Конференция ЮрКлуба

Порядок визирования договоров

-Katerina- 07 Дек 2002

-Yurik- 08 Дек 2002

Katerina ИМХО, достаточно будет приказа, чтобы у руководителя было потом с кого спросить за нерадивую работу.
Katerina, вот он, образец:

Общество с ограниченной ответственностью
«Шарашмонтаж»

О порядке визирования и подписания договоров

В целях упорядочения договорной работы и более рационального использования финансовых средств,

П Р И К А З Ы В А Ю :

1. Утвердить следующий порядок визирования хозяйственных договоров
предприятия:
— виза менеджера, ответственного за исполнение договора,
— виза экономиста,
— виза главного бухгалтера,
— виза заместителя директора по направлению деятельности,
— виза юриста.
2. Предоставлять хозяйственные договоры на подпись руковолителю предприятия только с вышеперечисленными визами.
3. Контроль за выполнением приказа возложить на юриста
Пупкина В.А.

Директор
ООО «Шарашмонтаж» А.В. Тулупкин

И штампик не забудьте заказать для согласований.
Хотя, трудно сказать, поможет это вам или нет. ИМХО, порядка в этом деле больше будет

-Katerina- 08 Дек 2002

Stan 09 Дек 2002

-Dimon- 09 Дек 2002

Katerina, вот мой вариантишко.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«РАБОТОРГОВЛЯ»

В целях упорядочения договорно-правовой работы в ООО «РАБОТОРГОВЛЯ» устанавливается следующий порядок визирования хозяйственных договоров:

I. Полученные от контрагентов (поставщиков, подрядчиков и т.д.) ООО «РАБОТОРГОВЛЯ» проекты хозяйственных договоров, а также проекты договоров, составленные на предприятии, визируются в порядке строгой очерёдности:
1) исполнителем;
2) директором по производству (договоры, касающиеся производственного процесса);
3) коммерческим директором;
4) Главным бухгалтером;
5) юрисконсультом.

В случае внесения изменений в проект договора одним или несколькими визирующими лицами, процедура визирования производится вновь, начиная с исполнителя.

Далее, только при наличии виз всех вышеперечисленных лиц, проекты договоров передаются на подпись Генеральному директору ООО «РАБОТОРГОВЛЯ».

II. Настоящее распоряжение довести до сведения всех сотрудников ООО
«РАБОТОРГОВЛЯ», участвующих в заключении договоров.

Генеральный директор
ООО «РАБОТОРГОВЛЯ» Метцегер

-DIMM- 09 Дек 2002

«____ 1999 г.
Президент ПГТКРК «Т 7»

ПОЛОЖЕНИЕ
о классификации и общих правилах оформления,
оборота и хранения договорной документации ПГТКРК «Т 7»

1. Общие начала
1.1. Настоящее Положение устанавливает принципы классификации договорной до-кументации ПГТКРК «Т 7», а также регулирует порядок ее оформления, хранения и распространения.
Целью настоящего Положения является установление организованного и кор-ректного оборота договорной документации, повышение контроля за прохождением ее между должностными лицами и инстанциями, определение порядка ее учета и доведения до исполнения, предотвращение утраты либо осложнений при поиске хранящихся договорных документов.
1.2. Гражданско-правовые, трудовые, судебно-процессуальные и иные юридически значимые отношения ПГТКРК «Т 7» оформляются в виде договорной документации. Ответственность за правильное оформление указанных договорных отношений воз-лагается на работников ПГТКРК «Т 7».
1.3. Договорной документацией по настоящему Положению считаются зафиксиро-ванные в письменной форме акты, выражающие юридически значимую волю лиц и надлежащим образом оформленные (подписанные сторонами, имеющие необходи-мые реквизиты и т.д.), а именно:
— договоры, контракты, соглашения и иные сделки, стороной которых выступает ПГТКРК «Т 7»;
— приложения, дополнения и поправки к договорам, являющиеся их неотъемлемой частью (дополнительные соглашения, спецификации, заявки, сметы и т.п.);
— иная документация, непосредственно связанная с договорными отношениями, стороной которых выступает ПГТКРК «Т 7» (счета-фактуры; эфирные справки, ак-ты приемки сдачи и т.п.).
Не признаются договорной документацией и не попадают под действие на-стоящего Положения внутренние административно-распорядительные документы (распоряжения, приказы, указания, задания и т.п.), а равно переписка (входящая и исходящая корреспонденция) ПГТКРК «Т 7».
1.4. Правила настоящего Положения являются общими и обязательны для исполне-ния работниками Компании, а также иными лицами, участвующими в договорных отношениях с ПГТКРК «Т 7».
Дополнительные правила ПГТКРК «Т 7» по оформлению, обороту и хранению отдельных категорий договорной документации, применяются в части, не противо-речащей настоящему Положению.
1.5. Должностные лица Компании несут дисциплинарную и материальную ответст-венность за нарушение требований настоящего положения.

2. Классификация видов договорной документации
2.1. Договорная документация по характеру регулируемых отношений подразделяет-ся на следующие виды:
2.1.1. Производственно-хозяйственная договорная документация.
2.1.2. Рекламная договорная документация.
2.1.3. Трудовая договорная документация.
2.1.4. Расчетная (платежная) документация.
2.1.5. Судебная документация.
2.1.6. Учредительная договорная документация.
2.2. К рекламной относится договорная документация, в рамках которой на ПГТКРК «Т 7» возлагаются обязанности по производству рекламных работ и услуг, как то: по изготовлению аудио-, видео-, текстовой и иной рекламно-информационной продук-ции в форме, готовой для выхода в теле-, радио- эфир, публикации в газете «Эфир», а также по газетной публикации и прокату в теле- и радиоэфире готовой продукции рекламно-информационного содержания. К этой же группе относится договорная документация, регламентирующая производство ПГТКРК «Т7» информационных ус-луг, в том числе изготовление и вещание заказных и спонсорских передач, предос-тавление текстов телевизионных программ, периодическую передачу информацион-ных сообщений.
2.3. К трудовой относится договорная документация, в рамках которой ПГТКРК «Т 7» устанавливает (изменяет, расторгает) трудовые отношения с гражданами-работниками. К этой же группе относится документация, предусматривающая уста-новление (изменение, прекращение) гражданско-правовых отношений с физически-ми лицами на выполнение ими работ или оказание услуг, сходных по характеру с исполнением трудовых функций, как то: соглашение на проведение агентско-посреднической деятельности, договор о выполнении функции представительства в суде, договор поручения, подряда.
2.4. К расчетной (платежной) относится договорная документация, в рамках которой ПГТКРК «Т 7» осуществляет (проводит) расчеты с иными хозяйствующими субъектами, как то: соглашения о зачете взаимных обязательств (взаимозачете), акты приема-передачи векселей.
2.5. К судебной относится договорная документация, в рамках которой ПГТКРК «Т 7» со сторонними лицами регулирует взаимные права и обязанности, вытекающие из гражданско-процессуальных либо арбитражно-процессуальных отношений, как то: мировые соглашения, соглашения об отступном. К этой же группе относятся дове-ренности, т.е. односторонние сделки о наделении физических либо должностных лиц полномочиями, принадлежащими ПГТКРК «Т 7».
2.6. К учредительной относится договорная документация, в рамках которой ПГТКРК «Т 7» выступает учредителем (участником) вновь создаваемых или реоргани-зуемых обществ, товариществ, иных хозяйствующих субъектов и некоммерческих организаций, а также средств массовой информации.
2.7. К производственно-хозяйственной относится вся иная, не попадающая под оп-ределения пунктов 2.2. – 2.6., договорная документация, касающаяся деятельности ПГТКРК «Т 7».

3. Оформление и хранение договорной документации
3.1. Вопросы оформления, хранения и распространения договорной документации следующим образом распределяются между структурными подразделениями и отде-лами ПГТКРК «Т 7»:
— производственно-хозяйственная, рекламная, судебная и учредительная договор-ная документация относится к ведению юридической службы;
— расчетная (платежная) договорная документация относится к ведению бухгалте-рии;
— трудовая договорная документация относится к ведению отдела кадров (гл. спе-циалиста по кадрам).
3.2. Составными этапами общего порядка оформления договоров являются: состав-ление, визирование, подписание, регистрация и учет их.
3.3. Договоры совершаются в письменной форме на русском языке.
Договоры и иная договорная документация подписываются уполномоченными представителям ПГТКРК «Т 7» и участников договорных отношений с ней.
До подписания договоры и договорная документация, являющаяся их неотъемлемой частью, подлежат обязательному визированию, что включает в себя предваритель-ную проверку их условий уполномоченными должностными лицами ПГТКРК «Т 7» в пределах их должностной компетенции, а также проставление соответствующих виз (подписей).
3.4. Договорная документация подлежит последовательному визированию со сторо-ны ответственного исполнителя, руководителя структурного подразделения или от-дела, к ведению которого она относится.
Также подлежат визированию главным бухгалтером, финансовым директором и начальником юридической службы договоры производственно-хозяйственного, трудового и учредительного характера, а также договорная документация, являю-щаяся их неотъемлемой частью.
Обязательное получение дополнительных виз для отдельных категорий и видов договорной документации может быть предусмотрено внутренними правилами ПГТКРК «Т 7».
3.5. Заключенные (подписанные и заверенные печатями сторон) договоры и дого-ворная документация, являющаяся их неотъемлемой частью, подлежат:
— регистрации (путем последовательного проставления на оригинальных бланках договора регистрационного трехзначного номера, соответствующего количеству со-вершенных на момент регистрации договоров и иных актов в текущем году, двух цифр, соответствующих году подписания договорной документации, и установлен-ной литеры);
— учету (путем внесения данных о заключенном и зарегистрированном договоре в соответствующий реестр (каталог), который ведется в журнальной либо компью-терной форме);
— хранению (путем упорядоченной подшивки в папку, обеспечения мер сохранно-сти и ограничения доступа к ней);
— контролю за исполнением (путем отслеживания ответственным лицом фактов надлежащего исполнения обязательств участниками договорных отношений с ПГТКРК «Т 7»).
3.6. Допускается предварительная регистрация договорных документов на стадии их составления и согласования, то есть до момента подписания их.
Расчетная (платежная) документация подлежит регистрации и учету в поряд-ке документооборота, установленного для бухгалтерской отчетности.
3.7. При регистрации договорной документации применяется следующая литерная маркировка:
— производственно-хозяйственной договорной документации соответствует литера «П»;
— рекламной договорной документации соответствует литера «Р»;
— трудовой договорной документации соответствует литера «Т»;
— расчетной (платежной) документации соответствует литера «В»;
— судебной документации соответствует литера «С»;
— учредительной договорной документации соответствует литера «У».
3.8. Хранение договоров, договорной документации, являющейся их неотъемлемой частью, а также корреспондирующих с ними счетов-фактур должно обеспечиваться персоналом соответствующих подразделений не менее трех лет с момента регистра-ции, после чего таковые подлежат передаче в архив, если иное не установлено дей-ствующим законодательством.
3.9. Функции визирования, регистрации, учета, хранения и контроля за распростра-нением соответствующей договорной документации, а также участия в ее составле-нии осуществляют структурные подразделения и отделы ПГТКРК «Т 7», к ведению которых относятся документация данной категории.
Функции по непосредственному участию в составлении рекламных договоров и документации, являющейся их неотъемлемой частью, а также по визированию и кон-тролю за их исполнением возлагаются на руководителя отдела продаж ПГТКРК «Т 7».
В отдельных случаях, исходя из доводов производственной целесообразности и надлежащей компетентности составителей, распоряжением президента компании функции составления договорной документации могут возлагаться на иные струк-турные подразделения и лица.
3.10. По каждому договору и сопровождающей его договорной документации определя-ется (назначается) лицо, несущее ответственность за реализацию процедуры оформления таковых документов – ответственный исполнитель. Должность, имя, номер контактного телефона ответственного исполнителя отражаются в соответствующем договоре.
3.11. Порядок определения (назначения) ответственного исполнителя следующий:
— по рекламному договору и сопровождающей его документации ответственным ис-полнителем является агент (посредник) по данному договору;
— по рекламным договорам, не предусматривающим участие агента (посредника), функции ответственного исполнителя возлагаются на руководителя отдела продаж, а также по его письменному распоряжению могут быть переданы специалистам по ра-боте с заказчиками;
— по трудовой договорной документации ответственным исполнителем признается гражданин, выступающий со стороны работника (исполнителя, подрядчика);
— по судебной и учредительной документации функции ответственного исполнителя возлагаются на начальника юридической службы либо уполномоченного им работника юридической службы;
— по расчетной (платежной) документации ответственным исполнителем назначается уполномоченный главным бухгалтером работник бухгалтерии либо рекламный агент (посредник), если таковой фигурирует в договорных отношениях;
— по производственно-хозяйственной документации ответственным исполнителем назначается руководитель подразделения (отдела), производственную деятельность которого непосредственно затрагивает договор, либо, по его письменному распоряже-нию, работник этого подразделения.
3.12. В обязанности ответственного исполнителя по настоящему Положению входит:
— участие в составлении договорной документации и переговорах по ее условиям;
— обеспечение прохождения договорной документации через процедуру визирова-ния и подписания;
— проверка надлежащих полномочий лиц, подписывающих договорную документа-цию от имени участников договорных отношений с ПГТКРК «Т 7»;
— передача участникам договорных отношений с ПГТКРК «Т 7» и получение от них надлежащих экземпляров договорной документации;
— направление договорной документации в соответствующие структурные подраз-деления и отделы ПГТКРК «Т 7» для последующей регистрации, учета и хранения;
— ведение контроля за исполнением договоров;
— обеспечение мер сохранности и соблюдение порядка распространения договорной документации.

4. Распространение и допуск к ознакомлению
4.1. Персоналу структурных подразделений и отделов ПГТКРК «Т 7», к ведению кото-рых относится хранящаяся договорная документация, надлежит принимать меры по обеспечению ее целостности и ограничению доступа к ней.
4.2. Беспрепятственным доступом к договорной документации, включая возмож-ность тиражирования (копирования) ее, обладают президент, главный бухгалтер, финансовый директор, начальник юридической службы, а также персонал струк-турных подразделений и отделов ПГТКРК «Т 7» (в рамках договорной документации, отнесенной к их ведению) и ответственные исполнители (в рамках договорных доку-ментов, отнесенных на их ответственность).
Доступ иных лиц к договорной документации может осуществляться только по прямому указанию президента ПГТКРК «Т 7».
4.3. В случае, если в комплект связанной между собой договорной документации входят документы, относящиеся к различным ее видам, данные документы подле-жат тиражированию по числу подразделений (отделов), в которых таковые виды до-кументации должны храниться. При этом создается необходимое число комплектов договорной документации; оригиналы документов остаются в месте хранения в под-разделении (отделе), к вопросам ведения которого они относятся; копии поступают в подразделение (отдел), в котором не доставало соответствующего документа.
4.4. Оригиналы договорных документов могут быть извлечены из мест хранения только в целях представления в суд (также арбитражный либо третейский суд) либо по запросу уполномоченных органов государственной власти, а также – кратковре-менно – для санкционированного копирования.

-alexart22- 09 Дек 2002

-Энн- 04 Апр 2003

А у нас вот такое Положение.

УТВЕРЖДЕНО
Приказ Генерального директора
ОАО «________»
от «___»_______2002 г. № __

ПОЛОЖЕНИЕ
об организации договорной работы
в ОАО «________»

Общие положения
Настоящее Положение устанавливает единый порядок организации договорной работы в ОАО «________», направленной на эффективное достижение целей, определенных Уставом ОАО «________».
Настоящее Положение определяет порядок оформления, согласования, заключения, регистрации, хранения и исполнения договоров, контрактов, соглашений, заключаемых ОАО «________» а также дополнительных соглашений об их изменении, дополнении и расторжении, включая приложения, спецификации и т.п. (далее – «договоры»).
Порядок, установленный настоящим Положением, распространяется на договоры, в которых ОАО «________» является стороной, исключая договоры, заключаемые в сфере трудового законодательства.
Настоящее Положение обязательно для исполнения всеми структурными подразделениями ОАО «________».

1. Оформление проекта договора
1.1. Оформление проекта договора (составление проекта договора или организация рассмотрения поступившего от контрагента проекта договора, а также протокола разногласий к договору, протокола согласования разногласий) осуществляется структурным подразделением по направлению деятельности ОАО «________» в соответствии с его компетенцией (далее – «Ответственное подразделение»).
Ответственность за содержание и условия проекта договора о цене, сроках, номенклатуре товара, выполняемых работах и оказываемых услугах несет Ответственное подразделение.
1.2. Ответственное подразделение по согласованию с руководителями других заинтересованных структурных подразделений может привлекать к оформлению проекта договора специалистов этих структурных подразделений.
Круг заинтересованных структурных подразделений, привлекаемых к оформлению проекта договора, определяется руководителем Ответственного подразделения (с учетом специфики конкретного вида договора).
Как правило, проект договора при его оформлении согласовывается в рабочем порядке с Юридическим отделом.
1.3. При оформлении проекта договора Ответственное подразделение обязано затребовать представления контрагентом:
— нотариально или иным образом заверенных копий учредительных документов контрагента (для иностранных контрагентов — выписки из торгового реестра или иные документы, подтверждающие правоспособность организации, с заверенным переводом на русский язык);
— копии лицензии, патента и т.п. при заключении договоров на работы, услуги и т.п., выполнение которых, в соответствии с действующим законодательством, возможно только при наличии соответствующего разрешения;
— документов, подтверждающих полномочия лиц, подписывающих договор (доверенность либо выписка из протокола об избрании (назначении) на должность либо приказ о назначении исполняющего обязанности и т.п.).
Кроме указанных документов, при заключении договора с контрагентами, с которыми ранее ОАО «________» не имело договорных отношений, Ответственное подразделение обязано затребовать у контрагента документы, свидетельствующие о его финансово-хозяйственной устойчивости (копии: баланса, годового отчета, заключения аудитора и т.п.).
1.4. На основании документов, предоставленных контрагентом в соответствии с пунктом 1.3. настоящего Положения, Ответственное подразделение проверяет правоспособность контрагента, полномочия лица, подписывающего договор от имени контрагента, наличие либо отсутствие в учредительных документах каких-либо ограничений на совершение сделки, финансовое состояние контрагента и т.п.
По результатам проверки контрагента Ответственное подразделение заполняет «Анкету делового партнера» и прикладывает ее к проекту договора, представляемому на визирование.
1.5. Ответственное подразделение при оформлении проекта договора может использовать типовые формы данного вида договора, разработанные с целью унификации договорной работы.
2. Визирование и подписание проекта договора
2.1. Проект договора, до его подписания, в обязательном порядке должен быть завизирован последовательно следующими должностными лицами ОАО «________»:
Руководитель Ответственного подразделения;
Заместитель Генерального директора по безопасности;
Директор по маркетингу;
Финансовый директор;
Главный бухгалтер;
Начальник Юридического отдела;
Первый заместитель Генерального директора.
Проект договора, содержащий условия о передаче контрагенту по договору сведений, являющихся секретными или конфиденциальными, а также проект договора, по которому производится предварительная оплата или в котором указана цена, составляющая эквивалент 100000 евро и более, проект договора с иностранными юридическими и физическими лицами и контрагентами, которые ранее не состояли в договорных отношениях с ОАО «________», в обязательном порядке представляется Заместителю Генерального директора безопасности на визирование Ответственным подразделением одновременно с документами, полученными от контрагента в соответствии с пунктом 1.3. настоящего Положения и оформленной «Анкетой делового партнера».
2.2. Виза должна включать подпись, её расшифровку (фамилия, инициалы) и дату визирования. Визы проставляются на обратной стороне последнего листа на экземпляре договора, остающемся в ОАО «________». Для проставления визы может использоваться, как правило, специальный штамп.
2.3. Для визирования в Юридический отдел представляются все экземпляры проекта договора для проставления специального штампа на обратной стороне всех листов каждого экземпляра.
2.4. Проект договора должен представляться на визирование на русском языке, если он составлен на иностранном языке.
За аутентичность русского и иностранного текстов проекта договора несет ответственность руководитель Ответственного подразделения.
2.5. Визирование проекта договора заинтересованными структурными подразделениями осуществляется в соответствии с их компетенцией.
К компетенции Заместителя Генерального директора по безопасности, при визировании проекта договора, относится проверка надежности контрагента, а при необходимости его финансовой и коммерческой состоятельности, наличия проблем с правоохранительными, фискальными и судебными органами, возможной связи с криминальными структурами.
К компетенции Дирекции по маркетингу, при визировании проекта договора, относится:
— проверка соответствия условий проекта договора поручениям принципалов;
— проверка соответствия финансовых обязательств сторон по договору условиям финансирования поручений принципалами;
— проверка соответствия условий проекта договора конкурсной документации при проведении конкурсов на поставку товаров.
К компетенции Финансовой дирекции, при визировании проекта договора, относится:
— проверка соответствия порядка взаимоотношений сторон по договору требованиям финансовой дисциплины (указание в договоре порядка выплаты и размера штрафных санкций, учитывающих интересы ОАО «________»; представление сторонами по договору документов, необходимых для контроля за ходом исполнения условий договора, связанных с расчетами) и интересам ОАО «________» в части условий, связанных с платежами;
— проверка соответствия условий проекта договора интересам ОАО «________» с учетом валютного законодательства в случае, если денежное обязательство в договоре выражено в иностранной валюте или предметом договора являются валютные ценности, а также, если договором с нерезидентом предусмотрены расчеты в рублях;
— проверка соответствия условий проекта договора интересам ОАО «________» с учетом вексельного законодательства по сделкам в сфере вексельного обращения;
— оценка доходности сделок, в которых используется вексель.
— оценка налоговых рисков, связанных с возникновением прав и обязанностей по уплате налогов и сборов.
— оценка кредитных рисков, в том числе контроль за соблюдением лимитов на финансовые операции с кредитными организациями;
— оценка риска потерь от изменения курсов иностранных валют;
— проверка соблюдения процентной политики в части проведения финансовых операций по привлечению и размещению денежных средств;
— оценка риска потери ликвидности;
— оценка доходности финансовых операций.
К компетенции Бухгалтерии, при визировании проекта договора, относится:
— проверка соответствия проекта договора нормам и нормативам бухгалтерского учета;
— проверка соответствия условий проекта договора установленному порядку подготовки и представления документов, необходимых для бухгалтерского учета (актов приема-передачи, счетов-фактур, товарно-сопроводительных документов и пр.), в том числе с учетом налоговых последствий, возникающих в ходе исполнения договора.
К компетенции Юридического отдела, при согласовании проекта договора, относится проверка соответствия проекта договора действующему законодательству.
2.6. При визировании проекта договора заинтересованное структурное подразделение вправе запросить у Ответственного подразделения документы, полученные последним от контрагента в соответствии с пунктом 1.3. настоящего Положения.
2.7. Замечания и предложения к проекту договора, имеющиеся у заинтересованных структурных подразделений, излагаются, как правило, письменно в форме служебной записки, а также по договоренности устно или путем внесения правок в копию текста договора.
2.8. Ответственное подразделение учитывает в проекте договора замечания и предложения заинтересованных структурных подразделений по вопросам, входящим в их компетенцию.
При возникновении разногласий по замечаниям и предложениям Ответственное подразделение разрешает их в рабочем порядке с привлечением Юридического отдела и других заинтересованных структурных подразделений.
При неурегулировании разногласий по условиям проекта договора, окончательное решение по ним принимает Первый заместитель Генеральный директор ОАО «________».
2.9. Руководитель заинтересованного структурного подразделения при отсутствии замечаний к проекту договора должен завизировать его не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления
2.10. Ответственное подразделение должно планировать процедуру заключения договора с учетом сроков, необходимых для их согласования, визирования, регистрации и т.п. При этом срок согласования проекта договора заинтересованными структурными подразделениями определяется в каждом конкретном случае, но не должен превышать 3-х рабочих дней.
2.11. Если в процессе подготовки и согласования проекта договора будет установлено, что договор является:
а) крупной сделкой;
б) сделкой, в совершении которой имеется заинтересованность;
в) сделкой, для совершения которой необходимо специальное разрешение государственных органов или получение лицензии;
г) сделкой, для совершения которой требуется нотариальная форма или государственная регистрация
Ответственное подразделение совместно с Юридическим отделом обеспечивает соблюдение требований действующего законодательства, предъявляемых к совершению таких сделок.
2.12. Ответственность за согласование проекта договора с заинтересованными структурными подразделениями возлагается на руководителя Ответственного подразделения.
2.13. Ответственность за своевременное согласование и содержание проекта договора по вопросам, входящим в компетенцию заинтересованного структурного подразделения, возлагается на руководителя этого подразделения.
3. Подписание договора
3.1. Договор, протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, другие документы об урегулировании разногласий подписывает Генеральный директор ОАО «________», действующий на основании Устава, или уполномоченное им лицо, действующее на основании доверенности, подписанной Генеральным директором ОАО «________». Использование факсимиле (клише-печати, воспроизводящей собственноручную подпись) не допускается.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и её расшифровка (инициалы и фамилия).
3.2. Договоры, протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий после их подписания скрепляются печатью ОАО «________».
3.3. После подписания договора Ответственное подразделение проставляет дату договора на всех экземплярах.
4. Регистрация договора
4.1. Все подлинные экземпляры заключенного договора (подписанные уполномоченными лицами сторон, скрепленные печатями), а также все документы об урегулировании разногласий с контрагентом (протокол разногласий, протокол согласования разногласий, письма, телеграммы и др. документы) передаются Ответственным подразделением в Юридический отдел для регистрации.
4.2. Регистрация переданного в вышеуказанном порядке договора ведется Юридическим отделом отдельно от других документов (в журналах, на карточках, с применением технических средств).
4.3. Регистрационные формы должны содержать необходимые реквизиты (порядковый номер, номер договора, дата договора, наименование сторон договора, предмет договора, сумма договора, отметка о сдаче на архивное хранение).
4.4. После регистрации договора экземпляр, завизированный в ОАО «________», помещается на оперативное хранение в Юридический отдел.
Остальные зарегистрированные экземпляры договора передаются Юридическим отделом Ответственному структурному подразделению.
5. Заключение договора с помощью факсимильной связи
5.1. Заключение договора может осуществляться с использованием факсимильной связи. При этом полученный по факсу проект договора визируется, подписывается, регистрируется и передается на хранение в соответствии с разделами 2, 3 и 4 настоящего Положения.
5.2. Подлинные экземпляры договора, заключенного с помощью факсимильной связи, представляется в Юридический отдел для проставления специального штампа на обратной стороне всех листов каждого экземпляра. После этого подлинные экземпляры договора передаются на подпись минуя процедуру визирования.
6. Учет и контроль исполнения обязательств по договору
6.1. После регистрации договора Ответственное подразделение изготавливает необходимое количество копий экземпляра договора и передает в другие структурные подразделения, участвующие в исполнении или контроле за исполнением договорных обязательств. Одна копия в обязательном порядке передается в Бухгалтерию.
6.2. Ответственное подразделение осуществляет учет и контроль за исполнением обязательств по договору на основании его копии путем ведения оперативного и сводного учета выполненных договорных обязательств.
6.3. Оперативный учет должен обеспечивать определение результатов выполнения договорных обязательств за каждый отчетный период: месяц, квартал, с начала года нарастающим (убывающим) итогом отдельно по каждому договору.
Сводный учет осуществляется путем дополнительной обработки (группировки, выборки, суммирования) данных оперативного учета за отчетный период и должен отражать обобщенные данные о выполнении обязательств по договорам.
6.4. Руководитель Ответственного подразделения определяет форму учета исполнения обязательств по договору (в журналах, на карточках, с применением технических средств), а также периодичность: ежемесячно, ежеквартально, с начала года нарастающим (убывающим) итогом отдельно по каждому договору.
6.5. Бухгалтерия осуществляет учет исполнения обязательств по договорам в соответствии с требованиями действующего законодательства.
7. Хранение договоров
7.1. Ответственное подразделение обязано передать экземпляр договора, завизированный в ОАО «________», в Юридический отдел, которое осуществляет их оперативное хранение.
7.2. Подлинники договоров, принятые на хранение, выдаются на основании запроса структурного подразделения ОАО «________», оформленного служебной запиской за подписью руководителя структурного подразделения с указанием сотрудника, которому должен быть вручен подлинник договора под расписку.

forum.yurclub.ru