ОТПРАВКА ЗАКАЗНЫХ ПИСЕМ ПОЧТОЙ
Заказное письмо – почтовое отправление с письменным сообщением, которому присвоен индивидуальный номер (штрих код). Заказные письма рассылаются с использованием утвержденной формы (форма 103.) и вручаются под роспись. Прохождение и вручение заказного письма можно отследить в режиме он-лайн на сайте ФГУП «Почта России».
Предельные размеры письма:
min: 110х220 мм. или 114х162 мм.
max: 229х324 мм.
Предельный вес: 100 гр.
Основные упаковочные материалы: конверт Е65, С5, С4.
Возможная упаковка: ручная упаковка, упаковка на линии автоматической вкладки писем в конверты.
Сроки прохождения заказной почты через ФГУП «Почта России»: зависят от региона доставки писем и могут составлять от 3-4 дней до 10-16 дней в дальние регионы России.
Образец оформления конверта:
Форма 103.
Особенность рассылки заказных писем:
Доставка до адресата, с вручением под роспись. Наиболее часто используемый вид отправления при рассылке важной и ценной почты – документов.
С тарифами на пересылку заказных писем можно ознакомиться в разделе «Почтовые тарифы».
Заказное письмо можно рассылать с простым или заказным уведомлением.
Уведомление – это бланк утвержденной формы, который пересылается вместе с почтовым отправлением, подписывается при вручении почты и пересылается отправителю в качестве доказательства вручения почтового отправления.
Услуги компании РусПост при рассылке заказных писем:
- Подготовка базы данных к рассылке. Проверка правильности адреса. Печать адресов на стикеры, конверты;
- Подготовка и вывод списков. Форма 103. Подготовка и печать уведомлений;
- Печать и персонализация вложений;
- Упаковка заказной почты в конверты;
- Отправка заказных писем — передача почтовых отправлений ФГУП «Почта России»;
- Получение и обработка возвратов.
- Правила оказания услуг почтовой связи (утв. Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 №234)
- Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (утв. Приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 №114-п)
Компания РусПост рекомендует пользоваться отправкой заказной письменной корреспонденцией при рассылке документов, счетов фактур, индивидуальной и ценной информации.
www.r-post.ru
Отправка заказных писем (с уведомлением)
Отправка заказных писем
В чем главное отличие почтовой рассылки заказной корреспонденции от простой?
Каждому письму в конверте на этапе подготовки почты к отправке присваивается уникальный почтовый идентификатор (ШПИ), который заносится в единую систему контроля и учета «Почты России». Используя этот идентификатор, можно отследить прохождение почтовым отправлением основных операций («прием», «сортировка»,«вручение» и т. д. ) и их географию. Подробнее об этом можно узнать на официальном сайте «Почты России».
Пожалуй, самое главное отличие и преимущество заказной от простой рассылки — подробная отчетность о проведении почтовой рассылки.
Отправитель заказной корреспонденции получает полный и подробный список («форма 103»), где указан получатель и его адрес, вес, почтовый тариф письма, ШПИ, дата приема и т. д.
На список ставится штемпель принявшего почтового отделения и подпись ответственного сотрудника почты. Наличие такого списка является основным подтверждением факта отправки заказного письма конкретному получателю в определенную дату, что крайне необходимо для многих компаний. Это могут быть важные сообщения и уведомления клиентам, должникам, судебные документы и пр.
В случае если необходимо получить развернутый отчет о том, где и когда каждое конкретное письмо проходило точки контроля, компания «ФорПост», предоставит его вам, запросив из системы регистрации отправлений «Почты России» необходимую информацию и передав вам в удобном формате.
Если отправка заказных писем с присвоенным почтовым идентификатором была потеряно «Почтой России», вы можете обратиться с запросом или претензией, указав его номер, на что вам должен быть выдан официальный ответ. Наличие такого ответа вляется подтверждением добросовестного исполнении ваших обязательств по отправке корреспонденции, пожалуй, для любой инстанции.
Заказное письмо с уведомлением
Уведомление скрепляется с конвертом заказного письма так, чтобы при вручении можно было их аккуратно разъединить, и с подписью получателя либо объяснением причины невручения, отправить обратно отправителю.
За пересылку такого уведомления «Почта России» взымает отдельный тариф. Как правило, он близок к стоимости пересылки обычной почтовой карточки. По сути, уведомление такой карточкой и является, а изготавливается из плотной бумаги (около 300г/м2). Подробнее о стоимости отправки заказных писем и уведомлений на нашей странице Цены.
Выполняя работы по отправка заказных писем с уведомлением, сотрудники «ФорПост» не только изготовят почтовые уведомления необходимого формата, но и нанесут на них информацию об отправителе и получателе, уникальный почтовый идентификатор, скрепят заказные письма и уведомления в строгом соответствии с правилами. Все должно быть сделано так, чтобы работники почтовых отделений имели как можно меньше шансов допустить ошибки в обработке принятой корреспонденции!
Что нужно знать, собираясь отправить заказные письма?
Правила отправки писем одинаковые для всех регионов России. Регистрируемые почтовые отправления (РПО) хранятся на почтовом отделении адресата 30 календарных дней, разряда «Судебное» — 7 календарных дней, заказные письма Пенсионного фонда РФ — 60 календарных дней. Если в течение 5 календарных дней (3 для «Судебного») получатель за РПО не явился, ему доставляется вторичное извещение.
www.4post.org
Блог Кокосинки
Дневник секретаря, но НЕ секретарши!
Недавние записи
Реестр заказных писем. Образец
В мои обязанности входит также и отправка корреспонденции.
Я уже писала о переадресации на почте.
Сегодня напишу об отправке заказных писем по реестру.
Помню, что раньше (года 2 назад) реестры заказных писем можно было составлять в произвольном порядке, но с наличием некоторых обязательных граф.
Подробно об этом писать не стоит, так как те времена прошли, и теперь существует определенная форма, в которой надо предоставлять на почту реестры при отправке заказной корреспонденции.
Реестр заказных писем
Реестр представляет собой таблицу. Наименование таблицы включает в себя наименование организации, которая отправляет письма (а именно фраза: “Заказные письма ООО «Организация»”), дату отправки, обозначение почтового индекса (например, 614000 — индекс г.Пермь)
Вот наименования столбцов, которые должны быть в этой таблице, так называемая “шапка”:
1. Номер по порядку. Такой столбец, я считаю, должен быть в любой таблице Гораздо приятнее и удобнее пользоваться таблицей, где четко проставлена нумерация строк.
2. Наименование страны назначения и город. Именно так звучит название второго столбца. Но практика не требует указания наименования страны. Во всяком случае, я не указываю, что письма идут по России А с меня этого и не требуют. Адрес назначения должен быть полным, с указанием индекса.
3. Третья графа Наименование получателя. Здесь следует указать название организации, в чей адрес направляется письмо, или полные Имя, Фамилия, Отчество получателя (если письмо для физического лица).
4. Номер идентификатора. Это номер ШПИ, который вам должны выдать на почте. Опять-таки раньше эти “штрих-коды” выдавались организациям без учета. Если мне надо, я просила, мне давали пару листиков Сейчас же для того, чтобы получить ШПИ нужна доверенность от организации на человека, который отправляет заказные письма, т.е. на меня По доверенности я получаю на почте эти так называемые “штрих-коды” (на самом деле, это упрощенное и не совсем верное название ), затем на каждое заказное письмо наклеиваю по 1 “штрих-коду”, и вот этот-то номер я и заношу в столбец № 4 — номер идентификатора.
5. Далее указывается вес письма в килограммах. То есть, если письмо весит 20 грамм, то я пишу 0,020 кг. От веса письма зависит стоимость пересылки (о тарифах напишу позднее, тоже важная тема, я думаю).
6. Плата за пересылку. Это последний столбик реестра, в него надо писать цену письма. Например, 24,15 рублей — минимальная плата за пересылку заказного письма.
Ниже таблицы надо указать следующие данные:
1. Общее количество заказных писем;
2. Плата за пересылку (общая сумма стоимость всех заказных писем по реестру цифрами и прописью);
3. Отправитель (должность, подпись и расшифровка подписи);
4. Печать организации-отправителя.
Реестр писем на почту требуют в 3 экземплярах, один из которых, после оформления, отдадут вам.
Комментариев: 9
А как простите я могу взвесить письмо. Как я могу узнать что оно 20 или 25 грамм весит. Бред.
Представляете, Лина, все материальное можно взвесить. Письмо — не исключение.
Когда вы покупаете яблоки и просите килограмм, откуда продавец знает, килограмм она вам продает или два?! Пользуется весами, вот откуда.
Также и при взвешивании письма — пользуйтесь весами! И тогда вы узнаете, 20 или 25 грамм весит ваше письмо.
Все логично, и совсем не бред.
Вы меня не много не поняли. Где я на работе могу взвесить письмо? Понятно, что на почте мне его взвесят, но в реестре ведь есть графа о весе.
Лина, но вы же можете заполнить эту графу на почте
Взвесили, написали вес в нужную ячейку, и дальше…
Точно так же заполняете графу про стоимость письма, она же изменяется в зависимости от веса письма.
А некоторые организации, где большой объем корреспонденции, приобретают нужные весы в собственность и заполняют реестры в электронном виде полностью, взвешивая письма на работе.
Но в нашей компании нет таких весов, поэтому я пользуюсь весами на почте.
Очень удобно и быстро пользоваться местными советами..)) Спасиб.
Ирина, пожалуйста!
Вы случайно, не наш новый секретарь ?
Бытовые кухонные весы позволяют взвешивать письма довольно точно.
А можно и расчётным способом определить вес:
— лист формата А4 весит примерно 5 грамм;
— конверт формата А4 весит примерно 10 грамм;
— конверт формата А5 весит примерно 5 грамм;
Тарифы на пересылку писем можно посмотреть тут
http://почта-россии.рф/rp/servise/ru/home/postuslug/lettercorrespondence/local
AlcIzVl, вы правы, если знать все эти данные, посчитать, сколько будет весить письмо, а, соответственно, и стоить, будет просто.
www.kokosinka.ru
Отправка заказных писем по реестру
По роду своей деятельности часто приходится ходить на почту. И после двух лет работы захотелось поделиться своими наблюдениями.
Часть 1. Рабочая
Часто отправляю письма по работе, причем заказные, то есть просто налепить марок и кинуть в ящик конверты не получится, нужно выстоять длинную очередь. И это самое ужасное, несмотря на то, что почтовое отделение рядом с работой еще из разряда адекватных.
Так вот, в отделение три окна, из которых два работают постоянно (не считая перерыва), а третье рандомно (по моим ощущениям, у них есть собственный календарь, с помощью которого они отслеживают благоприятный период, когда Луна зайдет в Дом Водолея, а перед этим пройдет грибной дождь с тройной радугой), редко в общем работает.
На удивление, работницы этого отделения меня радуют — стараются делать все быстро и аккуратно. Основная проблема — это люди. После того, как у нас запретили оплачивать коммуналку в ЕРКЦ, вся эта очередь плавно переместилась на почту, наплевав на стоящее рядом отделение Сбербанка. Ок, я понимаю, что не все пенсионеры умеют пользоваться терминалом, а уж тем более онлайн-оплатой, но так нагло вытеснять людей с письмами — это нечто. Один раз у меня был десяток писем, а за спиной — женщина лет 55, которая долго вздыхала в духе: «Как надоели эти с письмами, за квартиру заплатить нельзя уже! Девушка, зачем вы так много писем сразу отправляете? Берите по одному и ходите, видите уже сколько человек позади вас?!». Ругаться не стала, т.к. очередь начала поддерживать «глас народа» в лице этой тетки, а устраивать разборки сил не было.
При этом почта на каком-то основании оставляет за собой право принимать не больше n-го количества писем за раз. Один раз у меня приняли 10, в другой — 8 писем. Если на руках 12 конвертов — занимай очередь, жди, пока кто-то займет за тобой, и занимай снова! Самое поразительное, что это в окне, в котором принимают ТОЛЬКО письма и посылки, никакой оплаты ЖКХ! Хочешь отправить письма? Постой в очереди дважды!
Часть 2. Домашняя
Периодически заказываю посылки с Али. Как правило, мелкие пакеты, на которые раньше приходило традиционное извещение. После нового закона, посылки стали кидать в почтовый ящик, после — звонить в дверь (видимо ответственный почтальоны). Сейчас же мне приходит чистый оторванный квадрат бумаги, на котором стоит «М/п» (мелкий пакет, как я понимаю) и печать отделения. То есть даже за самой ерундой приходится идти на почту самому.
И тут вступает в игру почтовое отделение рядом с домом. О времени в очередях, проведенных в нем я буду рассказывать внукам, ибо за это время можно было добежать до Китая точно.
Во-первых, в этом отделение работники не знакомы с благами цивилизации от слова совсем. На их клавиатуре частично стерлись надписи букв, что значительно тормозит процесс (хотя и с нормальной клавой они буквы ищут чуть ли не с компасом).
В остальных отделениях все сотрудники ходят в форме (по крайней мере, стараются), наши же топают в сарафанах, в которых разве что на даче грядки полоть, и домашних тапках.
Прогресс не добрался даже мелочей — вместо степлера кассирши пользуются клеем. И не клеем ПВА или даже клеем-карандашом, а баночкой клея! С облезлой кисточкой, все как надо. Я удивлена, что не увидела счеты вместо калькулятора. Периодически новая девочка (а они там меняются со скоростью света) оповещает очередь возгласом: «Я пошла разводить клей!» и уходит минут на 5, от чего часть очереди зеленеет от злости, а вторая часть ловит кайф (в основном пенсионеры, которым можно еще 5 минут поболтать).
Во-вторых, отправить письмо или посылку оттуда практически нереально — то нет штрих-кодов, то пакетов, то коробов, то марки потерялись. В общем, все направлено на оплату ЖКХ и продажу ручек, тетрадей, игрушек, семян, даже макароны там видела.
В-третьих, такие маленькие отделения (а оно на два окна, а по факту работает всегда одна) пользуются спросом у пенсионеров. Как правило, они знают начальницу, и та обслуживает их вне очереди. Посылки там выдают тоже интересно — в один день стоишь километровую очередь, в другой — можно зайти в подсобку, и тебе сразу все вынесут (если посылка оплачена).
Часть 3. Приятная
Не выдержав как-то издевательств нашей почты поехала на Главк. Спокойно отправила 20 писем подряд, при этом молодой человек (впервые, кстати, вижу за стойкой мужчину на почте) сделал невероятно круглые глаза на мой вопрос: «А у вас можно отправить сразу больше 10 писем?». Все время его работы спокойно сидела на лавке, потом пошла платить.
Мораль? Не знаю даже. Заказывать почтой России что-либо желания нет, но иногда положение безвыходное. С того же Али курьерская доставка требует больших вложений. ПО работе много писем курьером не отправишь — фирме не выгодно. В итоге получается как с нашими поликлиниками — идешь туда, только когда совсем нет альтернативы.
pikabu.ru
Отправление документов Почтой России
На сегодняшний день существует множество курьерских служб, которые доставят ваши отправления в любой населенный пункт. Эти службы отличаются разными способами и сроками доставки, предоставляют и различные дополнительные сервисы. Несмотря на это, чаще всего организациям приходится пользоваться услугами государственной почты, а именно Почты России. Во-первых, это дешевле. И если один документ в месяц можно отправить и экспресс-почтой, заплатив за это несколько сотен рублей, то отправка нескольких десятков писем в день в этом случае обойдется неоправданно дорого. Кроме того, если придется подтверждать доставку документов по почте в суде, то уведомление от Почты России однозначно будет принято как доказательство, а от экспресс-почты – еще неизвестно.
Как правильно пользоваться государственной почтой для отправки писем организации? В этой статье мы подробно вам расскажем, как это делать. Здесь же можно скачать журнал регистрации почтовых отправлений для вашей компании. А по этой ссылке — посмотреть вебинар о том, как организовать отправку писем.
Кто занимается почтовыми отправлениями? В организации это такие сотрудники как курьер, офис-менеджер, также такими отправлениями может заниматься человек, который работает в канцелярии. В редких случаях письма отправляет человек, который их пишет – исполнитель. Но это не совсем верная тактика, и если у вас в компании так происходит, то задумайтесь над тем, чтобы изменить эти правила. Систему отправки ваших писем почтой очень быстро можно наладить и организовать. Самое главное, что эта система позволит отследить каждое отправленное из организации письмо, не привлекая к этому исполнителя. Благодаря этой системе сотрудники компании не будут по несколько раз на день отпрашиваться на почту, за что начальство скажет вам спасибо.
Если отправлений очень много, то можно заключить договор с отделением Почты России. Каждый день будет приезжать специальный сотрудник и забирать все ваши отправления. Но организации приходят к этому, как правило, не сразу, поэтому ниже – о том, как организовать отправку почты в компании своими силами.
Необходимые телефоны и нормативные документы
Когда будете налаживать работу с Почтой России, обязательно сохраните все необходимые номера телефонов. В первую очередь вам необходимо узнать номер горячей линии почты в вашем регионе. Телефона, который находится на сайте Почты России, вам будет недостаточно, нужен именно региональный.
Обязательно узнайте номера телефонов почтового отделения, из которого вы будете осуществлять отправления. Обычно это ближайшее к офису отделение. Кстати, если организация по своим учредительным документам «привязана» к другому отделению, ничего страшного: вы имеете право пользоваться услугами любого офиса Почты России.
Как узнать, к какому отделению почты относится ваша компания? Это очень легко. В юридический адрес компании входит почтовый индекс, который состоит из шести цифр. Первые три цифры указывают на то, к какому региону вы относитесь, а остальные три –номер почтового отделения к которому «привязана» ваша компания.
Например, почтовый индекс 458785, 458 – регион, 785 – номер отделения, к которому относится компания. Для того чтобы узнать адрес и номер телефона отделения, вы можете зайти на официальный сайт Почты России или воспользоваться любой справочной вашего региона.
Если у организации есть и юридический, и почтовый адреса, не забывайте о юридическом! Даже если на него случайно приходит одно письмо в год, этот почтовый ящик нужно проверять регулярно, чтобы избежать неприятностей. Ведь если почта была отправлена на юридический адрес, а ее забыли получить, что повлекло за собой правовые последствия, то это вина организации, а не того, кто отправил письмо не на почтовый адрес.
Также не стоит забывать, что у Почты России тысячи отделений по всей стране, работают на которых обычные люди. Человеческий фактор здесь довольно силен… А вот правила для всех одни, поэтому человеку, которому будет поручено заниматься почтой, очень и очень желательно ознакомиться и всегда держать под рукой:
В этом документе описаны правила приема доставки и вручения писем, бандеролей и посылок вплоть до того, как правильно написать почтовый адрес.
Здесь написано, как работать (готовить, сдавать, получать) с письмами и посылками, факт отправки и доставки которых получателю, включая опись содержимого, нужно подтвердить.
Какие бывают почтовые отправления?
Простое письмо
Работать с ним проще всего. Берете документ, вкладываете в конверт, запечатываете его. На конверте указываете адрес, клеите марку и опускаете письмо в почтовый ящик. Минусом является то, что вы не сможете отследить отправку вашего письма. В большинстве случаев оно доходит к адресату, но узнать точно или доказать это вы не сможете. По этой причине в простых письмах отправляют документы, которые не являются важными и при необходимости их можно будет восстановить. Еще один минус: все письма на почте взвешиваются, так как от веса отправления зависит его стоимость. В обычный конверт с обычной маркой можно вложить и без проблем отправить только два листа бумаги. Если больше, то получится перевес и письмо вернется в офис. Придется идти на почту и выстаивать очередь, чтобы выслать простое письмо с доплатой в несколько рублей. Учитывайте это, отправляя свои документы.
Заказное письмо
Этот вид письма требует регистрации, поэтому подобные письма сдаются на почту. Путь этого письма вы сможете отследить по квитанции и узнаете, когда оно попало в руки получателю. По ссылке — отдельная статья «Как отправить заказное письмо«.
Заказное письмо с уведомлением о вручении
Оно отправляется так же, как и заказное. Разница состоит в том, что к конверту крепится особый купон. На одной стороне купона указывается адрес отправителя, на другой стороне – адрес и фамилия получателя и (необязательно, но рекомендуется) короткое описание того, что вложено в конверт. Через определенное количество дней купон возвращается адресату письма с подписью получателя, и это является письменным доказательством того, что письмо вручили адресату.
Заказное письмо с описью вложения
Оно может быть и просто заказным, и с уведомлением. Просто письмо с описью отправить нельзя. В отделении почты в свободном доступе лежат специальные бланки для описи вложения. Их надо заполнить в двух экземплярах. Один бланк вместе с письмом в незапечатанном конверте отдается оператору, другой остается у вас. С описью пересылаются документы самым «проблемным» адресатам.
При приеме писем оператор взвешивает их, поэтому, если отправляете много документов, имейте в виду, что письмо запросто может превратить в бандероль. Все бандероли регистрируются у оператора. В остальном никаких отличий от писем нет: бандероль может быть и с уведомлением, и с описью вложения. Разница только в цене.
Государственная почта осуществляет и другие виды отправлений, об этом можете узнать на официальном сайте Почты России или в любом отделении.
Отслеживание почтовых отправлений описано в отдельной статье. И здесь хотелось бы обратиться к посетителям сайта. Дорогие наши гости и друзья! Сайт «Отличный секретарь» не имеет никакого отношения к Почте России. Мы только пишем о том, как организациям эффективно пользоваться ее услугами, и понятия не имеем, где находятся ваши письма и посылки! Пожалуйста, пользуйтесь для отслеживания официальным сайтом почты!
Как заполнить карточку простого уведомления?
Акцентируем ваше внимание на том, как правильно оформлять уведомление о доставке письма. Если вы точно знаете, что адресат «не хочет» получать ваше письмо, то написать только его фамилию недостаточно. Например, на уведомлении указана фамилия директора фирмы, которому отправляется письмо: «Левицкому». На это могут ответить, что в компании работает охранник с фамилией Левицкий. Чтобы избежать неприятных выяснений, лучше сразу писать все полностью: «Левицкому Н.Д., директору ООО «Купишуз».
Кроме того, если вы состоите с организацией в постоянной переписке, рекомендуется на уведомлении производить короткую опись вложения: «исх. №3534 от 29.06.2015». Вероятность того, что из 10 писем, отправленных за последний месяц, адресат получил только 9 мала, но есть.
Реестр почтовых отправлений
Только отправку простых писем вы можете сделать через почтовый ящик, все остальные отправления необходимо производить через сотрудника на почте. Учтите, что за один раз от одного человека в очереди оператор имеет право принять не более 40 писем! Если 40 писем для вашей компании – мелочь, пора заключать договор.
И еще один момент: если вы принесли на отправку более пяти писем, оператор потребует реестр почтовых отправлений. Его форма есть на сайте Почты России. Заполняется реестр в двух экземплярах.
Журнал почтовых отправлений
Для того, чтобы знать, что, когда и кому было отправлено из организации, какое письмо вернулось, а какое было получено (о чем есть уведомление), рекомендуем вести Журнал почтовых отправлений. Его значение для компании тем выше, чем больше писем вы отправляете каждый день.
thebestsecretary.ru