HTML письма в Яндекс Почте

Для того,чтобы отправить красивое html письмо в Яндекс Почте, не нужно регистрироваться в различных службах рассылок, достаточно банального знания html, и процент прочтения ваших писем вырастет в разы.

Оформление письма в Яндекс почте

Начать следует с того, что Яндекс ревностно следит за содержанием и оформление писем отправляемых с различных сервисов почтовых рассылок, многие попадают в спам за содержания сообщений, а некоторые за слишком ярко выраженное спам оформлением. Именно поэтому в почте Яндекса стандартная панель содержит лишь часть возможностей, которыми мы располагаем.

  • прикрепление файлов,
  • формирование текста,
  • и смайлики.
  • Как вставить картинку в Яндекс почте

    Как это не странно, но кнопок «Добавить видео» или банальной «Добавить изображение» нет. По какой-то причине Яндекс отключил данный функционал не понятно. Но добавлять картинки в тело письма можно копирование файла и вставкой в тело письма.

    Единственный момент, выглядит все это чаще всего криво и косо, а хотелось бы отправлять красивые коммерческие предложения, оформленные приглашения или просто поздравления с тем или иным событием.

    Как отправить html письмо с Яндекс почты

    Технически данная возможность предоставлена Яндексом, и для отправки html письма потребуется лишь сам html шаблон и открытая в браузере почта.

    Готовый шаблон необходимо вставить в исправленный код элемента страницы с формой отправки письма.

    1. Для этого открываем страницу «Написать»
    2. В текстовом поле правым кликом открываем «Просмотреть код» либо же «Исследовать элемент» (зависит от браузера).


    В найденном div-блоке правым кликом открываем «Edit as HTML».

  • В открывшейся редактор вставляем наш шаблон и закрываем редактор.
  • Таким образом можно красиво оформить и новостную рассылку, и даже создать страницу с предложениями товара с кнопкой заказать или купить.

    Точно так же можно изменить оформление и вставить картинку в подпись в почте Яндекс.

    marseo.ru

    Как вставить картинку в тело письма Mail.ru

    Нужно было оформить красиво письмо на сервере Mail.ru

    Задача — прикрепить картинку не просто прицепкой, а именно в теле письма, чтобы картинка была на вино пользователю месте и играла свою роль. Это очень важно, когда, например, делается рассылка писем.

    Вариант и решение тут только одно — нашлось методом тыка.

    1. Загружаем все нужные картинки прицепками к письму.

    2. Кликаем на нужную нам картинку в прицепке и, удерживая клик мышкой, тащим в то место письма, где картинка должна находиться. Т.е. после какого-то текста или наоборот пере дкаким-то текстом.

    И вуаля! Картинка появляется в нужном месте!

    И вуаля. Картинка не лучшего качества появляется на месте. Не надо ничего мудрить, это майл поиздевался над пользователями. Открываешь яндекс почту если есть, если нет создаешь. В ней картинка вставляется без проблем. Отправляешь письмо на майловский адрес. Дальше пересылка с майла.Возможно в остальные «немайловские почты» тоже можно вставлять ипг — не пытался.

    Наконец-то. Расул, Вы супер!))))) Автору темы тоже огромный респект.

    www.myadept.ru

    Как писать емейлы. Часть 3: Оформление

    Ищите совета и вдохновения для оформления своей рассылки? Рассказываем как правильно оформлять триггерные, транзакционные и маркетинговые письма.

    В предыдущих статьях мы разобрались как правильно написать тему письма и посмотрели на бонусы и недостатки от использования эмодзи. Сегодня мы продолжаем наш цикл «Как писать емейлы» статьей о том, каким должно быть (или нет) оформлено тело письма.

    Уважаемый читатель помни: прежде чем переходить к созданию тела письма, уделите должное количество времени теме. Тема письма это 80% вашего успеха. Если покупатель кликнул в письмо и получил примерно то, что ожидал — рассылку можно считать успешной.

    Важность заголовка вовсе не означает, что можно забить на внешний вид письма и отправлять сплошной плейн текст. Хотя статистика и будет на вашей стороне. Поэтому представляем правила написания тела письма.

    Как мы писали ранее — содержание рассылки должно соответствовать теме. Более того, чем более конкретный текст вы напишите, тем больше шансов, что пользователь дочитает до конца и совершит целевое действие.

    Лаконичный пример от американской компании JCP:

    Первое (и единственное) предложение в рассылке гласит: Это май матерей. Продемонстрируйте вашу любовь. Рядом находится ссылка «Купить подарки» и сообщение «Будет доставлено ко Дню Матери. Детали».

    Остаток рассылки составляет демонстрация товара. Вот так двумя простыми предложениями JCP заинтересовали клиента, проинформировали о чем будет идти речь и надавили на чувства.

    Более развернутый пример от компании Apple. Ко дню святого Валентина:

    Несколько слов о том, как ваша вторая половинка обязательно полюбит новый iPod, о дополнительных возможностях при покупке онлайн, рекомендации где купить и кнопка купить. Просто, доступно и конкретно.

    Структурно

    Чтобы сохранить фокус читателя на вашем сообщение, а не на картинке, которая идет рядом с ним, пишите короткими абзацами, разделенными пустой строкой. Большинство людей находит скучными и трудными для чтения емейлы, которые содержат сплошной текст без разбиения на абзацы. Уделите время форматированию текста и клиенты будут благодарны.

    Пример форматирования от Lamoda. Промо-код не настоящий

  • Списки
  • Выделение текста жирным
  • Выделение текста курсивом
  • и прочие
  • помогут вам обратить внимание читателя на ключевые моменты вашего письма. Как всегда, с подобными инструментами главное не переборщить, чтобы у читателя не разбежались глаза.

    Пример качественного форматирования от SocialSprout

    Понятно (сообщение, потом картинки)

    Во всех примерах выше вы можете наблюдать одну и ту же тенденцию: сначала автор рассказывает о чем речь в емейле и лишь потом вставляют картинки. Таким образом, даже если у пользователя отключено отображение картинок — он все равно поймет суть сообщения.

    Пример от Helptomama.ru. Показывает как делать не надо:

    Пример от сервиса Шефмаркет. Показывает, что отсутствие изображения не помеха человеку, который хочет донести сообщение до читателя!

    Индивидуально

    Существует несколько основных видов рассылок: коммерческие, триггерные и транзакционные. Разберемся как оформление письма меняется от в зависимости от вида рассылки.

    Коммерческие (маркетинговые)

    Рассылки о скидках, акциях, распродажах — это коммерческие рассылки. Это именно те рассылки, на которых вам стоит сосредоточить свои таланты дизайнера, HTML виртуоза и так далее. Здесь ваша главная задача — привлечь внимание клиента к предложению и побудить его перейти на сайт.

  • Четкий посыл, как та или иная акция помогут клиенту
  • Красочное оформление, покажите товар «лицом»
  • Кстати о коммерческих рассылках, Black Friday уже совсем скоро, самое время запускать рассылки.

    Black Friday рассылка от Lamoda

    Транзакционные

    В подобных письмах вы сообщаете покупателю об успешной покупке, информацию о доставке, то есть о событиях, которые имеют непосредственное отношение к покупке. Оформление здесь надо выдержать в строгом стиле и сделать фокус на информации, ведь это именно то, зачем клиент открывает подобные письма.

  • Строгий стиль
  • Полнота транзакционной информации
  • Минимум коммерческих предложений
  • Пример транзакционного письма от Озон.ру. Адрес доставки, состав заказа, ссылка для отслеживания, ничего лишнего.

    Триггерные

    Подобные письма отправляются клиенту после совершения им каких-либо действий на сайте. Рассылки по возврату клиента к брошенной корзине, рассылки с товарами, которые посмотрел клиент, но ушел с сайта не положив в корзину и так далее.

    Оформление подобных писем совмещает транзакционный и коммерческий стили. Рассмотрим пример брошенной корзины. С одной стороны вам надо показать покупателю товары, которые он забыл в корзине и информацию о них. С другой же, вы должны побудить его перейти на сайт и оплатить эту корзину.

    • Фокус на событие, которое совершил (или нет) клиент на сайте
    • Четкий призыв к действию: «Продолжить покупки», «Оставить отзыв» и так далее
    • Смесь коммерческого предложения и информации для клиента, поэтому нужно соблюсти и полноту информации, и красочное, оригинальное оформление
    • Пример триггерного письма от TOPSHOP

      В заключении

      Оформление писем играет решающую роль в привлечении новых клиентов, возврате старых и информировании текущих. Помимо основных принципов перечисленных выше, не стоит забывать о таких вещах как:

    • Призыв к действию. Призыв к действию в письме должен быть четким и ясным. Покупатель должен осознавать, что он получит, нажав на вашу кнопку.
    • Брендируйте ваши письма. Убедитесь, что оформление вашего письма использует те же цвета, что и ваш логотип.
    • Обращайтесь к покупателю. Используйте местоимения «Вы», «Вам», «Ваш» и так далее. Создавайте эффект диалога для большего вовлечения клиентов.
    • Не делайте емейлы целиком из картинок. Вышеприведенный пример от Helptomama.ru не дает в полной мере ощутить масштаб трагедии. ВЕСЬ емейл состоит исключительно из картинок. Покупатель, у которого отключен показ картинок не увидит в этой рассылке вообще ничего. Отсутствует даже alt=«здесь должна быть картинка с памперсами».
    • Мы уверены, что прочитав цикл наших статей «Как писать емейлы» вы сможете отправлять только качественные рассылки, которые будут приносить ценность вам и вашим покупателям.

      convead.ru

      Текстовое письмо VS HTML оформление

      Прогресс не стоит на месте и в мире email маркетинга, опытные маркетологи изо дня в день пытаются улучшить основные метрики, такие как открываемость, кликабельность, доставляемость с помощью нововведений.

      Еще с 1970х годов люди отправляли друг другу обычные текстовые сообщения, которые не подкреплялись визуальными элементами. А в 1993 британский ученый Тим Бернес-Ли открыл миру язык HTML. Но, несмотря на это, некоторые компании все же еще используют текстовые сообщения в рассылках.

      Почему же так происходит? Стоит разобраться в преимуществах и недостатках каждого вида.

      Текстовый email

      Можно сказать, что мы живем в HTML мире, ведь каждый день мы наблюдаем красочные картинки окружающего мира, где каждый элемент имеет свою величину. Текстовый email можно сравнить разве что с процессом написания чего-либо.

      Мы используем текст для коммуникации, поэтому текстовый email воспринимается как личное письмо. Такое письмо легче создавать: у вас есть открытое окно, в котором стоит лишь прописать текст и можно отправлять. Даже в самых простых HTML письмах нужно, как правило, вставить гиперссылку или изменить размер шрифта и цвет. Различные email программы могут отображать HTML письмо по-разному, в то время как текстовое письмо всегда отображается корректно.

      Преимущества:

    • Легко создавать;
    • Воспринимается как личное письмо;
    • Является основой HTML;
    • Корректно отображается в различных email клиентах.
    • Недостатки:

    • Невозможно включить изображения в письмо;
    • Нет кнопки Call-to-action;
    • Невозможно расположить текст так, чтобы по нему можно было быстро пробежать глазами;
    • Невозможно разделить текст на колонки.
    • Невозможно отследить открываемость (Open Rate)
    • Ниже пример классического текстового письма. Письмо содержит креативно подобранный текст, рассчитанный на настоящих ценителей продукта. Несмотря на это, оно не имеет возможности произвести яркий запоминающийся эффект, который можно достичь с помощью изображения и достаточной цветовой гаммы HTML. Придать акцент, сделать ударение вы сможете только с помощью восклицательных знаков и смайликов :).

      Согласитесь, это дает эффект, но небольшой.

      Был проведен опрос среди людей разных профессиональных сфер, какой вид письма им больше по душе. Что они предпочитают: получить письмо, которое состоит больше из текста или изображений. Почти 2/3 респондентов дали ответ, что предпочитают HTML письма.

      Обратившись к опросу, мы видим, что поклонники HTML email превысили поклонников текстового письма в своем количестве. Тем не менее, 36% — это не мало. Вот чем объясняется множество вариантов HTML писем, стилизованных под текстовые письма. У них есть свои читатели.

      Ниже пример HTML письма, которое стилизовали под текстовое. Добавлен только логотип. Такой сдержанный стиль часто используют банковские, финансовые, юридические организации и государственные инстанции.

      HTML email

      HTML письма предоставляют больше возможностей для своих отправителей. Мало того, что вы можете фантазировать при создании дизайна письма, но и можете отслеживать эффективность кампании. Такие метрики как открытия, доставляемость, кликабельность могут многое рассказать о рассылке и подсказать как ее можно улучшить.

      Также огромным бонусом, которые дают нам HTML письма есть добавление визуального контента. Было доказано, что зрительно человек воспринимает 90% информации, а значит, видео и изображения – верный способ преподнести информацию подписчикам.

      Преимущества:

      • Возможность создания оригинального фирменного шаблона с использованием оригинальных шрифтов и фирменных цветов.

    • Легко воспринимается. Читатель беспрепятственно воспринимает текст HTML письма. Это не просто сухой текст, он чередуется с изображениями, иконками, имеет приятный фон. Читатель сканирует взглядом информацию и останавливается на самых важных моментах. Call-To-Action еще больше помогает это реализовать.
      • Возможность использовать интерактивные элементы-иконки, которые делают текст не скучным.
      • Иногда картинки HTML письма могут не отображаться, а это в свою очередь повлияет на open rate. Но эту ситуацию можно исправить не используя фоновых рисунков, располагая картинки на своем сервере, а не включая их в письмо, и делая письмо адаптивным.
      • Из вышеописанных преимуществ и недостатков текстового и HTML письма, мы можем сделать вывод, что будущее конечно за вторым вариантом — яркое, читабельное, запоминающееся письмо. Функционал HTML письма позволяет использовать изображения, корпоративные шрифты и цвета. Помимо этого, есть возможность красиво и аккуратно преподнести видеоряд в письме. Для этого можно использовать несколько методов:

        1. Добавить изображение с прямой ссылкой на видеоролик

        Распространенный метод добавления видео в email. Для того чтобы перейти на ссылку, по которой находится видео нужно нажать на изображение. На изображение обычно встраивается заманчиво оформленная кнопочка «Посмотреть», «Play», нажимая на нее, обычно кажется, что видео откроется прямо в окне с письмом. Несмотря на то, что видео открывается в новом окне, многие пользователи все равно переходят на YouTube и смотрят видео. Таким образом, вы повышаете количество кликов на видео.

        2. Встроить видео прямо в тело письма.

        Это самый удобный метод для вашего читателя. Согласитесь, всех нас утомляет, когда ссылка открывается в дополнительном окне, мы часто не ждем и не просматриваем что там, а просто закрываем. Гораздо удобнее смотреть видео непосредственно в письме, особенно, если видеоролик короткий. Недостатком этого метода являются высокие технические требования к устройствам, с которых просматривают такой email.

        3. Представить видео в виде GIF-изображения.

        Если браузер или email-приложение, которыми пользуются ваши подписчики, не позволяют смотреть видео в письме, можно использовать метод GIF-изображения с кадрами из видеоролика. GIF-изображение в этом случае выступает, как трейлер из наиболее зрелищных фрагментов полнометражного фильма – и то и другое призвано заинтересовать зрителя. Дальше вы можете дать ссылку на полный вариант видеоролика, по которой заинтересованный читатель сможет перейти. Также анимацию можно использовать просто как развлекательный визуальный контент.

        Советы по созданию HTML писем

      • Создавайте письма вручную. Многие дизайнерские программы для работы с HTML и различные редакторы вставляют лишний html код, который может непонятно как отобразиться в разных email программах. Мы рекомендуем писать код вручную или чистить его после использования специальных программ.
      • Используйте простые HTML тэги: h1, h2, h3, h4, h5, h6, p, ol, ul, li, table, tr, th, td, a, img.
      • Есть много тегов, которые часто удаляются клиентом электронной почты, например: ,
      • . Будьте с ними осторожны!
      • Используйте HTML код, без JavaScript, ActiveX, Flash. Вы не можете использовать внешнюю таблицу стилей.
      • Размер письма не должен превышать 50 KB, включая изображения. Рекомендуется нарезать большие изображения на несколько частей и соединять их с помощью HTML таблицы.
      • Ширина сообщений не более 650 пикселей в ширину. Если вы сделаете письмо шире, в некоторых почтовых программах пользователю придётся использовать горизонтальный скроллинг.
      • Alt теги для изображений. Если картинка в письме будет заблокирована, пользователь увидит альтернативный текст, который вы можете указать по своему усмотрению.
      • Используйте описательные имена для изображений (например, 50-процентная-скидка-предложение.gif), а не общего характера, например, imagegif, image2.gif.
      • Почтовые клиенты, которые по умолчанию не показывают изображения, будут отображать только текстовую версию вашего письма и отображать ссылку в качестве URL на страницу. По этой причине, убедитесь в том, что ссылки достаточно короткие (рекомендуется 75 символов), чтобы поместиться в письме.
      • Кнопка призыва к действиям должна быть доступна и в текстовом формате на тот случай, если она отобразится некорректно.
      • Ссылка на веб-версию письма. Если подписчик заинтересован в вашем письме, но не может просмотреть в мобильном потовом клиенте, укажите ссылку на его веб-версию.
      • Содержание – важная часть. Оно должно быть кратким и, по существу. У вас есть всего несколько секунд для того, чтобы заинтересовать подписчика.
      • Четкий призыв к действию. Дайте понять подписчику какими должны быть его дальнейшие действия. Размещайте кнопку CTA так, чтобы не пришлось долго скролить письмо. Делайте ее достаточно большой чтобы пользователь мобильного мог с легкостью попасть, а также рядом не должно быть каких-либо ссылок, которые могут быть нажаты случайно.
      • Текст «предварительного заголовка». Он показывается во многих почтовых клиентах в качестве предпросмотра письма. Важность предварительного заголовка сопоставим с важностью темы. Используйте его для того, чтобы побудить читателя открыть ваше письмо. Не делайте заголовок слишком длинным, так как многие почтовые клиенты просто-напросто обрежут его.
      • Всегда включайте одну или несколько ссылок, так чтобы можно было отслеживать эффективность письма. Старайтесь ограничить количество ссылок до 10 или даже менее.
      • Тестируйте. Нужно тестировать на различных устройствах и мобильных клиентах. Проверяйте письма на протяжении всего процесса разработки для того, чтобы убедиться, что ошибок нет.

      Избегайте при создании HTML письма:

    • Темных фонов
    • Фоновых изображений, потому что они часто не отображаются

    HTML email письма – это наше настоящее и будущее. Несмотря на то, что некоторые до сих пор используют текстовую рассылку, многие западные маркетологи отзываются о ней как: «Это динозавр и никто ее не использует». Что использовать – решать вам. Эффективных рассылок!

    boosta.ru

    Этика деловой переписки

    В письмах умного человека отражается характер тех, кому они адресованы.

    [Лихтенберг Георг Кристоф]

    Пиши такие письма, которые ты хотел бы получать.

    Письмо – весомый аргумент в мире бизнеса.

    1. Зачем иметь единые корпоративные стандарты в ведении деловой переписки?

    Электронная переписка – это обязательный атрибут деловой коммуникации любой компании. Практически нет компаний, в которых бы не использовалась электронная почта. Но задайте себе следующие вопросы:

  • Бывает ли у вас такое, что при отправке электронного письма коллеге, появляется ощущение, будто вы отправляете письмо в черную дыру, и вам запросто могут просто не ответить
  • Когда сотрудники звонят друг другу и просят срочно прочитать электронное письмо, и так происходит целый день
  • Когда вы решительно не можете понять, что именно от вас хотят в электронном письме
  • Когда сложные и непростые вопросы при обсуждении по электронной почте тонут в море информации, подробностей, и вопрос так и не решается
  • Если для вас эти вопросы актуальны, то вы можете ежедневно выиграть много времени, внедрив единые правила электронной переписки. В этой статье мы поговорим об этикете деловой переписки.

    2. Семь главных правил этики деловой переписки

    Условно разделим правила деловой переписки на правила этики и правила коммуникаций и обмена информацией.

    Правила коммуникации управляются правилами обмена информацией в рамках бизнес-процессов и проектов. Им мы посвятим отдельную статью. Правила же этики формируют стиль внутренних отношений сотрудников компании и неизбежно влияют на формирование образа вашей компании у партнеров. Например, недавно от одного из наших партнеров я получил письмо, начинающееся со слов, «Добрый день, Бехтерев». Как вы думаете, получилось ли у нас сотрудничество?

    Чтобы не «потерять лицо» компании, ведя деловую переписку, необходимо соблюдать «золотые правила» этики деловой переписки:

  • Письмо всегда начинаем с обращения
  • Тема письма должна быть обязательно
  • Перед отправлением необходимо проверить орфографические, пунктуационные, речевые ошибки
  • Письмо должно быть структурировано (Воде НЕТ!)
  • В письме должны быть корректные формулировки
  • Если отправляем в письме вложения, то обязательно пишем, что есть прикрепленные файлы (такой ход поможет избежать ситуаций, когда вы отправляете письмо, а файл не прикрепляется; получатель, прочитав письмо и не обнаружив вложенный документ, может оперативно отреагировать и написать вам, что прикрепленные документы, которые вы обозначили в письме, отсутствуют).
  • Никогда не удаляем переписку. Один из самых важных пунктов. Историю сообщений никогда не стоит удалять, так как письмо – это документ. В случае необходимости надо иметь возможность всегда поднять историю переписки. Радислав Гандапас, например, даже включил просьбу не удалять историю переписки в свою подпись.
  • 3. Виды писем

    Существует много различных классификаций, мы предлагаем разграничить письма по структуре оформления:

  • Письмо-коммуникация (письмо-отказ, письмо-претензия, письмо-признание, письмо-оправдание и т.д.)
  • Письмо-договоренности
  • Письмо-коммуникация

    В этот вид письма мы включаем все виды писем, которые использует сотрудник в ходе своей профессиональной деятельности.

    Письмо не должно быть оформлено единым текстом. Оно должно быть четко структурировано и грамотно оформлено, чтобы получатель не упустил из виду важную информацию. Структура письма состоит из четких компонентов:

    Тема письма должна содержать конкретное действие, которое вы ожидаете от респондента: «согласовать договор», «предложить вопросы для рассмотрения», «прислать отчет» и т.п.

    Если вы отсылаете документы, то в теме должна быть четкая формулировка документов, которые содержатся во вложении письма.

    Зачем важно правильно оформлять тему письма?

    По теме письма очень легко найти необходимое письмо в ежедневном потоке информации. Ни одно письмо не будет потеряно.

    Примечание: если отправляете письмо внутри компании, то тема письма оформляется по заданному стандарту, если отправляете письмо вне компании, то желательно тему оформлять по шаблону: Название компании: цель письма.

    Чем больше конструктива в теле письма, тем лучше! Один из ключевых навыков в умении вести деловую переписку, которую вы должны развивать у сотрудников, – навык четко и кратко формулировать свою мысль.

    P.S. Если мы, составляя письмо, упоминаем факт из письма собеседника — его нужно процитировать, отделив цветом или шрифтом.

    Шаблон оформления корпоративной подписи должен быть един у всех сотрудников компании.

    В подписи должны быть указаны все ключевые данные адресата, чтобы в случае необходимости получатель письма мог легко с вами связаться.

    Ссылки на сайт и социальные сети

    P.S. Если мы хотим теплых отношений с партнером / клиентом, то стоит оформить личную подпись. Любому человеку приятно получить письмо с личностным отношением даже в формальной переписке.

    Личная подпись всегда относится к телу письма. Пример: Хорошего дня / Благодарю Вас / Рада была пообщаться сегодня / Спасибо, что уделили время столь важному вопросу / Привет семье и детям и т.д.

    Поля «Кому» и «Копия» заполняем в последнюю очередь, чтобы случайно не отправить письмо, когда оно еще не готово.

    Чем отличаются поля «Кому» и «Копия»?

    В поле «Кому» мы вставляем адрес человека, от которого требуется совершить какое-либо действие.

    В поле «Копия» мы вставляем адрес человека, которому полезно ознакомиться с содержанием письма.

    P.S. Наш опыт доказал, что поле «Копия» очень полезно. Если мы ведем переговоры с рядовым сотрудником, обсуждаем важные вопросы, но не получаем ответов по существу и в установленный срок, то стоит вставить в копию письма директора или вышестоящего менеджера, как сразу переписка начнется по конструктиву.

    К сожалению, во многих компаниях уровень корпоративной культуры не на должном уровне, вследствие чего возникают ситуации, когда для того, чтобы сотрудник хорошо выполнял свою работу, необходим жесткий контроль со стороны управляющего состава.

    Также в Outlook есть функция, как «Скрытая копия» — важный инструмент, который позволяет проинформировать о письме заинтересованных лиц, но при этом не смущать получателя, что письмо адресовано не ему одному!

    Письмо-договоренности

    Важный вид письма, который позволяет подвести итоги встречи, в письменном виде сформировать договоренности, обозначить время выполнения и внести ясность: правильно ли обе стороны поняли то, что должны выполнить?

    Такие письма полезно составлять после встречи, переговоров и совещаний, чтобы иметь письменно оформленные договоренности и единое видение их исполнения.

  • Приветствие, обращение и благодарность участникам обсуждения.
  • Повторение цели собрания, на котором формировались договорённости.
  • Перечисление всех вопросов, которые обсуждались, в связке с принятыми по ним решениями и назначением ответственного за исполнение.
  • Фиксация идей, которые не требуют срочной реализации, для истории.
  • Вопрос к адресатам: Всё ли учтено? Есть ли комментарии и дополнения?
  • Оформление письма

    Шрифт у письма должен быть единый, курсивом можно выделить в тексте ключевые моменты, заголовки, но обязательно надо придерживаться единого стиля оформления.

    P.S. Всегда следует помнить, что слова, написанные заглавными буквами, воспринимаются как повышение тона. Их стоит избегать.

    Каждую отдельную мысль желательно оформлять в отдельный абзац, чтобы текст воспринимался легче.

    Абзацы не должны сливаться друг с другом. Чтобы письмо было более читабельным, отступы должны быть после приветствия, перед каждым абзацем и перед подписью:

    Чтобы визуально письмо выглядело более привлекательным, лучше ссылки в теле письма оформлять в гиперссылки:

    Стиль письма

    Нам очень нравится книга Саши Карепиной «Искусство делового общения. Законы, хитрости, инструменты», советуем к прочтению.

    Саша предлагает «измерять» стиль письма по шкале от личного, до формального. Делая замечание, что «Чем больше в письме обнаружится приемов из левой колонки, тем оно будет более личным, а чем более из правой, тем более формальным»

    Какой результат можно получить с помощью внедрения правил этикета деловой переписки?

    Сколько писем в день вы получаете? Обычно 20-30, но нередки случаи, когда и 50, и 60. И на каждое письмо мы тратим ресурс внимания — время на то, чтобы понять суть письма и что на него ответить. Если вы будете тратить на понимание цели письма хотя бы на 10-15 секунд меньше (а это можно сделать, если каждое письмо будет с темой, где есть глагол и результат), то экономия на 60 письмах составит 10 минут! Мы привыкли не замечать это время, распыляя его в течение дня, но если собрать его вместе и улучшить, получается именно столько!

    В следующих статьях мы расскажем о том, как выиграть ежедневные драгоценные минуты за счет внедрения правил коммуникаций по Skype, телефону и корпоративному планировщику.

    Эта статья входит в цикл статей об этике коммуникаций.

    Читайте другие статьи цикла:

    Приглашаем вас на мастер-класс Сергея Бехтерева Как работать в рабочее время.

    Выиграйте с помощью этого тренинга минимум 1 час свободного времени ежедневно!

    На мастер-классе вы узнаете:
    ✓ Как управлять задачами, чтобы все задачи выполнялись на 100% и в срок
    ✓ Как эффективно готовить и проводить совещания
    ✓ Как организовать продуктивную работу сотрудников в одном кабинете

    rulesplay.ru