Формы документов

Вид заявления

Подтверждающие документы

Заявление о смене кафедры (в рамках одного института)

Служебная записка с визой нового заведующего кафедрой и предыдущего заведующего кафедрой

Заявление о смене кафедры (в другой институт)

Служебная записка с визой нового и предыдущего заведующего кафедрой и директоров институтов

Заявление о смене научного руководителя

Служебная записка с согласием предыдущего и нового научных руководителей с подписью заведующего кафедрой

Заявление об изменении паспортных данных или фамилии

Копия нового паспорта, копия свидетельства о заключении/расторжении брака

Заявление об изменении темы научно-квалификационной работы (диссертации)

Заявление об изменении направленности (профиля) обучения

Заявление об отчислении переводом

Гарантийное письмо принимающей стороны

Заявление о зачислении переводом

Гарантийное письмо принимающей стороны (ЦПКВК НИТУ «МИСиС») при условии вакантного места

Заявление об отчислении по собственному желанию

Сопроводительные документы не требуются

Заявление на академический отпуск по призыву в ВС РФ

Копия повестки районного военного комиссариата

Заявление на отпуск по беременности и родам

Справка из женской консультации

Заявление на отпуск по усыновлению ребенка

Свидетельство о рождении ребенка (детей)

Свидетельство о заключении брака (при наличии)

Справка с места работы (службы, учебы)

Решение суда об установлении усыновления

Заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком

Свидетельство о рождении ребенка

Заявление о допуске к занятиям по окончанию академического отпуска

Служебная записка с подписью заведующего кафедрой и научного руководителя

misis.ru

За подписью, с визой и с печатью: как оформлен документ? Текст научной статьи по специальности «Языкознание»

Аннотация научной статьи по языкознанию, автор научной работы — Сейед Хасан Захраи

Похожие темы научных работ по языкознанию , автор научной работы — Сейед Хасан Захраи,

For the signature, with the visa and seal, how the document is arranged?

Текст научной работы на тему «За подписью, с визой и с печатью: как оформлен документ?»

Сейед Хасан Захраи

ЗА ПОДПИСЬЮ, С ВИЗОЙ И С ПЕЧАТЬЮ: КАК ОФОРМЛЕН ДОКУМЕНТ?

FOR THE SIGNATURE, WITH THE VISA AND SEAL, HOW THE DOCUMENT IS ARRANGED?

Статья посвящена предложно-падежным конструкциям, характерным для описания современного документооборота. Выявляется не стилистическое, а функционально-семантическое различие между предложно-падежными синтаксемами за подписью и с подписью. Современный русский официально-деловой текст рассматривается как источник новых данных об устройстве и функционировании грамматической системы языка.

Ключевые слова: официально-деловой стиль, предложно-падежные синтаксемы, синонимия синтаксем, предметное и делиберативное значение.

The article is devoted to the preposition-case constructions, that are typical for the description of the modern documents circulation. It is revealed not stylistic but function-semantic distinction between preposition-case syntaxems for the signature and with the signature. The modern Russian officially-business text is examined as the source of new data about the organization and functioning of the grammatical language system.

Keywords: officially-business style, preposition-case syntaxems, the synonymity of syntaxems, the subject and deliberative meaning.

Сейед Хасан Захраи

Доцент кафедры русского языка и литературы Тегеранского университета

В связи с расширением международных контактов России с зарубежными странами постоянно увеличивается круг иностранных пользователей российской официально-деловой документации. Иностранные переводчики, бизнесмены, специалисты нуждаются в точном понимании русского официально-делового текста и стремятся адекватно, без лингвистических ошибок и двусмысленностей, изложить свои интересы, условия и т. п. в документах, составленных на русском языке. Сложность здесь представляет не только русская терминология, во многих областях права и экономики еще не устоявшаяся, но и грамматика. См., например, статью переводчицы Т. П. Некрасовой, посвященную «туманным» конструкциям с предлогами по и при в русских деловых бумагах «Предлоги и налоги: переводим „досадные мелочи»» [3: 13], где автор анализирует целый ряд предложно-падежных конструкций, «в которых юридическая корректность неоспорима, а лингвистически мысль оформлена весьма своеобразно», типа: Налоговым органом были предъявлены претензии по неправомерному применению компанией вычета по налогу на добав-

Работа выполнена в рамках исследовательского проекта № 4605003/1/7 «Изучение актуальных явлений в русской грамматике и лексике», осуществляемого при финансовой поддержке Исследовательского Бюро Тегеранского университета.

ленную стоимость по расходам на аренду. В подобных предложениях «с точки зрения налогового права все абсолютно верно. С точки зрения стилистики русского языка налицо некоторый перебор с использованием одного и того же предлога, а с точки зрения смысла в двух случаях из трех предлог по использован, строго говоря, не совсем корректно, что может дать неправильный посыл для перевода. Так сложилось, так говорят, мыслят и пишут практически все, кто занимается вопросами налогообложения: и налоговые юристы, и разработчики налогового законодательства, и авторы различных подзаконных актов о налогах и сборах, и „творцы» различных ведомственных документов, прекрасно понимая при этом друг друга. Покажите эту фразу любому из них, и ни вопросов, ни нареканий ни у кого из них она не вызовет», — констатирует автор статьи реальности языкового существования российской экономики и права [Там же].

Нас в данной статье будут интересовать гораздо более простые предложно-падежные формы, которые, тем не менее, могут вызывать сомнение у иностранца, пишущего по-русски. Любой, кто имел дело с русскими официальными документами, знает, какое большое значение для их достоверности и юридической силы имеют подписи и печати, а также визы1 разного рода руководителей и служб. Реже встречается такой способ оформления официальных бумаг и разного рода изданий, как гриф. Если на документе стоит печать, то в любом стиле и жанре речи он называется документ с печатью, если виза — то это документ с визой или завизированный (кем-то или какой-либо организацией) документ. Еще нужны были справки о здоровье с печатью (В. Давыдов); Компания «Моторола» напоминает: гарантийное обслуживание осуществляется авторизованным сервисным центром при наличии у потребителя оригинала заполненного гарантийного талона с печатью фирмы продавца («Памятка потребителю»); Заявление работника с визой его непосредственного руководителя передается на рас-смотрениеруководителю предприятия (www.dtkt. com.ua); В случае необходимости согласования проекта обоими указанными должностными лицами

соблюдается следующая последовательность согласования: доработанный по результатам параллельного согласования проект распорядительного документа направляется на согласование заместителю Мэра Москвы в Правительстве Москвы, председателю Контрольного комитета города Москвы, затем проект с его визой направляется на согласование первому заместителю Мэра Москвы в Правительстве Москвы (Постановление Правительства Москвы от 21 февраля 2006 года № 112-ПП «О Регламенте Правительства Москвы»); Завизированный комплект перевозочных документов возвращается грузоотправителю, и он служит разрешением на отправление груза (www.areken.ru).

Что касается подписи и грифа, то по отношению к этим элементам оформления документа используются конкурирующие предложно-падежные синтаксемы за подписью/с подписью и под грифом/с грифом. Разумеется, у любого иностранца, связанного с русской-официально деловой коммуникацией, возникает вопрос: можно ли употреблять эти формы как синонимичные или существуют правила, ограничивающие взаимозаменимость форм в каждой паре. В статье рассматривается функционирование данных форм в современном русском языке.

Прежде чем перейти собственно к предмету нашего анализа, следует заметить, что в современных учебниках по русской стилистике и культуре речи, хотя во всех них активное употребление отыменных предлогов рассматривается как одна из характерных принадлежностей официально-делового стиля, не говорится о реальной дистрибуции подобных предложно-падежных форм в современном деловом обиходе. А изучение этой дистрибуции крайне важно, поскольку отыменные предлоги и сложные союзы в официально-деловом стиле служат «дифференциации смысловых отношений» [2: 218].

Изучение контекстов, в которых употребляются синтаксемы за подписью/с подписью, убеждает нас в том, что они не являются синонимичными вариантами, единственное различие между которыми состоит в сфере функционирования, как это может показаться на первый взгляд:

за подписью — для официально-делового стиля, с подписью — для художественной литературы, публицистики, разговорной речи (см., напр.: [4: § 199]. И синтаксема с подписью, и синтаксема за подписью могут функционировать в разных типах речи. Однако взаимозаменимость этих син-таксем весьма ограничена, и не только и не столько стилистическими условиями, а целым рядом семантических и синтаксических факторов.

Синтаксема за подписью подразумевает не просто большую официальность ситуации, но большую ответственность лица, которое подписывает документ, синтаксема с подписью фиксирует взгляд на документ извне, снаружи. Так, в следующих контекстах замена за подписью на с подписью маловероятна или невозможна, т.к. в них подразумевается высокая ответственность подписавших: Банк принимает к исполнению от Клиента платёжные документы только за подписью лиц, указанных в карточке с образцами подписей и оттиска печати (Договор об открытии банковского счёта); . За год до того в научных трудах была опубликована статья за подписью студента физмата и профессора-специалиста по теоретической физике по теме, в которой, оказалось, рылись военные (В. Г. Распутин); Через день в другой газете за подписью Мстислава Лавровича обнаружилась другая статья, где автор ее предполагал ударить, и крепко ударить, по Пилатчине и тому богомазу, который вздумал протащить (опять это проклятое слово!) (М. Булгаков); В Избирательную комиссию области за период с 20.07. по 3.08.05 г. не поступало письма «О предоставлении информации» от 03.08.05 г. за подписью и.о. руководителя администрации губернатора Иркутской области Ведерникова А. А. (Судебное решение).

В следующих контекстах возможна замена на синтаксему с + Тв. пад.: Торжествующе он размахивает какими-то мандатами, партийным билетом, членским билетом Союза писателей, служебным удостоверением, письмом за подписью Стукалина / с подписью Стукалина, удостоверяющим, что предъявитель сего есть большой человек (В. Войнович); На другой же день бригадир Потапов прислал в музей отношение

за подписью председателя / с подписью председателя: нам предоставлялось право копать, про-лагать шурфы, снимать землю слоями — всё это в окружности на полкилометра, по обеим сторонам дорожного холма (Ю. Домбровский).

Дополнительным фактором, накладывающим запрет на использование синтаксемы с + Тв. пад., является наличие в предложении глаголов типа оформить, опубликовать и т. п.: При направлении работника в командировку оформляется 3 документа за подписью руководителя: приказ (заносится в книгу приказов), задание, командировочное удостоверение (заносится в книгу регистрации командировок) (kadrovik-info.ru). Причина, вероятно, в следующем. Существительные, называющие документы, например, письмо, заявление и т. п., сочетают две семантики: предметную (ср.: положить на стол письмо, заявление, портфель; разорвать письмо, заявление, тряпку и т. п.) и делибератив-ную, т. е. значение объекта, обладающего содержанием, носителя информации (ср.: прочитать письмо, заявление, книгу; обдумать письмо, заявление, чьи-то слова и т. п.). Синтаксема с + Тв. больше тяготеет к предметной семантике, к описанию документа как материального предмета, тогда как синтаксема за + Тв. — к делиберативной, описывая создание и содержание документа как объекта, обладающего содержанием. Потому и нельзя сочетать синтаксему за подписью с существительными типа лист, страница, тогда как с подписью прекрасно с ними уживается (см. ниже).

Синтаксема за + Тв. пад обычно употребляется с существительными, обозначающими публицистические выступления, публикации в периодике, например: статья, заявление, обращение и т. п.: «Об этом говорится в заявлении за подписью лидера фракции БЮТ Ивана Кириленко (rus.newsru.ua); А когда вышел в свет очередной сборник моих политических карикатур, он отозвался на него весьма лестной для меня одобрительной рецензией, напечатанной в „Известиях» за подписью „Н. Б.»» (Б. Ефимов). Автор подобного текста облагается большой ответственностью за его содержание.

Из приведенных примеров становится ясно, что для объяснения случаев отсутствия синони-

мии между синтаксемами за подписью и с подписью следует привлечь целый ряд как системных (словарных и грамматических), так и текстовых факторов. Обратим внимание на многозначность слова подпись, некорректно отраженную толковым словарем Д. Н. Ушакова. В словаре Ушакова выделенные два значения слова подпись по сути являются одним и тем же, соответствующим значению, указанному в современном юридическом словаре, ср.:

ПО’ДПИСЬ, и, мн. и, ей, ж. — только ед. Действие по глаг. подписать в 1 знач2. Бумаги пошли на п. Дать бумагу начальнику на п. 2. Фамилия лица, автора, написанная им собственноручно под текстом документа, письма. П. неразборчива. Фальшивая п. [5]

ПОДПИСЬ — собственноручно написанная фамилия, обязательный реквизит служебных документов (акта обследования, заключения) и правовых актов (закона, акта управления, судебного решения, договора) [1].

Словарь Ушакова не фиксирует такое значение слова подпись, как «надпись под . »: подпись под рисунком, фотографией, плакатом и т. п., наличествующее в Словаре Ожегова. В этом значении существительное подпись синтаксемы За + Тв. пад. не образует: . На прошлой неделе Кольцевая линия столичного метро была украшена плакатами, изображавшими Г. А. Зюганова и Г. А. Явлинского в образе братьев Гракхов, с подписью «Мы вместе!» (М. Соколов); Идущих нара-боту депутатов на пороге Госдумы приветствовал портрет Анатолия Чубайса с подписью внизу «Удобства теперь во дворе» (А. Шарипова); Это, естественно, дало тему для соответствующей карикатуры: помятый и злой фюрер в наполеоновской треуголке, с подписью под рисунком «Не для него придет весна» (Б. Ефимов); Замечательный джазовый фотограф Юрий Нежниченко сделал в этот момент снимок, который потом попал в ряд джазовых журналов, в частности, в американский «Down Beat» с подписью «Дуэт двух миров» (А. Козлов). Ни в одном из этих примеров замена с подписью на за подписью невозможна. Ср. также: А то, пожалуй, в книге о брате могут

не поместить мой портрет, с подписью (*за подписью) «Сестра музыканта» (А. Алексин) и Дирекция оркестра получила письмо с подписью / за подписью «Сестра музыканта».

Кроме того, синтаксема С + Тв. пад. употребляется в следующих случаях.

1. С названиями произведений литературы и искусства для обозначения росписи (автографа) автора: Среди книг с автографами авторов особый интерес представляют три книги с подписями Константина Циолковского (biblionne.narod. ru); Книга с подписью автора особенно ценна (www.zelao50.ru); Картина «Вид Кремля» с подписью «Илья Глазунов», оказавшаяся в центре скандала, продана во вторник на аукционе «Сотбис» (Sotheby’s) почти за 19 тысяч фунтов стерлингов (www.gzt.ru); На Украине найдена картина с подписью Тараса Шевченко (www.gif.ru). В этих примерах нельзя употребить форму за подписью. Ср. с редким употреблением синтаксемы За + Тв. по отношению к книге: Ник Перумов не писал книги «Псы любви», выпущенной за его подписью в издательстве АСТ (www.lenta.ru); Около 1482 года в Милане была издана часть античного текста за подписью Петроний Арбитр (И. Грошек). В этом предложении речь идет не об автографе автора на книге, а о приписывании авторства книги писателю, который на самом деле ее не писал, или неизвестно, написал ли, т. е. об ответственности за авторство, соответственно здесь выступает форма за подписью.

2. Когда слово подпись выступает не в значении роспись автора (или человека, утвердившего документ), а в значении роспись человека, получившего по документу что-либо, или согласившегося, или ознакомившегося с содержанием документа: С этого момента все свои заявления необходимо делать только в письменной форме, оставляя у себя один экземпляр с подписью (*за подписью) соответствующего должностного лица, которому Вы отдаете свое заявление (http://www.prpc.ru), — «должностное лицо» не является составителем заявления, оно, согласно правилам документооборота, расписывается на копии заявления в том, что приняло его; Во всякой фирме имеется бухгалтерия, а там, на полоч-

ке, лежат документики с подписью (*за подписью) тех, кто получил денежки (Д. Донцова) — люди, которые расписались на документах в получении денег, не являются их составителями. Ср.: Деньги выдаются по платежном ордеру за подписью / с подписью главного бухгалтера.

3. Если не указано, чья подпись: Развод, сказала она, оформлю там, ты только пришлешь бумагу с подписью (*за подписью) (Д. Рубина); Велел всем написать заявления об увольнении по собственному желанию, с подписью (*за подписью), но без даты (С. Каледин); 15 апреля письмо с подписями (*за подписями) было сдано в приемную Президента РФ на Ильинке (opk-letter.livejournal.com).

4. Если используется сочинительное словосочетание с подписью (*за подписью) и печатью: У него было разрешение на ношение оружия с подписью (*за подписью) главного врача и больничной печатью (В. Панюшкин); В этом отношении был Завалишин строг и даже в пьяном виде не выполнял работы, не получив оправдательного документа с подписью (*за подписью) и печатью (М. Осоргин)3.

5. Со словом бланк: Поставил дипломат на стол, открыл, глянул, закрыл, из кармана достал бланк с подписью (*за подписью) Евгении, отдал его женщине (В. и Е. Гордеевы); Центральная избирательная комиссия Грузии вечером 6 ноября завершила прием бланков с подписями (*за подписями) сторонников кандидатов в президенты Грузии (www.rossija.info)4. У бланка нет ответственного автора, это ещё не готовый документ, а заготовка.

6. Если синтаксема с + Тв. выступает при предметном существительном типа лист, страница: Она его внимательно прочитала, отложила листы со списком видов деятельности и сказала, что заверяет заявление до страницы с подписью (*за подписью), т. е. первые 3 страницы taxhelp. ш. В этом случае словосочетание страница с подписью обозначает место, где находится подпись, а не указывает на свойство документа — его «подписанность». Ср. название книги советской писательницы В. Пановой «Листок с подписью Ленина» и словосочетания постановление, мандат, решение и т. п. за подписью Ленина: 18 фев-

раля 1921 г. Остряков получает мандат за подписью Ленина (nor.atnn.ru).

Указанные факторы могут взаимодействовать: . Им там всё равно — был бы фирменный бланк с подписью (В. Голяховский); Данная заявка предоставляется на Вашем фирменном бланке с подписью и печатью (www.NTGRAPH.ru); Уже были готовы бланки свидетельств «на право пользования земельным участком» с подписью «глава районной управы А. В. Краснов» («Совершенно секретно», 2003.07.07).

Таким образом, уже готовый официальный документ, направленный от организации, государства, руководства к индивидуальному или групповому адресату и рассматриваемый с точки зрения его содержания, выступает за подписью составившего или утвердившего его лица, а бланк, частное заявление, бумага, на которой мы ставим свою роспись не как ее авторы (субъекты), а как ее объекты (ознакомившиеся с инструкцией, получившие деньги по ведомости и т. п.), выступает с подписью. Если же мы имеем в виду авторство текста литературного или другого произведения, мы скажем за подписью, а если речь идет об автографе автора на книге или картине (это внешняя надпись по отношению к самому произведению), то — с подписью. У картины, в отличие от книги, нет текста, поэтому про картину можно сказать только картина с подписью Х, а про литературное произведение — и так, и так.

В качестве дополнительного подтверждения приведем показательные примеры со словом заявление, которое может выступать и как название вида документа, и как название жанра публичного выступления (устного или письменного), исходить от руководителя или другого ответственного лица либо от частного лица: Заявление считается принятым к рассмотрению со дня подачи заявителем всех необходимых и надлежащим образом оформленных документов с личной подписью заявителя и датой (www. sydneyrussianconsulate.com); Заявление о присоединении к договору (2 экз.) — с подписью руководителя организации и печатью организации. Заявка на услуги УЦ (1 экз.) — с подписью руководителя организации и печатью организации

(www.uc-mgr.ru); Первый экземпляр заявления передайте председателю комиссии для приложения к Протоколам об итогах голосования (п. 28 ст. 77 ФЗ и п. 24 ст. 50 МЗ), второй (с подписью председателя или секретаря комиссии) оставьте себе (http://www.votas.ru); 15 сентября я обратился в Вашу компанию с заявлением о досрочном прекращении договора ОСАГО в связи со сменой собственника ТС (п. 33, «е» Правил ОСАГО), о чем свидетельствует копия заявления с подписью сотрудника ООО СК «Уралрос» (http://gai-net.kzpa.ru); Аналогичное заявление за подписью Дзержинского было опубликовано в «Известиях» еще 1-го марта (П. Мельгунов); Для юридического лица, заявление и приложения подаются на бланке организации за подписью руководителя, удостоверенной печатью организации (http://www.rsdp. ru); 26 мая от этой организации в прокуратуру было направлено заявление за подписью председателя правления Т. А. Квитковской, в котором требуется разобраться с телеканалом в кратчайшие сроки за показ сериала «Южный парк» www.gazeta.ru; Инспекция отказала в приеме заявления на том основании, что в базе данных ЕГРЮЛ отсутствуют сведения об указанном лице, и потребовала предоставить новое заявление за подписью прежнего руководителя (www. vkursedela.ru). Заявление как публичное выступление — за подписью, заявление как прошение частного лица — с подписью, заявление от руководителей компаний и организаций — за подписью, экземпляр или копия — с подписью, заявление как уже созданный документ — за подписью, заявление как требуемый (потенциальный) документ — с подписью; человек сам сделал или написал заявление — за подписью, человек расписался на заявлении, в том, что он его видел, поддерживает и т. п. — с подписью. Если эти факторы действуют в разном направлении, возникает возможность синонимии.

Наконец, обратим внимание на то, как может быть оформлена правая сочетаемость синтаксем за подписью/с подписью, т. е. имя подписавшего(ся). Последнее может стоять в род. пад. или в им. пад. (в этом случае требуется особое пунктуационное оформление, см. примеры):

В «деле « больше ничего нет, кроме записки с подписью — Ландау (С. Ландау); Вряд ли Сталин стал бы править державой из города по имени Куйбышев и отсылать приказы с подписью «Сталин» (А. Вознесенский); Тот согласился, и очерк под названием «День Троцкого» за подписью «Я. Сущевский» появился на страницах «Огонька» (Б. Ефимов); Так очерки и фельетоны за подписью «Михаил Кольцов». начали систематически появляться в популярной «Красной газете» (Б. Ефимов).

1 Виза — (франц. visa, от лат. visus — увиденный, просмотренный), в широком смысле слова надпись соответствующего должностного лица на каком-либо документе или акте, удостоверяющая его подлинность или придающая ему силу (Большая советская энциклопедия).

2 ПОДПИСАТЬ, ишу, йшешь, сов. (к подписывать) — 1. что. Поставить подпись, написать свою фамилию под текстом документа, письма. Подписано, так с плеч долой. Грибоедов (слова Фамусова). П. документ.

3 В НКРЯ мы обнаружили только два примера употребления за подписью и печатью, один — XIX века, второй XX: Мне, как и другим, дали команду, дали предписание за подписью и печатью командира полка ездить по окружным поместьям, требовать у помещиков овса и сена. (Н. А. Дурова); . Мне всегда казалось, что стремление к получению бумаги за подписью и печатью еще не есть стремление к деланию дела на планете Земля (Ю. Герман).

4 Интересно, что в словаре В. И. Даля в толковании слова бланк как раз дается форма за подписью: «БЛАНКА ж. бланк, бланкет м. белег, стар. неписанная грамота: бумага за подписью, но с пробелом, для прописания чего-либо, доверяемого тому, кому белег дается, напр. предписание, данное доверенному лицу, в пробеле, для предъявления в случае надобности; || подорожная, открытый лист, за подписью, печатью и номером, но с пробелом для имени едущего, числа лошадей и пр. || лист, приготовленный для деловой бумаги, с печатным заголовком и пр.».

1. Большой юридический словарь / Под ред. проф. А. Я. Сухарева. М., 2007

2. Культура русской речи. Учебник для вузов / Под ред. проф. Л. К. Граудиной и проф. Е. Н. Ширяева. М, 1999

3. Некрасова Т. П. Предлоги и налоги: переводим «досадные мелочи» // «Мосты». 2006. № 4 (12). С. 13-16.

4. Розенталь Д. Э., Джанджакова Е. В., Кабанова Н. П. Справочник по правописанию, произношению, литературному редактированию. М., 1998

cyberleninka.ru

И это всё о нем: заявление

Мы завершаем цикл «И это всё о нем» статьей о заявлениях. Это специфический вид документа, содержание, правила составления и документооборот которого зависят от того, кто и к кому обращается.

В данной статье рассмотрим три основных вида заявлений:

  • деловое письмо-заявление, направляемое одной организацией в другую;
  • заявление, направляемое физическим лицом в организацию;
  • заявление работника, направляемое работодателю.

    • Еще одного вида заявлений – исковых – мы не касаемся, т.к. секретарь с ними не работает.

    Все три перечисленные вида заявлений имеют свои особенности не только в составлении и подготовке, но и в делопроизводстве.

    Деловое письмо-заявление

    Цель делового письма-заявления, которое одна организация адресует другой, – обозначить позицию организации-отправителя, выразить ее отношение к вопросу, предложить обоснование и порядок разрешения ситуации. Вопросы в заявлении не задаются, в нем содержится видение ситуации одной из сторон.

    Из предыдущего абзаца понятно, что «в мирное время» письма-заявления обычно не пишутся, прибегают к ним только на пороге столкновения интересов или даже конфликта между двумя компаниями, чтобы задокументировать и сообщить второй стороне свое отношение к проблеме.

    Какой вид письма выбрать?

    Грань между письмом-заявлением, письмом-просьбой или письмом-запросом довольно тонкая. Чтобы быть уверенным в правильном выборе вида письма, нужно понять: будет ли оно заявлять о чем-либо или все-таки это будет просьба к адресату что-либо сделать?

    Деловое письмо-заявление оформляется на бланке для писем и имеет стандартный для делового письма набор реквизитов.

    В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» бланк письма содержит следующие реквизиты:

  • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, если учреждение имеет право размещать на своих бланках эти знаки;
  • код организации;
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  • наименование организации;
  • справочные данные об организации.

    • При подготовке заявления как вида делового письма оформляются следующие обязательные реквизиты:

  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • адресат;
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • подпись;
  • отметка об исполнителе;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело (оформляется на визовом экземпляре письма).

    • Обратите внимание

    Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется, если письмо-заявление пишется в ответ на письмо, например, претензию.

    Отметка о наличии приложения оформляется при наличии такового.

    Подписи согласования документа оформляются на визовом экземпляре письма, если внутренними правилами предусмотрен процесс заверения проектов писем.

    Деловое письмо-заявление приведено в Примере 1.

    В отличие от обычного делового письма текст заявления начинается не с обращения к должностному лицу – адресату, а с наименования вида письма. Этим подчеркивается, что документ не просто передает информацию, а выражает принципиальную позицию своего автора.

    Делопроизводство деловых писем-заявлений ведется стандартно, в соответствии с внутренними правилами организации-отправителя и организации-получателя.

    Неизвестно, к чему приведет столкновение интересов компаний: удастся ли решить дело путем переговоров или придется подключать юристов и втягиваться в судебные разбирательства, но в любом случае прием одной организацией письма-заявления от другой равнозначен тому, что первая компания информирована о позиции второй.

    Заявление в организацию от физического лица

    Рассмотрим этот документ с точки зрения принимающей стороны.

    Делопроизводству заявлений от физических лиц нужно уделять особое внимание. На защите интересов заявителей стоит Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 24.11.2014; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).

    Ошибочно полагать, что его действие распространяется только на государственные органы, органы местного самоуправления и бюджетные организации. Это уже давно не так. Еще в 2013 г. этот список пополнили организации, «на которых возложено осуществление публично значимых функций»[1]. Нигде нет внятного определения, что это за функции, но из формулировки видно, что понятие это довольно широкое и теоретически «попасть под него» может любая организация, клиентами которой являются физические лица.

    В отличие от делового письма-заявления, заявление физического лица может являться и запросом, и просьбой, и претензией. Обратимся к определению слова «заявление:

    Наш словарик

    Заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц2.

    Компания может разработать собственную, удобную для себя форму стандартного заявления от физического лица и выложить ее в общий доступ. Но делать эту форму обязательной и не принимать заявление только потому, что оно составлено не так, как «положено», нельзя. Люди не обязаны знать о существовании разработанной компанией формы заявления, как и не обязаны пользоваться Интернетом, откуда эту форму можно скачать. Федеральный закон № 59-ФЗ определяет минимальный набор информационных блоков в обращении:

    Извлечение

    из Федерального закона № 59-ФЗ

    Статья 7. Требования к письменному обращению

    1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

    Как видим, набор минимальный, и мы не можем обязать наших заявителей даже указывать их мобильные телефоны. Вписывать в заявления способы оперативной связи можно только рекомендовать.

    «Вы вольны выбирать…»

    Физическое лицо может оформлять заявление так, как ему заблагорассудится:

    от руки или в печатном виде;

    называть его «заявлением», «обращением», «требованием» или вовсе никак не называть;

    писать кратко и по делу или приводить собственную подробную автобиографию;

    а также направлять документ по почте или привозить лично.

    Организация обязана принять заявление, если в нем содержится необходимый минимум сведений.

    Заявление физического лица, прошедшее первичную обработку в канцелярии компании-адресата, приведено в Примере 2.

    Выделять ли заявления граждан в отдельное делопроизводство, организация решает сама. Мы рекомендуем сделать это, если:

  • заявлений больше, чем 10 % от всего объема входящего потока документации;
  • по ним работают специально уполномоченные работники (центр обслуживания клиентов, претензионный отдел и т.д.);
  • по заявлениям от физических лиц организация ведет свою профильную деятельность.

Если организация привыкла работать по правилам традиционного делопроизводства, то о выполнении требований Федерального закона № 59-ФЗ ей особенно волноваться не нужно. В стандартных условиях обращения проходят тот же путь, что и другие входящие документы. Правила работы с ними практически не отличаются от общепринятых и даже позволяют некоторые вольности в обращении с заявлением, в частности, между приемом и моментом его регистрации по закону может пройти три дня. На ответ дае тся 30 дней с даты регистрации письменного обращения.

Заявление в кадровом делопроизводстве

Особый пласт заявлений – кадровые заявления. Цель этих документов – выразить просьбу или волеизъявление работника работодателю.

Форма кадровых заявлений относительно свободная. Никто не требует от работников знания нюансов оформления реквизитов, поэтому достаточно соблюсти необходимый минимум.

По нашему мнению, кадровые заявления должны писаться исключительно самими работниками от руки. Со стороны трудового законодательства обязательств на этот счет нет. Но оспорить в суде собственноручно написанное заявление гораздо труднее, чем то, что было набрано на компьютере (рукописная в нем только подпись автора). В последнем случае работник может заявить, что его заставили подписать уже готовый текст.

  • Кому от кого. Адресатом кадрового заявления является работодатель – первое лицо организации, в которой работает автор заявления. Это он принимал автора на работу, а не начальник отдела кадров, поэтому и заявление будет написано на имя руководителя (генерального директора, директора, президента и т.п.) компании. Фамилия, инициалы и должность руководителя пишутся в верхней части листа заявления, ближе к правому полю, в дательном падеже.

    • Поскольку собственного бланка для писем у работников нет, то информацию об авторе заявления приходится вносить сюда же. Следует полностью написать свои фамилию, имя, отчество и структурное подразделение. Если работник знает свой табельный номер – хорошо, но это не обязательная информация.

    В целом сведения об адресате и авторе заявления укладываются в схему «кому от кого» (см. Пример 3).

    Под этой информацией в центре строки пишется наименование вида документа – заявление, затем с новой строки излагается текст заявления – просьба или волеизъявление работника. Завершает заявление личная подпись работника и дата составления документа.

    Вопрос в тему

    Как правильно писать слово «заявление»?

    Существуют две формы написания наименования вида документа: с прописной буквы без точки на конце (как в Примере 3) и со строчной буквы с точкой на конце.

    На юридическую силу заявления форма написания этого слова никак не влияет. Второй вариант считается устаревшим, однако имеет полное право на существование.

    Когда работнику следует изложить просьбу в заявлении, а когда достаточно устного обращения в отдел кадров?

    Если Трудовой кодекс прямо говорит о «письменном заявлении работника», то этот вопрос не возникает. В остальных случаях он регулируется либо внутренними правилами организации, либо целесообразностью. Например, свою просьбу о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии работнице лучше всего изложить письменно, несмотря на то что никаких специальных положений трудовое законодательство на этот счет не приводит. Такие изменения инициируются приказом работодателя, а собственноручное заявление работницы с приложением копии свидетельства о браке станет основанием для издания приказа.

    В крупных организациях, где на одного сотрудника отдела кадров приходится по несколько десятков, а то и сотен человек, просьба работника принимается в форме заявления только лишь затем, чтобы кадровик элементарно о ней не забыл.

    В небольших компаниях, если ТК РФ не требует письменного заявления, можно обойтись и устной просьбой или беседой непосредственно с руководителем организации, который может дать поручение кадровому работнику для разрешения вопроса.

    • Документооборот кадровых заявлений. Работникам отдела кадров нужны оригинальные экземпляры заявлений работников. Впоследствии, как уже говорилось, многие из них станут основаниями для приказов по личному составу. Но и работник имеет полное право следить за судьбой своего заявления и получить от работодателя подтверждение того, что документ им принят.

      • Важно!

      Регистрировать заявление работника как входящий документ нельзя. Так часто делают просто потому, что не знают, каким еще образом подтвердить его прием.

      Между тем есть два способа зарегистрировать заявление корректно.

      Подтверждением того, что работодатель принял заявление работника, может выступить:

    • регистрация заявления в специальной базе данных. Помещать кадровое заявление в журнал регистрации внутренних документов тоже не рекомендуется: этим очень легко нарушить законодательство о персональных данных. Секретарю лучше всего завести специальный электронный журнал регистрации для кадровых заявлений, служебных и объяснительных записок и подобных им документов.

      • Регистрационный номер заявления проставляется на его копии. Копия вместе с номером вручается работнику. Если работник пришел с двумя экземплярами заявлений, прежде чем проставить номер, секретарь должен сравнить их (убедиться в идентичности);

    • запись о приеме заявления, сделанная секретарем на копии. Если журнала регистрации нет, а работник настаивает на подтверждении приема, секретарь может сделать на копии заявления следующую запись:

      • Принято 17 сентября 2015 г. Секретарь Малыгина Малыгина А.В.

      В записи указывается:

    • факт принятия документа;
    • дата (обязательно!);
    • должность, личная подпись и расшифровка подписи принявшего работника.

      • Заявление работника передается напрямую руководителю организации, который рассматривает его и выносит резолюцию, например:

      В отдел кадров. Подготовить приказ.

  1. Заявление – документ, форма и правила документооборота которого зависят от его адресата и получателя.
  2. Деловое письмо-заявление призвано выразить позицию организации-отправителя по спорному вопросу.
  3. Заявление, присланное в организацию физическим лицом, рекомендуется обрабатывать в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ.
  4. Заявления в кадровом делопроизводстве являются письменным волеизъявлением работника и часто служат основаниями для издания приказов по личному составу.

[1]См.: Федеральный закон от 07.05.2013 № 80-ФЗ «О внесении изменений в статью 5.59 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях и статьи 1 и 2 Федерального закона „О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“».

2Абзац третий ст. 4 Федерального закона № 59-ФЗ.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

www.profiz.ru