из случаев это сводится к тому, что служебной записке присваивается уникальный номер, который следует указать в ее тексте.

    Образец служебной записки

    «Отдел продаж, Директору подразделения информационных технологий В. А. Куцаку
    Служебная записка
    № 19-43/102
    От 13 апреля 2015 года
    О тестировании состояния ПК на предмет его работоспособности
    Начиная с 10.04.2015 в персональном компьютере сотрудника отдела продаж Максименко Р. Д. происходят регулярные сбои в работе, а именно: перезагрузка без подачи данной команды ПК, проблемы с включением/выключением, а также мерцание экрана. Вследствие описанного прошу провести специалистами вашего отдела необходимую диагностику с целью обнаружения причин неполадок, а также успешного их устранения. Предлагаю результаты проведенного тестирования оформить в письменном виде, с подведенными итогами о дальнейших действиях: починки или замены машины.

    Предположим, что оказалось, ПК не подлежит починке. В этом случае оформляем служебную записку на списание оборудования.

    Пример записки на списание оборудования

    «Отдел продаж, Директору материально-технического отдела М. А. Олейнику
    Служебная записка
    № 21-45/104
    От 16 апреля 2015 года
    О списании неработоспособного ПК
    Начиная с 10.04.2015 в персональном компьютере сотрудника отдела продаж Максименко Р. Д. происходили регулярные сбои в работе. Проведенная вследствие этого диагностика специалистами подразделения информационных технологий показала следующее: ПК не надлежит дальнейшей эксплуатации. В связи с этим прошу списать вышеуказанное оборудование по неработоспособности.

    Начальник отдела Л. А. Кудрявцев»

    Помимо нее, понадобится еще одна записка — на замену списанного оборудования.

    Записка на замену оборудования

    «Отдел продаж, Директору материально-технического отдела М. А. Олейнику
    Служебная записка
    № 22-46/104
    От 17 апреля 2015 года
    О замене неработоспособного ПК
    Персональный компьютер специалиста отдела, Максименко Р. Д. был списан и нуждается в замене по причине его неработоспособности (по док. № 20-44/103 от 15.04.2015). Прошу предоставить новое оборудование, соответствующее по параметрам списанному. О выполнении прошу сообщить в письменном виде. К записке прилагаю отчет подразделения информационных технологий о проведенной диагностике и ее результатах.

    В заключение

    Обычно написание служебной записки не вызывает проблем. Этот внутриштатный документ — довольно привычное средство общения между различными уровнями управления. Условные преграды может вызвать разве что «путаница» между докладными записками и служебными (в статье указано, чем они различаются).

    В некоторых компаниях составление служебных записок происходит исключительно по введенному и утвержденному образцу (в этом случае лучше запастись специальными бланками для них), в других — оно более чем вольное.

    Составляя этот документ, следует руководствоваться теми же правилами, что и для других бумаг — шрифт и интервал по ГОСТу, дата и подпись для действительности записки.

    В общем и целом, служебная записка — очень удобный инструментарий, овладеть которым не составляет труда и при правильном использовании которого наблюдается слаженная и четкая работа коллектива организаций. Она помогает поддерживать целостную связь между отделами, а также укрепляет структуру, которую они составляют.

    businessman.ru