You are here

Служебная записка

Служебная записка, как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) . При этом данный документ широко используется в деловой практике. В связи с этим оформлять служебную записку лучше всего в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях однотипности оформления документации.

Документ служебная записка, в отличие от докладной записки, обеспечивают коммуникацию подразделений организации на горизонтальном уровне, и составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует учитывать, что служебная записка направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

В основном, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение или иную служебную информацию. Служебная записка объясняющая причины не выполнения планов и направляемая в вышестоящее подразделение является объяснительной запиской.

Состав полей служебной записки:

  • Шапка, в которой указывается адресат записки, с указанием структурного подразделения, должности и ФИО получателя;
  • Дата составления и регистрационный номер служебной записки;
  • Собственно наименование «Служебная записка«;
  • Предмет сообщения в виде подзаголовка к тексту;
  • Непосредственно текст служебной записки;
  • Подразделение и должность составителя, подпись и ее расшифровка подписи;

    • Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует привлечения внимания вышестоящего должностного лица. Это своеобразный вид переписки между структурными подразделениями. На практике, в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений отделов. В этих ситуациях и используются служебные записки.

    blanker.ru

    Как правильно написать служебную записку

    Статьи по теме

    Служебная записка, образец которой вы найдете в материалах статьи, является важной частью внутреннего документооборота компании. Наряду с докладными и объяснительными записками, а также разного рода справками, служебные записки являются основанием для оперативного реагирования и принятия своевременных и эффективных управленческих решений.

    Из статьи вы узнаете:

    Чем образец написания служебной записки отличается от иных внутренних документов

    На практике довольно часто можно столкнуться с тем, что исполнители не совсем понимают разницу между теми внутренними документами, с помощью которых осуществляется взаимодействие между должностными лицами, подразделениями, сотрудниками и руководством. Часто документу, имеющему конкретное назначение, структуру и содержание, может присваиваться разные наименования: информационная, докладная или служебная записка, отчет, справка и пр. При этом образец оформления и написания служебной записки, если придерживаться установленной классификации, имеет существенные отличия от требований написания и оформления докладной записки и других видов документов.

    Каждый вид документов, используемых во внутреннем документообороте, имеет свое предназначение и может носить инициативный, информационный или, например, отчетный характер. Так, справка может содержать какие либо оперативные или статистические данные, актуальную информацию служебного, биографического характера. Она не является инициативным документом, побуждающим адресата к принятию решений или действий. Она составляется, как правило, по распоряжению непосредственного руководителя.

    Что касается докладной записки и образца написания служебной записки, определение этих вдов внутренних документов дается в Кратком словаре видов и разновидностей документов, который был разработан в 1974 году Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА. Согласно этому словарю:

    Докладная записка — документ, в котором изложен какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Его адресатом является руководитель;

    Служебная записка — содержит информацию о выполнении какой либо работы. Ее направляет одно должностное лицо в адрес другого должностного лица.

    В каких случаях потребуется написать служебную записку образец 2018

    Вне зависимости от специфики организационной и производственной деятельности предприятия, численности его штата, образец написания служебной записки используется для принятия оперативных управленческих решений. Она является напоминанием и информирует должностное лицо о необходимости выполнения каких-либо действий.

    Так, например, руководителю отдела потребуется составить образец служебной записки на премирование в адрес руководителя предприятия, чтобы тот включил наиболее отличившихся сотрудников подразделения в общий список на получение премии.

    Служебная записка на премирование сотрудника образец представлена ниже.

    В соответствии с трудовым законодательством, факт несоблюдения работником трудовой дисциплины и принятие решения о взыскании оформляются на основании образца служебной записки о нарушениях, написанной руководителем проштрафившегося сотрудника. Процедура оформления дисциплинарного взыскания строго регламентирована. Нарушение этого регламента может стать причиной того, что взыскание работник сможет оспорить и отменить через суд. Поэтому особенно важно, чтобы и содержание и образец оформления служебной записки соответствовали установленным требованиям.

    Также служебная записка на перенос отпуска образец может потребоваться, когда изменение сроков ежегодно предоставляемого отпуска вызван производственной необходимостью. В этом случае руководитель подразделения должен заручиться письменным согласием работника на такой перенос и написать служебную записку на имя руководителя о необходимости внесения корректировок в график отпусков.

    Обратите внимание! Изменения в график отпусков вносятся на основании соответствующего приказа, основанием для которого, в свою очередь, служит служебная записка.

    Образцы служебных записок на приобретение также может потребоваться оформить, когда нужно будет пополнить запасы канцелярских принадлежностей, сырья, материалов, комплектующих, запчастей. Служебной запиской можно проинформировать руководителя другого подразделения, например, службы охраны, о том, что сотрудники будут работать сверхурочно или выйдут на работу в выходной или праздничный день.

    Таким образом, образцы служебных записок на сотрудника оформляются, когда речь идет о его награждении или наказании, переносе отпуска, изменении в графике работы. То есть, поводов для их оформления довольно много. Но, поскольку служебная записка в таких случаях становится юридически значимым документом, на основании которого принимаются кадровые и финансовые вопросы, к ее оформлению и содержанию предъявляются определенные требования.

    www.sekretariat.ru

    Служебная записка о прогуле

    Служебная записка о прогуле работника, образец

    Бланк сллужебной записки

    Правила составления

    Как написать служебную записку о прогуле сотрудника, написано немало, отметим основное.

    Служебка на прогул сотрудника – это информирование руководства компании или подразделения об отсутствии какого-то работника в письменном виде. Документ может содержать предложение начать разбирательство по факту невыхода на работу и привлечения коллеги к ответственности, если по факту разбирательства не будет установлено, что он отсутствовал по уважительной причине.

    При написании этого документа следует ориентироваться на рекомендованные ГОСТ Р 6.30-2003 требования по их оформлению, в служебке обязательно должны быть:

    наименование вида документа;

    регистрационный номер (фиксируется у секретаря или в канцелярии);

    заголовок к тексту;

    описание факта случившегося;

    отметка о наличии приложений (акты, объяснения, если есть необходимость);

    подпись и должность составителя;

    Писать докладную необязательно должен руководитель подразделения или кадровик. Право составить эту служебную записку есть у каждого, кто заметил отсутствие коллеги в течение длительного времени.

    Особое внимание надо уделить тексту. В нем подробно описывается, кто не появился на рабочем месте (должность, ФИО работника), в течение какого времени отсутствовал, выяснялись ли причины отсутствия, были ли предприняты действия по замене работника.

    clubtk.ru

    Служебная записка на командировку — пример и образец в 2018 году

    Если сотрудник направляется в командировку, работодателю следует оформить ряд документов. Работнику же нужно будет только ознакомиться с ними. Важно — должна быть составлена служебная записка в командировку согласно образцу 2018 года.

    Служебная командировка и служебная записка

    Служебная командировка — отправление сотрудника по решению работодателя для проведения необходимых мероприятий и осуществления ряда работ в местах, которые не относятся к основной компании. На основании статьи 166 ТК РФ поездка оформляется на определенный период. Если работодатель отправляет сотрудника в поездку, он должен предоставить ему следующие виды гарантий:

    • За работником сохраняется основное рабочее место;
    • Средняя заработная плата остается без изменений и рассчитывается согласно Постановлению Правительства под номером 922, изданное в 2007 году;
    • Сотруднику компенсируют потраченные для целей денежные средства. Сюда относятся расходы на аренду жилого помещения, транспорт и другие затраты, предусмотренные в статье 168 ТК РФ.

      • Служебная записка об отмене командировки — образец

      Иногда в связи с производственными или иными причинами необходимо отменить поездку сотрудника. Причины бывают разные:

    • Не удалось своевременно решить поставленную задачу в результате тяжелого заболевания сотрудника;
    • Погодные условия не позволили продолжать работу;
    • Иные значимые причины.

      • Подобные случаи должны быть предварительно внесены в локальные Положения о командировках. Если она отменяется, то денежные средства должны быть возвращены обратно в кассу. В бухгалтерии существуют основные сроки, в течение которых гражданин должен вернуть обратно деньги. То есть трудоустроенный гражданин компании, который должен быть отправлен в поездку, обязан предоставить денежные средства не позднее трехдневного периода. Обратите внимание на ряд особенностей. Если денежные средства были израсходованы частично, к примеру, на билет, которого не удалось вернуть, то сотрудник не сможет положить остаточные денежные средства в кассу. Дополнительно за ним числятся эти убытки. В таком случае нужно создать приказ, согласно которому денежные средства за невозвратные билеты будут возвращены сотруднику в полном объеме. Нужно обратить внимание, что эти расходы можно внести в бумагу отчета для снижения ставок по налогообложению прибыли. Должны быть соблюдены два условия:

    • В документе должно быть указано, что поездка к принимающей стороне была связана непосредственно с получением прибыли;
    • Причина отмены служебного задания подтверждается официальными документами, которые никак не относятся к просьбам самой компании.

      • Служебная записка на командировочные расходы — образец

      Служебная записка является официальным документом, без которого сотрудник не сможет отправиться в поездку. Помимо этого, она служит подтверждением текущих расходов, которые были понесены за все время командировки. Чтобы передать компенсационные расходы и оплату, необходимо написать документ согласно общепринятым правилам. Для начала проанализируйте принципы и нюансы записи расходов, которые были понесены гражданином в период осуществления поездки. Они должны быть представлены непосредственно в бухгалтерии. Чтобы ее заполнить, воспользуйтесь образцом.

      Служебная записка на командировку на личном авто — образец

      Если гражданин решил отправиться в поездку в 2018 году на собственном транспортном средстве, нужно учесть Положения об особенностях направления сотрудников в поездки, которые были утверждены постановлением Правительства Российской Федерации под номером 749. Как гласит пункт 7 этого Положения, срок пребывания к принимающей стороне подтверждается проездными официальными бумагами. Однако если работник отправляется на собственном транспортном средстве, этот срок должен быть представлен в записке. Она предоставляется бухгалтерии по возвращении сотрудника из командировки.

      Служебная записка на продление командировки

      Независимо от причины отъезда или продления командировки работнику, закон требует правильного оформления всех предоставленных документов. Эти правила учитываются в локальных нормативных актах компании. Чтобы продлить служебную записку, необходимо сделать запрос в письменном формате. Речь идет о продлении срока в случае отсутствия противопоказаний по состоянию здоровья и только после согласия работника. Важно соблюдать подобные условия и гражданам, которые воспитывают детей младше трехлетнего возраста. В эту категорию входят и одинокий родитель, который ухаживает за ребенком с ограниченными возможностями и так далее. Чтобы продлить поездку, необходимо оформить документ об этом. При этом сотрудник самостоятельно сможет отказаться от продления командировки. Если работодатель начнет препятствовать, то он будет привлечен к административной ответственности. Стоит отметить, что в записке должны быть веские причины, которые повлекут за собой отсрочки срока поездки.

      Кто пишет служебную записку на командировку директора?

      Как гласит текущее законодательство, записка руководителя о направлении в поездку должна быть составлена вместо задания, отчета о выполнении работы и командировочного удостоверения. На этом основании оформляется и приказ. Если документ пишется на командировку директора, ее имеет право составить либо сам директор, либо уполномоченное или вышестоящее лицо.

      Чтобы оформить правильно документ, нужно следовать следующим критериям:

      • В правом верхнем углу укажите должность, ФИО руководителя;
      • По центру пишется слово — Служебная записка;
      • Под этим названием нужно написать обращение, согласно которому можно будет отправить директора в поездку. Здесь же указывается период выполнения, цель и перечень задач;
      • В итоге ставится дата и подпись того, кто ее составил. К тексту могут быть приложены документы, которые отвечают за расходы денежных средств и тому подобное.

      Стоит отметить, что в документе о поездке можно внести не просто дату, но и время начала, а также завершения текущей командировки.

      legionfg.ru

      Служебная записка от работника: цели и образец

      С какой целью она составляется?

      СЗ составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

      уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме

      внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником.

      побудить руководителя принять решение или издать распоряжение

      Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство для того, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть, не бездействовал.

      Виды служебных записок

      Рассмотрим основные виды служебных писем:

      о запросе информации;

      о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей.

      о премировании сотрудников.

      Кроме того, СЗ может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

      В СЗ могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

      Главное правило, которого необходимо придерживаться при ее составлении — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст СЗ не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы СЗ не имеет. Для ее составления используется произвольная форма служебной записки образец

      Несмотря на это, при написании следует учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003. Оформление служебной записки по ГОСТу, образец которой показан выше, требует наличия следующих реквизитов:

      бумага должна содержать «шапку». В ней указывается, кому она адресована (должность и ФИО сотрудника в дательном падеже);

      далее указывается наименование документа;

      вносится дата составления и номер документа;

      в заголовке к тексту указывается предмет СЗ;

      описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется служебная записка: “Довожу до вашего сведения…”, далее текст служебной записки должен содержать конкретную просьбу;

      ниже указывается должность и ФИО составителя, подпись с расшифровкой.

      Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит СЗ и ознакомится с ней лично.

      СЗ в электронном виде

      Стоит отметить, что на многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому СЗ может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

      Такой способ передачи СЗ экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

      Образец документа

      Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение обстоятельств, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

      При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Составление СЗ часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть пример служебной записки. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ. Рассмотрим наиболее частые случаи, требующие составления СЗ.

      СЗ о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Этот документ составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В ней указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения СЗ и принятия положительного решения, директор издает приказ о премировании. Как писать служебную записку директору образец:

      В случае, если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины. Как писать служебную записку образец:

      СЗ используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретение материалов. Как правильно написать служебную записку образец:

      Срок хранения

      Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558, СЗ необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения СЗ, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.