Трудовой кодекс: закон о командировке
Согласно закону, командировка представляет собой служебную поездку на установленный руководством срок в другой город, регион или страну. Находясь в командировке, работник обязан выполнить должностное поручение, связанное с поездкой.
Командировочные расходы
Российский закон о командировках говорит о том, что работнику должны быть возмещены следующие затраты:
- полная оплата проезда,
- средства для бронирования и найма жилого помещения, а также расходы по его поиску,
- ежедневные расходы на проживание (суточные),
- другие затраты, связанные с командировкой, который работник произвел с ведома или согласия руководства.
- беременную женщину,
- несовершеннолетнего работника.
- женщин, у которых есть дети до 3 лет,
- родителей, воспитывающих ребенка-инвалида, не достигшего совершеннолетия,
- одинокого родителя, имеющего малыша в возрасте до 5 лет,
- если работник ухаживает за тяжело больным членом семьи (если есть, при этом, справка от врача).
- за 9 дней — 40 евро за каждый день,
- за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.
- на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро
- на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро
- 700 рублей — за каждый день командировки на территории России;
- 2 500 рублей — за каждый день при поездках за границу.
- за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах вашей компании;
- по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.
По России суточные составляют 700 рублей в день, за рубежом – 2500 рублей в день.
Кроме того, Трудовой Кодекс имеет положение о том, что командировки сохраняют за работником рабочее место и зарплату. По просьбе командировочного, его зарплата может быть выслана по месту нахождения. Расходы несет работодатель.
Если сотрудник работает по совместительству, то зарплата сохраняется по месту той работы, где проходит командировка.
Имеет ли закон о командировках ограничения
В целях охраны трудовых прав работников, законодатель внес некоторые запреты для руководителей компаний. Нельзя отправить в командировку:
Только с предварительного согласия решается отправлять в командировки:
При этом российский Трудовой Кодекс содержит положение о том, что работодатель обязан разъяснить право работника об отказе от командировки в письменной форме.
Документы для командировки
Любая служебная поездка оформляется командировочным удостоверением. Российский закон о командировках содержит единую форму удостоверения. В связи с этим, его применяют компании всех форм собственности. В документе указывается дата убытия с места работы и прибытие на место выполнения задания. По окончании командировки, в документе делается отметка об убытии сотрудника. На работе проставляется штамп о явке работника.
Днем начала командировки считается день отъезда, день окончания – дата приезда. Выходить или нет на работу в указанные дни, решает руководство по договоренности с командировочным лицом.
На рабочем месте, сотрудник обязан написать авансовый отчет по затраченным суммам, который затем сдается в бухгалтерию предприятия.
webcache.googleusercontent.com
Суточные при командировках в 2018 году: размеры выплат, изменения
За дни нахождения в командировке работнику выплачивается средний заработок и суточные за каждый календарный день командировки. В этой статье Юлия Бусыгина, ведущая вебинара про оформление командировок в 2018 году, комментирует выплату суточных по командировкам и ситуацию по отмене суточных в 2018 году.
Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.
Суточные в 2018 году
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства. В 2018 году суточные при командировках сотрудникам сохранены.
Ситуацию комментирует Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету Контур.Школы :
«Согласно абз.3 ч.1 ст.168 ТК РФ, в случае направления работника в командировку работодатель обязан возмещать ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточные. Соответственно, с 1 января 2018 года работодатели, также как и ранее, обязаны выплачивать суточные. Обращаю внимание, что размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах организации, например, в Положении о командировках. Предусмотрены максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). В частности, суточные по России — это 700 рублей, за границу — 2500 руб. То есть, если организация установит суточные по России в размере 1000 рублей, то с 300 рублей (1000 — 700) работодателю следует удержать НДФЛ » .
Рекомендуем вебинар про оформление командировок: документальное оформление и оплата командировки; средний заработок при командировке; командировка в выходной, однодневная командировка; суточные при командировках.
Порядок выплаты суточных работникам
Суточные возмещаются работнику за каждый день, пока он находится в командировке. Выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути, также оплачиваются (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье оплачиваются.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются (но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам). Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.
Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:
30 мая выдан под отчет аванс под отчет 360 евро и 700 руб.
Курс (условно) евро:
Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:
40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
Суточные 1 день по России = 700 руб.
Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб
Размер суточных в 2018 году по России и за границу
Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например, в положении о командировках.
Бухгалтеры знают про 700 и 2500 рублей — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят размер суточных 700 и 2500 рублей, чтобы заодно не удерживать с этих сумм НДФЛ. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2500 рублей и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4000 рублей за каждый день командировки по России, но тогда с 3300 рублей придется удержать НДФЛ (4000 руб. – 700 руб. = 3300 руб.)
По общему правилу размеры суточных, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:
Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2500 руб.). Так сколько платить суточных? — решайте для своей организации самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах).
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Эксперт Юлия Бусыгина комментирует, как определить количество дней, за которые надо выплатить суточные: «Если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен представить, как вернется из командировки, вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях определяйте количество дней, за которые надо выплатить суточные, по проездным документам ».
Суточные в иностранной валюте
Суточные при командировках за пределы РФ платите те, которые установлены во внутренних документах компании.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».
Однодневная командировка: суточные-2018
По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку, как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).
После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например, на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?
Выплаты при однодневных командировках взамен суточных
Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.
Суточные по однодневным командировкам в 2018 году:
НДФЛ с суточных при однодневных командировках
Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:
- Мнение Минфина РФ: компенсация документально подтвержденных расходов, связанных с однодневной командировкой (например, расходовна питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2500 руб. при однодневной командировке за границу (письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
- Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).
Суточные при командировке в страны СНГ
Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Белоруссию и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Подробно о том, как выплачивать суточные при командировках в страны СНГ читайте в статье Контур.Школы «Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ»
Отчет по суточным в командировке
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:
В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным по России, ни по суточным за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающие документы по суточным не существуют. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.
Контур.Бухгалтерия — месяц бесплатно!
Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.
Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.
Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.
На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных
Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.
В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:
Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.
Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.
Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.
Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.
Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре
В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.
Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.
Документы не по форме: что делать?
Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.
www.b-kontur.ru
Командировочные расходы в 2017 году
Кадровый учет и отчеты по сотрудникам, зарплата, пособия, командировочные и удержания в удобном бухгалтерском веб-сервисе
Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.
Определение суточных
На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.
Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.
Суточные по-новому в 2017 году
Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).
Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ) .
Доказательство деловой цели поездки
Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.
Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.
Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Как подтвердить расходы в командировке
Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.
Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.
Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.
Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.
В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.
Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.
В каких случаях работник может отказаться от командировки
- 11.08.2016
- Бизнес
- Персонал
- беременных женщин;
- работающих по ученическому договору;
- несовершеннолетних лиц;
- инвалидов.
- женщины с детьми до трех лет;
- опекуны несовершеннолетних детей;
- родители-одиночки с детьми до пяти лет;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- те, кто согласно медицинскому заключению осуществляет уход за больными родственниками.
- по болезни,
- из-за несчастного случая,
- по семейным обстоятельствам.
- в случае неполного оформления бухгалтерией всех необходимых документов для выезда, а также неполучением достаточных денежных средств, можно смело отказаться от командировки;
- можно попробовать использовать тот шанс, что служебное задание, выданное для командировки, не совпадет с теми функциями, которые описаны в трудовом договоре.
Коммерческая деятельность любой компании, как правило, предусматривает постоянное расширение рынка сбыта своих товаров и услуг, поэтому у сотрудников часто возникает необходимость в служебных командировках. Однако, не каждому человеку нравится жить вне своего дома, работать в чужом городе. В таком случае, необходимо знать, можно ли отказаться от командировки без тяжелых для себя последствий.
Определение по закону
В трудовом кодексе в ст. 166 можно узнать, что служебная командировка – это выезд сотрудника на другое место работы для выполнения своих трудовых функций, оговоренных в ТД. Выполняется она по письменному приказу руководителя организации. Необоснованный отказ от командировки ТК РФ рассматривает как прямое невыполнение рабочих функций, а это значит (ст. ст. 192, 193) – нарушение трудовой дисциплины, которое может повлечь за собой увольнение.
Согласно Положению «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденному Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 работодатель вправе направлять сотрудников компании выполнять свою работу в других регионах России и за рубежом. Рассмотрим, когда подчиненный имеет право отказаться от командировки.
Необходимо знать, что этот вопрос относится только к тем, кто работает на основании заключенного трудового договора. При наличии только контракта на выполнение определенных услуг, не предусматривающих поездки в другие места, или всего лишь устной договоренности можно смело делать отказ от командировки.
Если в ТД указано, что подчиненный не должен выполнять выездную работу, то это служит основанием для отказа от поездки и не может повлечь за собой никакого дисциплинарного взыскания. Когда в ТД ничего не сказано о командировках, выполнение трудовых обязанностей вне основного места работы входит в обязанности сотрудника, и он может отказаться лишь тогда, когда это предусмотрено законом.
Правомочность отказа по законодательству
Существует категория работников, которые в данном вопросе имеют социальные гарантии. Руководитель не имеет права посылать в командировку:
Запрещено направлять в командировки лиц, которые не могут ее предпринять согласно медицинскому заключению. Например, состояние здоровья не позволяет находиться в условиях, которые предоставляет выездная работа. Или сотрудник не может совершать перелет на самолете, делать длительные поездки. Это оговорено в ст.72.1.
Кроме этого списка есть перечень сотрудников, которые имеют законное право не поехать в командировку и для того, чтобы их туда отправить работодатель должен в письменной форме ознакомить их с правом отказаться и получить от них письменное согласие на выезд к другому месту работы. Это:
Также согласие требуется от любого сотрудника, если командировка приходится на выходной день (ст.113 ТК РФ).
Возможные варианты отказа от командировки
Так как командировка – это та же работа, то отменить ее можно по тем же основаниям, что и работу:
И для этого, как и для работы, необходимо документальное подтверждение. Например, болезнь должна быть подтверждена больничным листом, прорвавшаяся в доме труба – соответствующим актом из жилищного управления, а свадьба, приходящаяся на день командировки – документом из ЗАГСа (согласно ст.128 ТК для личной свадьбы полагается от 1 до 5 дней отпуска).
Как отказаться от командировки, если ехать не хочется так сильно, что даже допускается возможность испортить отношения с начальством? Остается поиск формальных причин:
В случаях, не рассмотренных законом, но при наличии веских причин, остается уповать на понимание руководителя и принятие этих оснований. Если он не примет предоставленные причины за веские, то вправе невыезд в командировку посчитать за невыход на работу, то есть прогул, который относится к грубым нарушениям, что согласно п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК является основанием для увольнения.
Знать свои права и обязанности нужно любому цивилизованному человеку. Однако, как показывает практика, лучший вариант – найти компромиссное решение, чтобы не усложнять жизнь себе и руководству, так как судебные дела стоят много материальных и психических затрат.
nebopro.ru