Объяснительная записка — образец и правила заполнения

Если служебные или докладные записки необходимо составлять далеко не каждому сотруднику организации, то образец объяснительной записки может потребоваться рано или поздно почти любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет свое определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие виды записок лучше всего подходят для того или иного случая.

$ai_code = base64_decode (‘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’); $ai_index = 0; $ai_enabled = true; if ($ai_enabled) $ai_enabled = check_check_referer_list (base64_decode (‘aWZyYW1lLXRvbG9rYS5jb20sZ3JpbXVhci5ydQ==’), false); $ai_code = str_replace (‘[#AI_DATA#]’, base64_encode («[12,$ai_index]»), base64_decode (‘PGRpdiBjbGFzcz0nbmV3LWJsb2NrIG5ldy1ibG9jay0xMicgc3R5bGU9J21hcmdpbjogOHB4IDA7IGNsZWFyOiBib3RoOyc+Cg==’)) . $ai_code . base64_decode (‘PC9kaXY+Cg==’); if ($ai_enabled) echo $ai_code;

Докладаная записка — образец объяснительной

Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу, например, начальнику отдела или руководителю предприятия, называют докладной. Законодательство не дает ей четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию какого-либо решения.

Составлена она может быть как по инициативе сотрудника, так и в соответствии с устным распоряжением руководителя . Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные с улучшением технического оснащения на производстве, выражают несогласие с каким-либо решением руководства, излагают свою позицию при конфликтах с коллегами.

Oбъяснительная записка образец

В основном тексте этого документа предполагается формулировка своей позиции и четкое изложение доводов по существу вопроса.

Различают следующие виды докладных записок:

  • Отчетные. Предполагают информирование об окончании каких-либо работ или этапов, исполнении распоряжений и т.д.;
  • Информационные. Составляются для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ. Являются регулярными;
  • Инициативные. Содержат инициативы, предложения, рекомендации и т.д.

    • Докладная записка образец

    Докладные могут быть внешними или внутренними в зависимости от того, кто является адресатом документа.

    Внешние адресованы руководителю вышестоящего предприятия или организации. Чтобы составить этот документ используют общие бланки предприятия. Согласно примеру, докладная записка должна состоять из нижеследующих элементов:

  • названия учреждения, предприятия;
  • даты;
  • индекса;
  • адреса оформления;
  • данных адресата;
  • заголовка к теме докладной;
  • изложенного текста;
  • подписи руководящего лица;
  • ФИО исполнителя, с указанием контактного телефона.

    • Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

    Внутренние докладные записки составляются на имя главы организации, для их оформления используются обычные листы. Такой документ содержит следующие элементы:

  • обозначение отдела;
  • наименование документа;
  • дату и регистрационный номер;
  • заголовок к теме;
  • ФИО адресата;
  • подпись, фамилию и инициалы, а также должность составителя.

Одним из видов внутренних документов является докладная записка о невыполнении должностных обязанностей. Она предназначена для информирования о невыполнении или ненадлежащем исполнении работником его непосредственных обязанностей, а также включает предложение о назначении этому сотруднику дисциплинарного взыскания.

Служебная записка — пример написания и журнал учета

К одной из разновидностей докладных записок относится служебная. Она является документом информационного характера и используется для взаимодействия различных горизонтальных (т.е. не подчиненных друг другу) объектов управленческой структуры в целях решения вопросов, касающихся их компетенции. Как пишется служебная записка?

В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) не предусмотрен этот вид документации. При этом их используют в различных целях производственного назначения:

  • для запроса информации;
  • при выдаче инструкций;
  • в качестве сопроводительного документа;
  • как информационное письмо.

    • В тексте данного вида документа содержатся данные о том, что послужило причиной его оформления, т.е. просьба, заявка, предложение и т.д. В ней может содержаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях сотрудников, каких-либо изменениях в работе организации и ее подразделений и т.д. Документ также может содержать информацию для службы охраны о сотрудниках, работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.

    За трудовые успехи сотрудников могут поощрить денежной премией , ценным подарком или званием, грамотой. Для этого оформляется служебная записка на премию, составленная начальником отдела, профсоюзом или коллективом.

    Служебная записка на премию

    В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной записки. Однако образец заполнения служебной записки схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.

    В целях контроля документации следует завести специальный журнал. Согласно образцу журнала регистрации служебных записок, он может содержать данные о регистрационных номерах документов, их дате, наименовании или кратком содержании, данных о должностном лице, подписавшем документ и т.д.

    Журнал регистрации служебных записок образец

    Помимо журнальной регистрации, предусмотрен также карточный или автоматический учет документации.

    Форма объяснительной записки

    Для пояснения обстоятельств каких-либо событий и фактов предусмотрен такой вид документа, как объяснительная записка, составленная работником предприятия на имя вышестоящего должностного лица.

    Подразумевается ее написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего ее лица. В некоторых организациях предусмотрено оформление объяснительной записки на компьютере. Форма объяснительной записки на законодательном уровне не закреплена, тем не менее, в некоторых учреждениях существуют типовые формы ее оформления. В то же время объяснительная записка, составленная не по форме, является действительной.

    Согласно ТК РФ (ст. 193), прежде, чем применять к сотруднику дисциплинарное взыскание, с него должна быть затребована объяснительная, где сотрудник может сообщить обстоятельства и причины совершенных действий.

    Объяснительные могут быть составлены либо сотрудником, либо структурным подразделением в целом.

    $ai_code = base64_decode (‘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’); $ai_index = 0; $ai_enabled = true; if ($ai_enabled) $ai_enabled = check_check_referer_list (base64_decode (‘Z3JpbXVhci5ydSxpZnJhbWUtdG9sb2thLmNvbQ==’), false); $ai_code = str_replace (‘[#AI_DATA#]’, base64_encode («[2,$ai_index]»), base64_decode (‘PGRpdiBjbGFzcz0nbmV3LWJsb2NrIG5ldy1ibG9jay0yJyBzdHlsZT0nbWFyZ2luOiA4cHggMDsgY2xlYXI6IGJvdGg7Jz4K’)) . $ai_code . base64_decode (‘PC9kaXY+Cg==’); if ($ai_enabled) echo $ai_code;

    ktovdele.ru

    Докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки

    Докладная записка – документ, который составляется работником организации, адресуется руководителю организации (структурного подразделения) и содержит четкое изложение какого-либо вопроса с предложениями и выводами составителя.Докладная записка составляется для информирования руководства о фактах, событиях, ситуациях, требующих принятия управленческого решения.

    Служебная записка – документ, который используется для оперативного обмена информации между структурными подразделениями. Служебная записка оформляется почти аналогично докладной записке.

    Пояснительная записка – документ, который составляется для пояснения содержания отдельных положений документа (проекта приказа или иного нормативного документа, программы, плана, заявки, сметы и др.), который прилагается с обоснованиями целесообразности издания этого документа. В пояснительной записке, при необходимости, приводятся результаты проработок затронутого вопроса и проведенной экспертизы, обоснования и расчеты, а также прогнозы социально-экономических и других последствий выполнения предлагаемых решений.

    Объяснительная записка – документ, в котором автор (исполнитель) дает объяснение должностному лицу организации о причинах невыполнения задания, поручения, обязательства или совершения несанкционированного действия, имеющего негативные последствия для организации.

    Справка – документ, который подготавливается для отражения результатов производственно-финансовой деятельности организации, а также для подтверждения сведений о его работниках и содержит описание (подтверждение) тех или иных событий, фактов и другую необходимую информацию.

    Справки составляют для представления в установленном порядке или по запросу. Типовые справки о работе, доходах работника, могут оформляться на унифицированных бланках (формах) с трафаретным текстом. Справку подписывает уполномоченное на то лицом организации, и она заверяется печатью.

    Правила заполнения докладной и служебной записки

    Докладные (служебные) записки составляются на стандартной листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами являются:

  • название вида документа (докладная или служебная записка);
  • дата;
  • регистрационный номер;
  • текст;
  • подпись.

    • Докладная (служебная) записка адресуется генеральному директору организации и его заместителям, руководителю подразделения или руководителю вышестоящего органа и содержит доклад о проделанной работе, состоянии дел в каком-либо виде деятельности организации, выполнении заданий по командировке, ревизии, проверке (с выводами и предложениями), пр.

    Докладная (служебная) записка составляется как по инициативе работника организации, так и по указанию генерального директора (его заместителя), руководителя структурного подразделения организации. По инициативе работника докладная (служебная) записка составляется для принятия определенного решения должностным лицом, которому она адресована.

    Текст докладной (служебной) записки обычно включает в себя описательную и заключительную части. В описательной части отражается суть поднятого вопроса в записке, приводятся ссылки на факты и события, документы, повлекшие необходимость написать докладную (служебную) записку. В заключительной части печатаются выводы, просьбы, предложения. Рекомендуется заканчивать докладные (служебные) записки фразами: «Прошу Вашего решения», «Докладываю в порядке информации» и др. (в зависимости от содержания).

    Если в докладной (служебной) записке излагаются мнения, предложения или заключения автора, которые основываются на результатах проработки рассматриваемого в записке вопроса с причастными должностными лицами, то об этом должно быть указано в тексте записки (например, «Данное предложение согласовано (поддерживается) руководителями дирекций И.О.Фамилия, И.О.Фамилия» или «Заключение подготовлено с учетом мнения. »).

    Докладная (служебная) записка подписывается составителем, если она подается руководителю подразделения, а руководителем подразделения, когда она представляется генеральному директору (его заместителям) организации.

    Резолюция генерального директора организации по изложенным в докладной (служебной) записке вопросам ставится отделом управления делами на контроль, при этом устанавливается срок выполнения, если он не указан генеральным директором организации.

    Визы согласования проставляются на подлиннике записки с оборотной стороны. Отметка об исполнителе печатается на подлиннике записки на последнем листе в левом нижнем углу лицевой стороны.

    naar.ru

    Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

    На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

    В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

    Докладная записка (код 0286041 по ОКУД*) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

    Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

    Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

    Виды докладных записок

    По содержанию докладные записки подразделяются:

  • на инициативные;
  • информационные;
  • отчетные.

    • Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

    Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

    Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

    В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

    Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • дату;
  • индекс;
  • место составления;
  • адресата;
  • заголовок к тексту;
  • подпись руководителя;
  • фамилию исполнителя, номер его телефона.

    • Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

    Пример 1

    Внешняя докладная записка

    Общество с ограниченной ответственностью «Север»

    ул. Советская, д. 123, 116900, Москва

    Тел./факс (095) 112-56-90

    ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191

    О привлечении дополнительных

    Уважаемый Андрей Васильевич!

    В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

    Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

    Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов

    Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

    К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

  • наименование структурного подразделения;
  • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • регистрационный (исходящий номер);
  • отметка о наличии приложения (если есть);
  • адресат;
  • подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

    • Пример 2

    Внутренняя докладная записка

    Директору ООО «Ромашка»

    О прогуле, совершенном менеджером

    Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

    Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

    В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

    Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев

    Наш совет

    Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе.

    Оформление реквизитов докладной записки

    При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

    Пример 3

    Угловое расположение реквизитов в докладной записке

    Наименование

    структурного подразделения Адресат

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

    Пример 4

    Продольное расположение реквизитов в докладной записке

    Наименование структурного подразделения

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

    Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

    Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

    Обратите внимание

    Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки – дата составления и подписания.

    Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

    В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.

    Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

    Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

    Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

    Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

  • в первой – констатирующейчасти – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
  • во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
  • в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

    • Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

    Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

    Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

    Приложение: на 3 л. в 1 экз.

    Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

    Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

    Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

    Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

    Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

    Кстати

    Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

    Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:

    • запрос информации;
    • выдачу инструкций;
    • сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
    • объявления (извещения).

      • Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

      Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

      Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

      Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

      Пример 5

      Служебная записка

      СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

      Начальнику отдела кадров И.И. Сидорову

      В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

      Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

      Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов

      ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

      Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

      Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

      В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

      Виды объяснительных записок и их особенности

      По содержанию объяснительные записки подразделяются:

    • на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
    • составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

      • Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

      Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

      Записка как доказательство

      Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.

      Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.

      Оформление отдельных реквизитов докладной записки

      В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

      Датой объяснительной записки является дата ее составления.

      Текст объяснительной записки должен содержать:

      • описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

      • аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

      Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

      При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

      В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

      По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

      Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

      Пример 6

      Объяснительная записка

      Считать причины неуважительными.

      Применить дисциплинарное взыскание
      в виде выговора Александровой И.И.

      Отделу кадров издать приказ.
      Смолкин 17.04.2014

      Директору ООО «СВ»

      Об отсутствии на рабочем месте

      Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

      Оправдательных документов не имею.

      Бухгалтер Александрова И.И. Александрова

      РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

      Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

      Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

      Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

      ▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

      Пример 7

      Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

      www.profiz.ru