Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Штатное расписание — это важный кадровый документ, который, хоть и не является обязательным по закону, должен быть в каждой организации. Естественно, что такой локальный акт невозможно утвердить раз и навсегда, в него иногда приходится вносить различные изменения. В этом случае руководитель издает приказ об изменении штатного расписания. Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2018 год, правила его составления и изменения вы найдете в этой статье.

В каких случаях необходим приказ о внесении изменений в штатное расписание

Изменения в штатное расписание (ШР) работодатель имеет право внести в любой момент своей деятельности. В частности, можно:

  • исключить вакантные должности или целые подразделения компании, в связи с организационными изменениями;
  • ввести новые единицы, если необходимо расширение производства, реализации или увеличение объема оказываемых услуг;
  • сократить занятые штатные единицы, в связи с сокращением численности или штата организации (индивидуального предпринимателя);
  • изменить оклады;
  • переименовать подразделения или должности.

    • В любом случае решение об этом принимает руководитель, и оно обязательно оформляется специальным приказом. При этом поправки в ШР можно сделать двумя способами:

  • изменить старый документ;
  • утвердить новое ШР.

    • Важно только учитывать, что сроки от издания приказа до его вступления в силу могут варьироваться в зависимости от вносимых поправок. Эти сроки определены Трудовым кодексом РФ . О том, как утвердить новое ШР, мы уже рассказывали в отдельном материале. В конце статьи можно скачать образец приказа об утверждении штатного расписания (2018).

    Материалы по теме

    Образец штатного расписания на 2018 год

    Работодатель самостоятельно принимает решение о том, каким способом изменить ШР. Например, при сокращении численности работников не обязательно утверждать и вводить этот новый локальный кадровый акт, достаточно внести изменения в уже действующий. При желании руководства организации одно ШР, утвержденное первоначально, может действовать все время. Документ только будет иметь разные версии, каждая из которых будет утверждена отдельным распоряжением.

    После того как руководитель решил внести поправки, он должен дать распоряжение уполномоченному лицу, обычно это специалист по кадрам, подготовить необходимый документ. Локальные акты, связанные со ШР, являются общими по организации. Правда, чтобы выделить их из числа других, допустимо назначение им специального индекса, к примеру «ШР». Хранить такие документы желательно в отдельной подшивке, для ограничения доступа к персональной информации работников, ведь в них содержится информация о размере окладов.

    Важно помнить, что если в организации есть вакантные должности, в силу статьи 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» работодатель обязан информировать об их наличии органы службы занятости. Делать это нужно каждый месяц. Поэтому держать в ШР «резервные места» нежелательно. Если человек уволился, а кандидата на его место пока нет или руководитель считает нецелесообразным брать на работу такого специалиста, должность лучше временно исключить из ШР. Тем более что вернуть ее никакого труда не составит.

    Унифицированной формы такого распоряжения не существует, поэтому этот локальный акт всегда составляется работодателем в произвольной форме. Однако требования к его содержанию все же есть. В подробной статье нашего портала «Все, что нужно знать про штатное расписание в 2018 году» вы можете найти образец — Приказ о введении штатного расписания.

    Все, что нужно знать про штатное расписание в 2018 году
    Источник: http://ppt.ru/news/126751

    Какие сведения должны содержаться в приказе

    Приказ о внесении изменений в ШР всегда печатается на фирменном бланке организации. В нем должно быть указано полное название фирмы, а также наименование самого распорядительного акта — «Приказ». Кроме того, к оформлению этого документа предъявляются следующие требования:

  • В названии акта обязательно должно быть указание на его краткое содержание, например: «О внесении изменений в штатное расписание».
  • У документа должны быть номер и дата составления.
  • Текст должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой необходимо указать причины внесения поправок, а во второй — конкретизировать их. В качестве причин могут быть указаны, например, реорганизация фирмы, оптимизация структуры организации либо введение профессиональных стандартов.
  • Если необходимо, в документе можно дать распоряжения уполномоченным лицам и отделам на подготовку сопутствующих процедур и документов (например, увольнение сотрудников при сокращении штатных единиц).

    • Подписать данный локальный акт должен директор предприятия либо уполномоченное на это лицо.

    Следует обратить внимание, что в некоторых случаях (сокращение штата, изменение окладов для действующих занятых должностей) дата введения поправок может не совпадать с датой самого документа, т.е. изменения могут вводиться позже. Это случается тогда, когда нормы ТК РФ требуют известить работников заранее о новых условиях, например, об увольнении в связи с сокращением их должностей или изменении условий трудового договора (увеличение или уменьшение окладов). О таких поправках следует сообщить за два месяца, поэтому и распоряжение будет издано заранее. В других случаях (если должности вакантны) новые правила могут вступить в силу сразу.

    При дополнении или удалении свободных позиций работодатель не обязан знакомить работников с вносимыми поправками. Если речь идет о нововведениях для действующих сотрудников (например, о сокращении их должностей), то с ними необходимо ознакомить под роспись. Для этого не обязательно предоставлять сам документ, достаточно направить уведомления о внесенных изменениях. В случае отказа от ознакомления придется составить соответствующий акт.

    Каким приказом утвердить ШР

    Рассмотрим образец приказа об утверждении нового штатного расписания в связи с сокращением целого структурного подразделения предприятия — отдела по работе с дебиторской задолженностью. Все должности в отделе не заняты, поэтому изменения вступают в силу через два дня — в первый рабочий день после подписания локального акта. Знакомить с документом никого не нужно.

    m.ppt.ru

    Приказ об изменении штатного расписания

    Штатное расписание (ШР или в просторечьи — «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.

    Форма Т-3 для штатного расписания

    Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

    Утверждение штатного расписания

    Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

    Внесение изменений в штатное расписание

    Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Как правило в таких случаях издается приказ об утверждении ШР. Если нововведения не масштабны, можно обойтись приказом о внесении изменений. Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы. Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.

    Правки вносятся в следующих случаях:

  • при введении новой должности или нового структурного подразделения;
  • при изменении их наименования;
  • при изменении оклада или тарифной ставки;
  • при ликвидации вакантных позиций и отделов;
  • при сокращении штата или численности.

    • Введение новых штатных единиц

    Когда нужно принять на работу специалиста, позиция которого не предусмотрена в штатке, или добавить целое подразделение в состав организации, издается приказ о вводе новых единиц. Он должен содержать информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, оклад или тарифная ставка.

    Изменение названия должности или подразделения

    Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.

    Коррекция размера окладов или тарифных ставок

    Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, требует обязательного согласования с работником даже если размер оклада увеличивается. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.

    Вывод вакантных должностей и подразделений

    Эта процедура не требует согласования с работниками. Эти позиции не заняты, следовательно, могут быть ликвидированы по решению работодателя.

    Важный момент! Если планируется сокращение штата, то вывести из ШР вакантные должности лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней.

    Сокращение штата

    Это самые трудоёмкие нововведения, их следует готовить заранее. Работодатель должен убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации. О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также нужно издать не менее чем за 2 месяца до внесения корректив. Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже.

    gosuchetnik.ru

    Делопроизводство

    Введение новой должности в штатное расписание организации

    При введении новой должности в штатное расписание вносятся соответствующие корректировки. Чаще всего это связано с производственной необходимостью (реорганизация, расширение сферы деятельности).

    Новые должности также вводят для разгрузки работников: один сотрудник часто выполняет несколько функций, входящих в обязанности различных специалистов. Например, бухгалтер дополнительно выполняет работу кадрового инспектора или секретаря.

    Нормативная база

    Штатное расписание представляет собой нормативный документ организации, описывающий структуру, штат и число сотрудников с указанием размера зарплаты для каждой должности (письмо Роструда от 22 марта 2012 года№428-6-1).

    В Трудовом кодексе отсутствует точное определение документа, более того он вообще не требует его ведения.

    Основной нормативно-правовой акт, на который нужно ориентироваться при заполнении штатного расписания – Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 об утверждении форм первичных документов в кадровом делопроизводстве.

    Корректировки в штатное расписание вносятся на основании приказа руководителя. Участие в подготовке проекта также принимают специалисты кадровой службы.

    Директор отдельным сотрудникам дает устное распоряжение, в соответствии с которым составляется приказ о введении должностей, после чего документ подтверждается его личной подписью.

    Необходимость изменения должностного состава может быть вызвана увеличением объема работ на предприятии, внедрением нового направления деятельности, мероприятиями по повышению эффективности структурного подразделения или всей организации и т. д.

    Как ввести новую должность в штатное расписание в 2018 году?

    Процедура введения новой должности заключается в нескольких этапах, объединяющих организационные мероприятия и документальное оформление.

    Порядок действий, этапы и правила

    Определение необходимости добавления штатной единицы

    Это самый ответственный и сложный момент во всей процедуре.

    Для увеличения штата должны быть веские аргументы, поэтому нужно проанализировать стандарт выполнения отдельных обязанностей с объемом работы будущей должности.

    Сначала нужно собрать статистическую информацию касаемо вводимой должности (виды работ, функции сотрудника, временные затраты и т. д.). Расчет проводится на основании норм выработки, предусмотренных для конкретной работы.

    Если в организации нет своей системы нормирования труда, можно воспользоваться стандартами Министерства труда.

    Пример:

    Ввиду расширения производственной деятельности фирме понадобился секретарь-делопроизводитель. В штате такой вакансии нет, и функции секретаря выполняют несколько работников.

    По подсчетам, за месяц в организации примерно обрабатывается:

  • 150 единиц входящих документов;
  • 160 единиц служебной корреспонденции;
  • 50 распоряжений руководства;
  • 60 обращений контрагентов;
  • дополнительно: 100 телефонных звонков.

    • Для определения трудозатрат на ведение документов и обработку звонков можно обратиться к Постановлению Министерства труда №23.

    В соответствии с этим документом, нормы времени на работу с документами составляют:

    Таким образом, при выполнении только перечисленных выше функций у работника за месяц будет уходить около 50 часов.

    Кадровики интересуются, можно ли ввести 0,25 ставки для таких сотрудников?

    Законодательством это не запрещено: в зависимости от объема предполагаемого объема работ можно установить 0,5 ставки, 0,75 или 0,25. Аналогично нужно рассчитать трудозатраты по категориям работ на вводимой вакансии.

    Если текущая нагрузка работника превышает число рабочих часов за месяц, введение должности вполне обосновано.

    Оформление новой должностной инструкции

    На основании расчета трудозатрат определяются и корректируются нормативы функций, которые будет выполнять новый работник.

    После этого осуществляется подготовка проекта должностной инструкции.

    Составление докладной записки на имя руководителя

    Новую должность вводят в конкретное структурное подразделение, следовательно, записку на имя директора пишет начальник этого отдела.

    В документе нужно подробно описать обоснование введения новой вакансии. Приложением к записке является проект должностной инструкции.

    Издание приказа

    В документе указывается отдел, для которого вводится должность, а также информация о размере зарплаты.

    Дата введения вакансии может не совпадать с датой приказа, поэтому изменения могут вводиться позже.

    Как сделать выписку из штатного расписания? Узнайте тут.

    Корректировка штатного расписания

    Ознакомление сотрудников под роспись с нововведениями не требуется.

    Для одной должности

    Порядок корректировки штатного расписания Трудовым кодексом не регламентирован. Если вводится только одна вакансия, можно воспользоваться инструкцией, представленной выше.

    Таким образом, действия работодателя сводятся к изданию приказа, составлению новой должностной инструкции, изменению штатного расписания и найму сотрудника.

    Для отдела

    Если изменения носят массовый характер, проще составить новое штатное расписание. Документ разрабатывается кадровой службой и утверждается руководством.

    Как выбрать названия?

    В соответствии с Трудовым кодексом, название новой вакансии должно соответствовать действующему квалификационному справочнику, утвержденному в установленном законом порядке (Постановление Правительства РФ №787).

    Если вводимая должность не связана с особыми ограничениями и гарантиями, руководитель может самостоятельно определить наименование специальности независимо от того, есть такое название в справочнике или нет.

    Об обязательности точного соответствия названия должности справочнику и профстандартам говорится в двух статьях ТК РФ:

  • ст. 57 (предоставление конкретным должностям дотаций и льгот, наличие ограничений);
  • ст. 195.3 (применение профстандартов).

    • Документальное оформление

    Процедура введения должности должна быть оформлена в установленном законом порядке.

    Для этого издается приказ об изменении штатного расписания, разрабатывается должностная инструкция, затем вносятся сами дополнения.

    Штатное расписание составляется по форме Т-3 (утверждена Постановлением Госкомстата №1). В случае необходимости работодатель может разработать собственную форму (Письмо Роструда №1487-6-1-ПГ от 14.02.2013 г.).

    Приказ о введении должности не имеет регламентированной формы, однако при его оформлении нужно руководствоваться требованиям Госстандарта Р 6.30-2003.

    Рекомендации по составлению:

  • в названии документа нужно указать, что корректировки в расписание вносятся по причине введения новой должности;
  • сверху прописывается полное название организации, номер и дата приказа;
  • последний абзац основного текста должен содержать ФИО лица, контролирующего исполнение приказа;
  • внизу расписывается директор или уполномоченное должностное лицо, согласующую роспись может поставить главбух или начальник кадровой службы.

    • Все приказы, имеющие отношение к штатному расписанию, являются общими по всей компании.

    Документу можно задать специальный индекс (например, «ШР»), чтобы ограничить доступ к личным сведениям сотрудников и хранить в отдельной папке.

    Пример содержания приказа:

    «С 5 ноября 2018 года ввести в штатное расписание должности:

  • Директор по продажам (оклад – 100000 рублей) – 1 штатная единица;
  • Тренер по продажам (оклад – 50000 рублей) – 1 штатная единица».

    • Пример документа:

    Изменение штатного расписания

    Штатное расписание – документ, состоящий из десяти граф и являющийся приложением к приказу, на основании которого он утвержден. Если изменения незначительные (например, введение одной-двух должностей), переделывать весь приказ не нужно.

    При значительных корректировках (открытие нового отдела или подразделения) лучше переработать всю форму сразу, т. е. составить новое расписание. Этот документ вступает в силу с конкретной даты, на основании приказа об утверждении расписания.

    Согласно форме, регламентированной Госкомстатом, в документе обязательно указываются:

  • названия отделов;
  • наименования всех должностей;
  • численность штата;
  • размер заработной платы, надбавок.

    • Должностные инструкции

    Должностная инструкция составляется и утверждается для каждой должности, т. е. для неопределенного круга работников без указания ФИО.

    Порядок написания инструкций нормативно-правовыми актами не установлен, следовательно, руководство самостоятельно решает, как их оформлять и корректировать.

    Основная задача при составлении документа – разработать инструкцию, полностью охватывающую весь перечень должностных обязанностей и полномочий сотрудников с максимально четкой и точной формулировкой.

    Разработка должностной инструкции осуществляется на основании:

  • ТК РФ;
  • Классификационного справочника должностей.

    • Документ оформляется на общем бланке компании.

    К основным реквизитам относятся:

  • название фирмы;
  • наименование документа;
  • дата с номером;
  • место, где составлялся;
  • заголовок;
  • текстовое содержание;
  • роспись руководителя;
  • гриф утверждения.

    • Структура должностной инструкции:

    • общие положения;
    • функции работника;
    • должностные обязанности;
    • права сотрудника;
    • ответственность;
    • взаимоотношения внутри компании.

    При введении новой должности для нее формируется и новая должностная инструкция для специалиста.

    Что такое система управления охраной труда? Узнайте тут.

    Какова роль руководителя в мотивации персонала? Смотрите здесь.

    Трудовые договоры

    Уменьшение или увеличение оклада, переименование должности и другие корректировки штатного расписания приводят к изменению существенных условий трудового договора.

    После издания приказа об изменении штатного расписания с работником заключается дополнительное соглашение к основному договору.

    При трудоустройстве сотрудника на новую должность договор с ним заключается по общим правилам ТК РФ.

    Если имеет место переименование должности, работодатель вносит соответствующие записи в трудовую книжку.

    Текущих работников уведомляют о предстоящих изменениях как минимум за два месяца.

    Нужно ли уведомление центра занятости?

    После введения новой должности возможны два варианта:

  • поиск и найм на эту должность нового сотрудника;
  • перевод на нее уже устроенного работника по допсоглашению (при этом старая вакансия исключается).

    • Если строго следовать одному из указанных алгоритмов, уведомлять службу занятости не нужно.

    Решение о создании новой структурной единицы или введении должностей принимается уполномоченным органом юрлица.

    После того, как содержание решения будет доведено до всех заинтересованных должностных лиц, кадровым специалистам поручают подготовку документов для внесения корректировок в штатное расписание.

    Законодательство не устанавливает конкретных сроков для данной процедуры, поэтому решение остается за руководителем – именно он устанавливает срок, к которому необходимо подготовить документацию.

    kadriruem.ru

    В любой фирме существует специальный документ, регламентирующий должностной состав сотрудников, как правило, это штатное расписание. Пользуясь штатным расписанием, руководство определяет организационную структуру предприятия, устанавливает систему и величину заработной платы работников согласно их должностей и квалификации, численность штатных единиц. В разных производственных ситуациях возникает потребность внести поправки в штатное расписание. В случае небольших корректировок, оформляется приказ о его изменении. Если коррективы существенные и штатное расписание претерпевает многочисленные поправки, то нужно утвердить новый документ.

    Подготовка ко внесению изменений в штатное расписание

    Сначала руководство анализирует насколько эффективно организована структура предприятия. В ходе подготовки изменений принимают участие различные специалисты, анализируя фонд оплаты труда, структуру подчинения, вакантные должности. Руководитель структурного подразделения должен подать служебную записку руководству с экономическим обоснованием изменений, касающихся его отдела. После завершения проекта изменений руководство даёт сигнал о внесении корректив специалисту, который отвечает за штатное расписание. Как правило, это работник кадровой службы, секретарь или бухгалтер. По устному распоряжению директора специалист готовит приказ, руководитель изучает его содержание, затем утверждает его подписью и печатью.

    Приказы по штатному расписанию являются общими по предприятию. Возможно присвоение им специального индекса (ШР), хранятся они в отдельной папке, с целью ограничения доступа к конфиденциальной информации сотрудников.

    Причины для внесения изменений в штатное расписание

    Причины могут быть самые разные. Особенно это актуально, если вам необходимо:

  • переименовать должность или подразделение;
  • ввести или вывести из штата должность (должности);
  • изменить оклад или тарифную ставку по одной или нескольким должностям;
  • заменить оклад тарифной ставкой или наоборот;
  • сократить штат.

    • В зависимости от ситуации, влияющей на характер изменений, может меняться преамбула приказа, которая описывает основания для его составления. Как правило, преамбулу начинают со слов: «В связи с», «В целях», «Во исполнение» и тому подобное.

    Ответственный по оформлению штатного расписания

    После того как будет принято решение о смене штатного расписания, исполнением корректировок занимается сотрудник, назначенный руководством для выполнения этих задач. Обычно эти обязанности прописывают в должностной инструкции сотрудника или трудовом договоре.

    На небольших фирмах функции по составлению, редактированию штатного расписания возлагаются на кадровую или бухгалтерскую службу. На более крупных предприятиях этим занимаются планово-экономический департамент или департамент труда и заработной платы. Индивидуальный предприниматель выполняет такую работу сам, если у него в штате отсутствует бухгалтер или кадровый работник. Как правильно внести изменения в штатное расписание и утвердить новое, описано ниже в нескольких примерах.

    Утверждение нового штатного расписания

    Новое штатное расписание утверждается и вводится в действие приказом руководства. Выглядит он следующим образом:

    Общество с ограниченной ответственностью

    30 декабря 2016 г. No 145

    Об утверждении штатного расписания

  • утвердить штатное расписание No ШР-1 от 26 декабря 2016 г;
  • ввести в действие штатное расписание NoШР-1 от 26 декабря 2016 г. с 1 января 2017 г;
  • специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. подготовить необходимую документацию;
  • контроль по исполнению приказа возложить на главного бухгалтера Сомову В.В.

    • 101biznesplan.ru

    Приказ о введении новой должности в штатное расписание: образец 2018

    Статьи по теме

    Приказ о введении новой должности в штатное расписание, образец которого представлен в материалах статьи, является основанием для внесения изменений в «штатку». Поэтому важно грамотно составить приказ и использовать правильные формулировки

    Читайте в нашей статье:

    Как ввести новую должность в штатное расписание в 2018 году

    Обязательное наличие штатного расписания Трудовым кодексом не предусматривается. Но при первой же проверке инспекторы потребуют предъявить этот документ, поскольку наименования должностей, указываемых в трудовых договорах, должны соответствовать тем, что перечислены в штатном расписании.

    Если условия труда по данной должности отнесены к вредным или опасным, ее наименование и в штатном расписании, и в трудовом договоре должно соответствовать наименованиям, фигурирующим в Единых квалификационных справочниках, Справочнике новых и перспективных профессий, востребованных на рынке труда, или профессиональных стандартах.

    До того, как ввести в штатное расписание новую должность, оно должно быть составлено. Составление штатного расписания — процесс достаточно долгий, требующий вдумчивого подхода. Он состоит из нескольких этапов:

  1. Расчет необходимого количества штатных единиц с учетом наличия требований к численности, для которой в некоторых случаях установлены нормативы;
  2. Формирование структурных подразделений;
  3. Определение наименования и количества должностей;
  4. Определение фонда оплаты труда и сведений по оплате труда для каждой должности;
  5. Утверждение штатного расписания;
  6. Издание приказа о введении в действие штатного расписания.

    Скачайте документы из статьи:

    Понятно, что при составлении этого документа проводится тщательный и разносторонний анализ, ищется оптимальный вариант, позволяющий реализовать стоящие перед организацией стратегические задачи с минимумом затрат. Поэтому при введении новой должности в штатное расписание в 2018 году требуется не только доказать необходимость корректировки этого документа, но и соблюсти порядок внесения поправок.

    Обоснование введения новой должности в штатное расписание

    Штатное расписание, по сути, является локальным нормативным актом и работодатель вправе вносить в него изменения с установленной периодичностью или же по мере необходимости. Ввод новой должности производится по инициативе работодателя и не требует согласования с работниками, поскольку ответственность за производственную деятельность предприятия возложена именно на работодателя.

    www.pro-personal.ru