Экспертиза ценности документов

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа
  • Согласование документа
  • Подпись

    • Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

    После завершения хранения документов в делопроизводстве проводится их оценка и ряд организационных и технических работ по подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию. В состав этих работ входят:

  • экспертиза ценности документов для определения возможности их дальнейшего практического и научного использования;
  • оформление дел, подлежащих дальнейшему (архивному) хранению;
  • составление описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;
  • передача дел в архив организации;
  • уничтожение документов с истекшими сроками хранения, не представляющих практической или научной ценности.

    • Для федеральных органов исполнительной власти установлен срок хранения документов по месту их создания. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

    Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

    Ценность документов как для каждой конкретной организации, так и для государства в целом неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какого-то конкретного задания или процедуры. Такая информация носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. По этой причине и установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки. Однако часть документов сохраняет свое значение на длительный (или постоянный) срок, так как содержит информацию, которая может быть использована ретроспективно уже не только для практической деятельности, но и для научных целей. Документы, которые содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата, деятельности юридических лиц и др., могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

    Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени содержащаяся в них информация обладает практической или научной ценностью.

    Экспертиза ценности проводится в несколько этапов — в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах. Первым этапом экспертизы является оценка и отбор документов на стадии, когда заканчивается их хранение в делопроизводстве и предстоит передача документов в архив. В федеральных органах исполнительной власти экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива.

    В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

    • действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу:
    • типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения — нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
    • номенклатуры дел.

      • Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации, которая зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

      Управленческие документы можно разделить на несколько групп:

    • документы, отражающие основную деятельность учреждения или организации в целом, а также их структурных подразделений. В эту группу в основном входят организационно-распорядительные документы, многие из них имеют постоянный срок хранения:
    • документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для оперативной деятельности или используются в справочных целях. Это прежде всего документы оперативной и бухгалтерской отчетности. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет:
    • документы по личному составу могут храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно); 75 лег должны храниться приказы о приеме, переводах, увольнении, трудовые договоры, личные карточки работников, лицевые счета. личные дела работников.

      • Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет их подлинность. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформленными и обладать бесспорной юридической силой. В исключительных случаях (например, при утрате подлинников) на хранение передаются копии документов. В этом случае каждый документ должен быть заверен в установленном порядке.

      Копия передается на хранение (может быть приложена к подлиннику) и в случаях, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился.

      Проведение экспертизы ценности документов. Экспертные комиссии

      Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

      Экспертная комиссия

      Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

      В органах исполнительной власти, крупных учреждениях и организациях помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК создается и в структурах, имеющих подведомственную сеть организаций. В этих случаях экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует деятельность ЭК. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

      ЦЭК и ЭК являются совещательными органами. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому экспертные комиссии должны с ними согласовывать многие свои решения. Например, если в перечне документов сроки хранения обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о сроках хранения и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочные комиссии.

      ЭК организации формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает 3-5 наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа. В небольших организациях или компаниях в состав экспертной комиссии входит секретарь руководителя или руководитель секретариата.

      Общий порядок организации работы экспертных комиссий определен Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995 г.). Примерное положение об ЭК см. приложение 9.

      На основе Примерного положения должно разрабатываться индивидуальное положение об экспертной комиссии конкретной организации, предприятия. Индивидуальное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

      Положение об экспертной комиссии состоит из разделов. Текст каждого раздела делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

      Положение определяет цель создания экспертной комиссии, ее статус как совещательного органа при руководителе организации, порядок формирования и назначения персонального состава комиссии, ее председателя и секретаря.

      Положение должно содержать перечень правовых и нормативных актов и нормативно-методических документов, которыми комиссия руководствуется в своей работе. В перечень включают законы и другие правовые акты по архивному делу, указания органа управления архивным делом Российской Федерации (Росархива) или органов управления архивным делом субъектов РФ, Основные правила работы архивов организаций, другие нормативно-методические документы, разработанные архивными органами, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

      В задачи экспертной комиссии входит:

    • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
    • организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
    • организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

      • В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций главными функциями экспертных комиссий являются :

    • организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
    • рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):
      • проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
      • описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
      • описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.);
      • актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
    • подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
    • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

      • Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

      Для выполнения своих функций экспертная комиссия наделяется определенными правами» которые также закрепляются в положении.

      Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях» которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости (как правило, 1-2 раза в год).

      Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии, зафиксированные в протоколе, вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

      www.grandars.ru

      Экспертизе ценности документов подлежат документы

      3.2. Экспертиза ценности документов

      Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ).

      Архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащим постоянному хранению 1 .

      Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе комплексного применения критериев экспертизы ценности документов .

      Критерии экспертизы ценности принято классифицировать по трем следующим группам:

      Критерии происхождения, содержания и внешних особенностей.

      К критериям происхождения относятся:

      — функционально-целевое назначение организации с учетом его особой роли или типового характера;

      — время и место создания документа.

      К критериям содержания относятся:

      — значимость информации документа (уникальность или типичность);

      — повторяемость документной информации;

      К критериям внешних особенностей относятся:

      — формы фиксирования и передачи содержания;

      — форма удостоверения и оформления документа.

      Экспертиза ценности документов проводится:

      — в делопроизводстве организации;

      — в архиве или архивохранилище организации;

      — в государственном или муниципальном архиве.

      В государственные и муниципальные архивы в основном поступают документы, прошедшие экспертизу ценности документов на стадии делопроизводства и в архивах организаций – источников комплектования этих архивов. Поэтому экспертиза ценности документов в государственном или муниципальном архиве проводится в исключительных случаях:

      — при поступлении документов в неупорядоченном состоянии;

      — по фондам содержащих большое количество дублетных документов;

      — в процессе переработки описей;

      — в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

      Архив может осуществлять экспертизу ценности документов по просьбе собственника документов на основании заключенного договора об отнесении его документов к составу Архивного фонда Российской Федерации.

      Экспертиза ценности документов проводится в государственных и муниципальных архивах, если истекли сроки временного хранения архивных документов, в том числе по личному составу, поступивших в архив от государственных органов, органов местного самоуправления и организаций в результате их ликвидации без правоприемника 3 ;

      Ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов принадлежит перечням.

      Но при этом необходимо помнить:

      — во-первых, несмотря на наличие перечней необходимо непосредственное изучение документов, особенно передаваемое на государственное или муниципальное хранение и выделяемых к уничтожению;

      — во-вторых, перечни устаревают, особенно отраслевые (ведомственные), корпоративные с указанием сроков хранения документов;

      — в-третьих, перечни как и законы обратной силы не имеют – их действие распространяется только на документы, образовавшиеся после издания перечня, если в указаниях по применению перечня не дается особых рекомендаций.

      Обязательность применения перечней в процессе проведения экспертизы ценности документов, в том числе при установлении сроков хранения, закреплена в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 года (№125-ФЗ). В ст. 23 (ч.1) содержится указание на то, что федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают по согласованию с Росархивом перечни документов, образующихся в процессе деятельности подведомственным им организаций, с указанием сроков хранения. В ст. 17 (ч.1) сказано, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и даже граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков хранения, установленных перечнями. При этом речь идет о перечнях типовых архивных документов, утвержденных Федеральным архивным агентством, или отраслевых перечнях, согласованных также с Федеральным архивным агентством.

      При определении сроков хранения архивных документов современные Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007. С. 85) рекомендуют руководствоваться:

      — перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения (типовым перечням);

      — перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственным им организаций с указанием сроков хранения (отраслевыми перечнями). В ряде случаев для документов, не указанных в этих перечнях , сроки хранения могут устанавливаться нормативными правовыми актами.

      Современная система перечней представлена двумя основными типами перечней документов:

      -с указанием сроков ранения;

      -подлежащих постоянному хранению.

      Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть следующих видов:

      — типовые для всех организаций.

      Назначение типовых перечней – унификация сроков хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех организаций, независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в государственные и муниципальные архивы.

      Однако типовые перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности организации.

      Сегодня основными действующими типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения являются «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010 г .) и «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2008 г .).

      —примерные для однородных организаций, зачастую не входящих ту или иную ведомственную систему, например кредитных организаций (такой перечень в настоящее время подготовлен, находится в стадии рассмотрения и утверждения).

      Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов, обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

      В примерных перечнях называются виды документов, подлежащих постоянному хранению и документы, подлежащие выделению к уничтожению, как не представляющие научной, исторической, экономической ценности в однородных организациях.

      —отраслевые – по отдельным отраслям деятельности.

      Отраслевой перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одной отрасли, одной ведомственной системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждения этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документа.

      Основной массив отраслевых (ранее чаще употреблялся термин ведомственные) перечней достаточно устарел, в ряде отраслей перечни документов выпускались в конце1960-х – начале 1980-х годов. Но они все еще действуют в части, не противоречащей современным типовым перечням.

      —корпоративные перечни представляют собой своего рода «фрагмент» отраслевого перечня и отражают документы с указанием сроков хранения конкретной организации, а так же подчиненных ей структур, чаще всего филиалов, представительств, отделений.

      Взаимосвязь рассмотренных перечней заключается в следующем: типовая документация с едиными и обязательными сроками хранения должна входить составной частью во все примерные, отраслевые и корпоративные перечни.

      Перечни документов, подлежащие постоянному хранению , разработаны одного вида – типовые. Это Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР (М., 1973 г .), который, был ориентирован на документы государственных учреждений.

      Но сами учреждения, организации, предприятия непосредственно этот перечень не использовали, он выпускался как база, платформа для подготовки типовых, отраслевых и т.п. перечней.

      Для специальной документации в 1998 году был выпущен Перечень научно-технической документации, подлежащий приему в государственные архивы России.

      Применение перечней. В рассмотренной системе перечней наиболее общими являются перечни управленческих документов, выходившие в 2000 г . и 2010 г . – это типовые перечни документов с указанием сроков хранения.

      Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, 2000 года является логическим продолжением Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения, вышедшего в 1989 году.

      В чем же взаимосвязь двух перечней?

      Во-первых, с момента выхода в свет типового перечня ( 2000 г .) утратила свою силу лишь первая часть типового перечня 1989 года.

      Во-вторых, типовой перечень 2000 года распространял свое действие на документы, созданные начиная с 1995 года, а для установления сроков хранения для документов, созданных в 80-е – 90е гг. (до 1995 г .) необходимо было продолжать пользоваться типовым перечнем 1989 г .

      В-третьих, оставалось действующей до 2008 г . вторая часть типового перечня 1989 г ., которой необходимо было пользоваться при определении сроков хранения документов по отраслям и специфическим направлениям деятельности организаций, например, конструкторской, технологической, проектной, научно-исследовательской и другой подобного рода документации.

      31 июля 2007 г . был утвержден Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. С выходом этого перечня в 2008 г . утратила свою силу вторая часть типового перечня 1989 г .

      Следовательно, все организации должны при проведении экспертизы ценности документов, созданных с 2008 по 2011 гг., и определении их сроков хранения использовать типовые перечни управленческих документов ( 2000 г .) и научно-технической и производственной документации ( 2008 г .).

      В 2010 г . вышел в свет новый перечень типовых управленческих документов ( вступил в силу в конце 2011 г): Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения .

      При определении сроков хранения и проведении экспертизы ценности документов, созданных начиная с 2012 г. используют Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2008 г .) и Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправлений и организаций, с указание сроков хранения (М., 2010 г .).

      Типовой перечень необходимо использовать в качестве основного нормативного документа, в первую очередь, при подготовке номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, а так же при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное хранение.

      1 Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» П.п . 16, 8, ст. 3.

      2 Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» П. 3 ст. 3.

      3 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 86.

      archives.ru

      ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

      Закон Российской Федерации «Об архивном деле в РФ» определяет понятие «Экспертиза ценности документов», как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Проще говоря, экспертиза ценности документов – это отбор документов для хранения в соответствии со сроками их хранения.

      Для того, чтобы организовать работу по экспертизе ценности документов в учреждении должна быть создана экспертная комиссия (ЭК) из числа заинтересованных работников: архивист (секретарь комиссии), делопроизводитель, кадровик, бухгалтер и возглавить ее должен один из руководителей (председатель комиссии). Комиссия создается приказом руководителя и руководствуется в своей деятельности нормативно-методическими документами и Положением о ней, утвержденным в установленном порядке. Основной задачей ЭК является организация экспертизы ценности документов на разных этапах ее проведения.

      Функциями ЭК являются:

      -организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;

      -рассмотрение проектов номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу для передачи на архивное хранение;

      -рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих передаче в архив и по истечении временного срока хранения.

      Решения комиссии оформляются в протоколах, подписываются председателем и секретарем и обязательны для исполнения всеми сотрудниками учреждения.

      Экспертиза ценности в учреждении должна быть организована правильно и проводиться ежегодно. Условно можно определить следующие этапы этой работы:

      1 этап. Первоначально экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, когда дело еще не родилось, т.е. составляется прогноз ценности документов дела (как правило, 4-й квартал текущего года).

      2 этап. При завершении дел в делопроизводстве (обычно 1-й квартал следующего года) документы, образовавшиеся в течение прошлого года, делятся на группы в соответствии со сроками их хранения.

      3 этап. На основном этапе экспертизы ценности проводится полистный просмотр документов перед формированием их в дело. Проводит эту работу делопроизводитель учреждения, и это очень важный момент, так как делопроизводитель – единственный специалист своей сферы, кто может правильно оценить значимость и ценность каждого документа.

      Порядок проведения экспертизы ценности документов

      Итак, весь массив документов разделен на основные группы:

      1) дела постоянного хранения;

      2) дела по личному составу;

      3) дела временного срока хранения (до 10 лет);

      4) дела прошлых лет на уничтожение по истечении сроков хранения.

      Целесообразно начинать экспертизу с документов 3-й группы для исключения ошибок формирования дела в течение года. Экспертиза проводится путем полистного просмотра документов, не допускается проводить экспертизу только по заголовку на обложке дела. Содержание документов дела должно соответствовать заголовку дела.

      Документы 1-й и 2-й групп также просматриваются полистно, проводится научно-техническая обработка дела и оформление обложки в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, т.е. проводится подготовка дела к архивному хранению.

      Документы 4-й группы отбираются для уничтожения в соответствии с номенклатурами дел прошлых лет. Отправной датой для решения об окончании срока хранения конкретного дела является 1 января текущего года.

      На 1 января 2006 года подлежат уничтожению дела с документами:

      -2004 года со сроком хранения 1 год и ДМН;

      -2002 года со сроком хранения 3 года;

      -2000 года со сроком хранения 5 лет;

      -1995 года со сроком хранения 10 лет.

      Научно-техническая обработка документов, подлежащих передаче в архив

      Научно-техническая обработка дел, подлежащих постоянному и длительному хранению, а также для их дальнейшего использования, осуществляется в соответствии с правилами. Предусматривается целый комплекс работ по оформлению дела:

      1. Полистный просмотр документов дела.

      2. Формирование дела в соответствии с правилами.

      3. Удаление копий, дубликатов, металлических скреплений, черновиков, ремонт поврежденных документов.

      4. Вложение чистого бланка листа-заверителя в конец дела.

      5. Переплет дела типографским способом или подшивка дела (формата А4 на 4 прокола). Для подшивки необходимо использовать хлопчатобумажные нитки. Дела постоянного хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой, верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая (1,5-2 см) картонная полоска, через которую прошивается дело. Такой способ подшивки предохранит нитки от истирания и придаст более эстетичный вид делу. Дела по личному составу можно прошивать насквозь, включая верхнюю и нижнюю обложки.

      6. Нумерация листов в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов дела все листы, кроме листа-заверителя, нумеруются порядковой нумерацией. Нумеровать необходимо простым карандашом (употребление цветных чернил запрещается) в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Фотографии, чертежи, диаграммы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на его оборотной стороне. В случае, если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том нумеруется отдельно.

      7. Составление листа-заверителя. В листе-заверителе оформляется итоговая запись о количестве пронумерованных листов в деле цифрами и прописью. Ошибки в нумерации устраняются несколькими способами: пропущен номер – допускается отметка о пропущенном номере; не пронумерован лист – допускается употребление литерных номеров (например: 15, 15а, 15б,); продублирован номер – допускается зачеркнуть ошибочный номер и рядом поставить правильный. Лист-заверитель подшивается в конце дела (в случае, если дело уже прошито или переплетено, лист-заверитель можно наклеить на внутреннюю сторону обложки).

      8. Оформление обложки дела.

      Обложка дела при оформлении дела должна соответствовать установленной форме:

      -полное название учреждения в именительном падеже (в скобках указывается сокращенное название);

      -индекс дела (переносится из номенклатуры дел);

      -заголовок дела (переносится из номенклатуры дел и может уточняться);

      -срок хранения (переносится из номенклатуры дел);

      -крайние даты определяются по первому и последнему документам в деле;

      -номера документов в деле;

      -номер тома (части), если дело состоит из нескольких томов (частей);

      -количество листов в деле (переносится с листа-заверителя).

      Результаты проведенной экспертизы ценности документов подлежат

      -на документы постоянного хранения (составляется опись № 1);

      -на документы по личному составу (составляется опись № 2);

      -на дела временного срока хранения, отобранные к уничтожению, составляется акт о выделении к уничтожению;

      -описи и акт в обязательном порядке рассматриваются на заседании ЭК. Порядок составления и оформления описей в учреждении был подробно рассмотрен в журнале «Консультант-Пермь» (2005. – № 6;.

      -включенные в акт документы уничтожаются централизованно в установленном порядке, под контролем делопроизводителя или специалиста, ответственного за архив. Не допускается уничтожение документов с истекшим сроком хранения непосредственно в структурных подразделениях.

      Управленческая документация не может быть сдана в макулатуру и должна быть обязательно уничтожена. Использование таких документов для хозяйственных нужд запрещается. Возможны различные способы уничтожения документов: сжигание, утилизация, химическая обработка. В акте делается отметка о дате, месте и способе уничтожения документов.

      Опубликовано:

      Консультант-Пермь. – 2005. – Декабрь. – № 12.

      www.permarchive.ru